御社の企業概要を教えてください。

株式会社フロンティアインターナショナル 取締役 経営企画室 室長 管理本部 本部長 清水 紀年 様（以下、清水 様）:
1990年に創業した弊社は、もともとイベント制作をメイン事業としていました。しかし近年、イベントおよび体験価値の多様化が進んでいるという背景を受け、デジタル要素やPR要素、各種キャンペーン、店頭販売サポートなどを実施してきた結果、その目的は単なるイベント制作から体験価値の創造へと進化を遂げています。

従来の環境と、その課題についてお聞かせください。

清水 様 :
弊社では2004年頃から約10年にわたり、ASP型のグループウェアを使用してきました。しかし、当時のサービスは容量課金制だったため、どうしても長く使うほどコストが高くなってしまいます。そしてもうひとつ、当時のグループウェアに含まれているワークフロー機能は、採算がとりづらい案件の受注や登録会社の申請、ルーティンに乗る前の申請、そして人事関連など、基幹系として取り扱うのが難しい内容のものも数多くありました。そこで、これらをマージできるワークフロー製品・サービスが欲しかったのです。

製品・サービスの選定ポイントはどのようなものでしたか？

清水 様 :
リプレイスの候補として「Office 365」と「Google Workspace（当時の名称はG Suite）」を比較検討していたところ、容量無制限で使える「Google Apps Unlimited」がリリースされたことから、ベースとなるサービスはほぼ決定しました。しかし、Google Workspaceは標準でワークフローの機能を備えていません。そこで、前提条件となるGoogle Workspaceと親和性の高いワークフロー製品・サービスがないかとWeb検索を行い、見つけ出したのがrakumo ワークフローです。

デモンストレーションを見てまず印象的だったのが、誰もが使いやすいように設計されたUIですね。これならば、ユーザーのITリテラシーに関係なくすぐに馴染めると感じました。また“使いこなせない機能は要らない”という選定方針とも一致しましたし、コスト的にもベストな選択だと感じました。

さらに、Google カレンダーの予定を見やすく表示してくれるrakumo カレンダー、社内掲示板や社内ポータルを簡単に構築可能なrakumo ボード、社内外の連絡先を一元管理できるrakumo コンタクトと、その他の各種サービスが充実しているのもポイントでした。

こうして弊社では、2014年8月にGoogle Workspaceおよび、rakumo ワークフロー / rakumo ボード / rakumo コンタクト / rakumo カレンダーがセットになった「rakumo ベーシックパック」430IDを導入しました。254名の従業員数に対してID数が多いのは、契約社員などにも利用してもらうためです。

導入フェーズについてはいかがでしたか？

清水 様 :
導入はいたってスムーズで、サポートを依頼することも特にありませんでした。また、システムのリプレイス時に多くの企業で苦労する、社員から管理者への問い合わせがなかったのも驚きでしたね。これはシステム自体の使いやすさに加えて、直感的に使える洗練されたUIの効果が大きかったと思います。

導入された後の反応や手応えはいかがでしたか？

清水 様:
rakumo ワークフローは、ユーザーによって経路が自動で設定されるのが嬉しいですね。従来のワークフローは、申請者が毎回自分で承認ルートを設定していたので、余計なものが上がってきたり、逆に必要なものが上がってこなかったり、といったトラブルもありました。こうした問題がなくなるだけで、業務の負担がかなり軽減できます。また、承認側にとっては差し戻すレイヤーを指定できるのが大変便利です。おかげで一から承認をやり直さず済むようになり、処理スピードも上がりました。

スケジュール管理については、Google カレンダーとrakumo カレンダーのどちらを使っても良いことになっていますが、約8割のユーザーがrakumo カレンダーを利用しています。予定の見やすさはもちろん、弊社ではプロジェクト単位で動くことが多いので、部署間をまたいで簡単にスケジュール確認ができる「カスタムグループ機能」が特に便利ですね。また、基本的にはPC上で使うことが多いのですが、外出時にはスマートフォン版のUIも見やすくて助かっています。

rakumo ボードに関しては、新設した社内ポータルにアップする記事をバックヤードでストックするための格納庫として使っています。主な内容としては、社内規定関係、全社的なアナウンス、営業の競合確認、引き合いに対する実績確認などです。特に、これまで全社メールで呼びかけてもなかなか反応が得られなかった競合や実績の確認については、レスポンスが大幅に向上しました。

rakumo コンタクトについては、社内向けの連絡先共有に使用しています。イベントなどで外出するメンバーが多いため、携帯電話番号を調べる際などにも重宝しますね。

今後のご予定についてお聞かせください。

清水 様:
Google Workspaceとrakumoサービスを導入した当時は、統合型よりも各カテゴリに特化した製品・サービスが増えていくと予想されました。そして現在では、ナレッジの共有やデータ活用という側面から、社内に分散している情報をいかに集約・管理・分析できるかが重要だといえます。そうした意味で、rakumo カレンダーはさまざまなアクティビティのベースになる可能性を秘めているので、今後のさらなる進化にも期待しています。

また、データ活用の考え方は弊社のビジネス活動にも活かされています。弊社では年間で3000件ほどの案件を取り扱っており、どうしても個々のリードタイムが短くなりがちです。こうした状況下でお客さまの体験価値を高めていくためには、過去の経験をデータとしてストックしておき、必要に応じて見つけ出すことが求められます。

そこで弊社では2021年11月に、体験創造の品質や価値向上に向けた研究を目的として「体験創造研究所」を設立しました。知恵や勘をベースに体験価値を生み出してきた従来のスタイルに対し、体験創造研究所では先端の科学的アプローチやテクノロジを活用し、体験の価値を可視化・評価・分析・改善する研究プロジェクトを行っています。この研究成果をもとに、今後もお客さまへ最高の体験価値をご提供していければ幸いです。

ありがとうございました。