御社の企業概要を教えてください。

銀一株式会社 映像機材営業部 eコマース課 企画・マーケティング 主任 白井 かの子 様（以下、白井 様） :
弊社では1958年の創業以来、世界中から撮影に関する「いいモノ」「ホンモノ」をご紹介してきました。時代の変遷によって銀塩からデジタルへ、スチールから動画へ、印刷媒体からインターネットへと、広告の映像技術や表現媒体は大きく広がっていますが、根幹たる弊社のポリシーは変わりません。

おかげさまで、映像を生業とするプロのフォトグラファーやシネマトグラファー、企業内で映像にたずさわるプロシューマーやハイエンドアマチュアなど、サポートさせていただくお客さまは増加の一途をたどっています。ECサイトの商品更新頻度が高まっている近年では、自社内に撮影スタジオを持ちたいという企業さまからのご要望も多いため、撮影機材や背景・小物などの販売のみならず、スタジオの設計・施工も手掛けております。

従来の環境と、その課題についてお聞かせください。

銀一株式会社 システム開発室 課長代理 室田 聡 様（以下、室田 様） :
弊社では2011年から、オープンソースソフトウェア（OSS）を用いたフルスクラッチ開発の日報システムを使用していました。しかし、システム老朽化のため、個人情報などの内容が含まれるデータ管理のセキュリティに不安を抱えており、ソフトウェアの刷新が急務となっていました。また日報入力の画面も伝えたい内容を十分に表現できない点も課題でした。

さらに、新型コロナウイルス感染症（COVID-19）による影響でテレワーク環境への早急な対応が求められたことや、電子帳簿保存法への対応も課題のひとつでした。弊社ではこれまで、申請業務を紙ベースの書類回覧で行っていたため、社内の体制を見直す必要が出てきたのです。

こうした経緯から、日報およびワークフローに関する社内システムの整備を検討開始しました。

製品・サービスの選定ポイントはどのようなものでしたか？

室田 様 :
弊社ではメール環境をレンタルサーバから移行するため、2015年に「Google Workspace（当時の名称はGoogle Apps）」を導入していました。そこでアカウント管理の観点からも、Google Workspaceと連携できることが選定ポイントのひとつでした。

また、機能が多すぎないことも重要でしたね。ワークフロー機能を搭載したグループウェアなどもありますが、グループウェアとしての役割はGoogle Workspaceが十分に果たしてくれています。使わない機能を増やしても意味がなく、むしろ混乱を招く可能性もあるため、シンプルで使いやすい製品・サービスがベストでした。

rakumoサービスをお選びいただいた決め手についてお聞かせください。

室田 様 :
こうした条件を満たす製品・サービスとして候補に挙がったのが rakumoサービスでした。実は2017年に開催されたGoogleの旗艦イベント「Google Cloud Next ’17 in Tokyo」の会場で見かけた際、気になって問い合わせをしていたのですが、当時はまだ社内でシステム更新の優先度がそこまで高くなく、保留状態となっていたのです。そこであらためて、日報作成のベースとなる rakumo ボードと、申請業務用の rakumo ワークフローを含む rakumo Basicパックの導入検討を再開しました。

rakumoサービスは、Google Workspaceと連携できるためアカウント管理の手間が省けることに加えて、ITリテラシに依存せず誰でも使いやすいUIが魅力です。また、rakumo ボード/rakumo ワークフローの双方に別システムと連携可能なAPIが用意されているのもポイントでした。

こうして弊社では、2023年2月にトライアル兼初期構築用としてrakumo Basicパック 10IDを契約。同年4月に本格展開をスタートし、現在では rakumo Basicパック 76IDおよび、rakumo ボード APIと rakumo ワークフロー APIを導入しています。

導入時のエピソードについてお聞かせください。

室田 様 :
導入に関しては、特に大きなトラブルもなくスムーズに進んだのが嬉しかったですね。rakumo ワークフローでポストされた申請書をAPI連携でスプレッドシートへ出力し、AppSheetに取り込む仕組みについても、スクリプトをほとんど書くことなく短期間で構築できました。

Google サイトを用いた社内ポータル「銀一カフェ」から各rakumoサービスへ飛べるようにしているのですが、こちらもリンクを張るだけで簡単に作業が完了しました。

サポートについては、rakumoサービスの使い方提案および、疑問や不明な点の解消に使わせていただきました。いずれも迅速かつ丁寧な対応で大変満足です。

導入された後の反応や手応えはいかがでしたか？

白井 様 :
rakumo ボードについては、従来の日報システムで不満が出ていた文字や画像のサイズ制限が緩和され、自由度が増したのが嬉しいですね。実際に投稿されている日報の内容を見ても、全体的にボリュームが増えたように感じられます。

また、サムネイル状態でざっと確認するだけでも、おおよその投稿内容を把握できる一覧性の良さも魅力です。弊社は銀座と月島に拠点が分かれており、直接会う機会が少ないスタッフもいますが、これなら異なる拠点や部署でなにをしているか分かりやすくなります。さらに、更新順や新着順などのソートが行えるのも便利ですね。

室田 様：
rakumo ワークフローに関しては、社外から利用できる点が大変重宝しています。営業担当者や出張者がモバイル端末から申請可能なのはもちろん、承認作業がスピーディーになり、紙の申請書類と違って紛失することもありません。

ステータスを確認すれば、どこまで承認作業が進んでいるのかも一目瞭然です。現在は経費精算/出張申請/人事諸届など、30種類前後のフォーマットが稼働しており、本格展開した半年間で900件程度の申請が行われ、ペーパーレス化が進みました。

スケジュール管理については、rakumo カレンダーとGoogle カレンダーの好きな方を選んで使ってもらっており、rakumo カレンダーの利用者からは「予定が見やすい」「任意メンバーのスケジュールをタブに固定できるカスタムグループ機能が便利」といった声が上がっています。

そのほか管理者側にとっては、アカウント管理が容易な点や、サーバ管理をしなくて済む点なども大きなメリットといえます。

今後のご予定やご要望についてお聞かせください。

室田 様：
現在は日報を rakumo ボードへ直接投稿していますが、将来的には rakumo ワークフローにフォーム形式で日報を入力し、上長の承認後に rakumo ボードへ掲載されるような仕組みを構築したいと考えています。そのほか、生成系AIを活用して、日報をナレッジベースとして活用する仕組みにも取り組んでいます。

rakumoサービスは、製品自体の機能が使いやすいのはもちろん、APIの活用で自由度が大幅にアップするのが魅力です。こうしたAPI関連も含めて、今後もさらなる機能拡充に期待しています。

ありがとうございました。