御社の企業概要を教えてください。

株式会社Ai.Connect 社長室 経営企画部 人事・総務課 部長代理 一楽 元 様（以下、一楽 様）:
弊社では、賃貸集合住宅向けに「手続き不要」「つなぐだけ」「使い放題」の無料インターネットサービス「アイネット」（https://ainet.life/）をご提供しています。本サービスは単純にインターネットへつながる、使えるにとどまらず、快適で高機能な接続サービスを実現。入居者様が入居した当日からインターネットを使えるだけでなく、エントランスや駐車場といった共有エリアにネットワークカメラを設置して、防犯などの安全・安心もサポートします。東日本エリアで上位クラスとなる不動産提携数も特徴で、その実績とノウハウを活かし、不動産会社様やオーナー様、入居者様のニーズに合わせた最適な提案をさせていただいております。

従来の環境と、リプレイスを考えられた背景についてお聞かせください。

一楽 様:
弊社では、2010年の設立当時から「Google Workspace（当時の名称はGoogle Apps）」をビジネスに活用しています。たとえば社内におけるコミュニケーションやお知らせなどには「ハングアウト」を利用し、資料も「ドライブ」のURLを貼り付けることで共有していました。また、ワークフローに関しては「スプレッドシート」で管理表を作成。備品や交通費など申請内容ごとにシートを分け、申請者が入力してハングアウトでリンクを送る、といった使い方です。

しかし、こうした活用方法にもいくつかの課題がありました。まずハングアウトでは、過去のお知らせが埋もれてしまい、すぐに情報を振り返りづらいという点です。そのため、新入社員や中途採用者に対する社内ルールなど定期的に必要となる情報はプリントアウトし、紙の資料として配布していました。一方のワークフローについては、基本が手入力なのでどうしても手間がかかることに加え、情報の一元管理も難しくなってしまいます。さらに、どの段階まで承認されたか進捗状況を可視化するため、既読確認用のスプレッドシートを作成したものの、それもまた手間が増える要因となってしまいました。

このような状況から、弊社では社内における情報共有のベースとなる掲示板および、自動化が可能なワークフローを含むグループウェアの導入を検討開始したのです。

グループウェアの選定にあたり、どのような点を重視されましたか？

一楽 様:
まず大前提として、時間や手間をかけずに導入できることが重要です。いくら高機能でも、社内における開発の負担が大きく、導入に時間がかかるような製品・サービスは避けたいと考えました。また、これまで社内でGoogle Workspaceを活用してきた実績および、アカウントや権限・グループ設定などに関する管理面のメリットを鑑みた結果、Googleアカウントと連携しない製品・サービスについてはそこまで大きな魅力を感じませんでしたね。

各ツールに求める具体的な機能として、掲示板では重要な情報が埋もれないだけでなく、既読確認やコメント機能が挙げられます。ワークフローに関しては、申請の差し戻しが発生した際に履歴を追える機能が欲しかったですね。これが探してみると意外に見つからないんです。最終的に、弊社ではこうした条件を満たす4つの製品・サービスに絞り込み、小規模なトライアルを実施しました。

rakumo のサービスをお選びいただいた理由についてお聞かせください。

一楽 様:
まず rakumo さんのサービス全体にいえるのが、UIの見やすさですね。誰もが直感的に使えるというのは大きな魅力です。

rakumo ボードに関しては、過去の投稿が一覧で見られるのはもちろん、既読確認やコメント、「グッジョブ！」など、求めていた機能がすべて備わっています。投稿にリンクを貼ることもできますし、メール通知によるリマインドも便利です。弊社内のコミュニケーションはメールよりもチャットが主流なので、チャットで通知できるようになるとさらに嬉しいですね。また、Google サイトに rakumo ボードのガジェットを埋め込むだけで、簡単に社内ポータル化できるのもポイントでした。

rakumo ワークフローについては、いままでスプレッドシートへの手入力に依存していた作業が自動化できるだけでなく、差し戻し時の履歴確認も行えますし、まさに理想的なツールです。これならば申請・承認作業にかかる手間と時間が減り、業務の大幅な効率化が図れると感じました。

導入フェーズについてお聞かせください。

一楽 様:
2020年10月から経営企画部の4名でトライアルを実施し、11月に「rakumo Basicパック」50IDを導入。本格稼働をスタートしました。

rakumo さんのサービスはGoogleと連携しているので、アカウントの管理や権限設定に時間をかけることなく、スムーズに導入できたと感じます。ワークフローの分岐設定については少し手間取りましたが、迅速かつ丁寧なサポートのおかげで無事に解決できました。

導入された後の反応や手応えはいかがでしたか？

株式会社Ai.Connect 社長室 経営企画部 人事・総務課 高山敦実 様（以下、高山様）:
rakumo ボードは各部署および拠点ごとのお知らせに加え、プライバシーマークや新型コロナウイルス感染症といった特定分野に関する情報発信などに利用しています。速報はチャットで流し、詳細をまとめてから rakumo ボードへ投稿、といった流れが主ですね。

一般的な掲示板ツールではリスト型表示のみの製品・サービスも多いのですが、rakumo ボードはリスト型表示・カード型表示の両方に対応しているのが嬉しいところです。タイトルだけだと分かりづらいので、弊社ではカード型表示を採用しています。カード型表示なら、わざわざ1つずつ開かなくてもある程度の内容が把握できますし、必要な投稿を探すのにも便利。また、自分にとって重要な投稿にスターを付与しておけば、すぐにアクセスできるという点も大変使いやすいです。

コメントや「グッジョブ！」も活用しています。弊社ではメールよりもチャット文化が根付いているので、rakumo ボード上で会話のやりとりをしたり、「グッジョブ！」で盛り上がったりと、スタッフにも違和感なく受け入れられています。コロナ禍の現在は行われていませんが、社内イベントの開催告知などにも活用されていますよ。

一楽 様:
ワークフローに関しての評判も上々です。申請側は複数のスプレッドシートに手入力する手間が省けますし、承認側では確認作業のスピードアップに加えて、履歴を遡れるので差し戻しも容易。全体的な業務効率の向上と可視化が可能になりました。

rakumo カレンダーについては、Googleカレンダーとスケジュールが同期されるのはもちろん、カスタムグループを作成できるのが便利ですね。Googleカレンダーの場合は名前の一覧から探すのが大変だったり、デイリー表示で大勢のスケジュールを把握したい時にどうしても見づらさを感じます。その点、rakumo カレンダーなら任意のメンバーだけを簡単に指定できますし、表示も圧倒的に見やすいです。たとえば採用に関する業務で、面接担当者だけのスケジュールをチェックしたい時などに役立っています。

高山 様:
rakumo コンタクトは、新入社員や中途採用者など、組織に新しく加入したメンバーが特に重宝しています。弊社では全ユーザーがGoogleアカウントに顔写真を入れているので、部署を問わず名前と顔が一致しやすいんです。階層構造になっているのも見やすいですね。

今後の取り組みについてお聞かせください。

一楽 様:
今後は内部統制の観点から、社内規則などを rakumo ボード上でひとまとめにし、周知するためのツールとして活用できればと考えています。ワークフローについても、同様に内部統制の一環として決裁権限の基準を固めていくことになるので、それにともなった形へと進化していきたいですね。承認の証跡を記録し、必要な時にすぐ書類として提出できるのは大きな強みです。
社内ツールは“見やすく、使いやすく、分かりやすい”ことが一番浸透します。その点、rakumoさんのサービスは弊社にとってのベストプラクティスといえるでしょう。

ありがとうございました。