御社の企業概要を教えてください。

メーカーズシャツ鎌倉株式会社 デジタル戦略室室長 兼 経営戦略室 事業戦略チームマネージャー 西村 優汰 様（以下、西村 様）
企画・製造から販売までを垂直統合したSPAカンパニーである弊社は、1993年の創業以来「世界で活躍するビジネスパーソンをシャツで応援する」をモットーとして、世界に唯一無二の最高のシャツづくりに邁進してきました。

ビジネスシャツやドレスシャツが中心の製品には、厳選された上質な素材を使用しています。ポリエステルと綿を掛け合わせることで、イージーケアでありながら綿100％の美しい見た目を実現した、ユニチカ株式会社さんとの共同開発で生まれた「パルパー」も人気の製品です。加えて、細かな職人技と卓越した技術力によるメイドインジャパンの縫製も特徴です。

こうして生まれた製品は「鎌倉シャツ」の愛称で多くの皆さまからご支持いただき、2023年11月で創業30周年を迎えることができます。現在、国内は首都圏を中心として22店舗、国外では中国の上海に1店舗、そのほか国内およびグローバル向けのECサイトでも販売を行っています。

従来の環境と、その課題についてお聞かせください。

西村 様 :
弊社では2022年当時、グループウェアなどを使用していませんでした。社内連絡用のビジネスチャットツールとオンラインストレージを導入していた程度で、予定管理用の共有カレンダーもなかったため、打ち合わせの時間を合わせるのに苦労しましたね。また、社内外の打ち合わせ用にビデオ会議ツールを導入していたのですが、2ユーザー分の契約しかしていなかったことから、時間が被ってしまうと使えないという状態もかなり不便でした。

こうした状況を改善するべく、弊社では2022年8月にグループウェアの導入検討を開始しました。いくつかの製品・サービスを比較し、最終的に選択したのが「Google Workspace」です。この理由としては、私自身が以前の職場で使用経験があったことに加え、個人向けのGmailやGoogle カレンダーなどを通じてGoogleのサービスに慣れているユーザーが多いことが挙げられます。

rakumoサービスの選定ポイントはどのようなものでしたか？

西村 様 :
こうして2022年9月に「Google Workspace」を導入し、情報共有の窓口としてGoogle サイトで社内ポータルを作成しました。しかし、いざ社内向けのお知らせを掲載しようと思うと、標準で掲示板機能を搭載していないことが不便に感じられたのです。そこで、Google サイトに設置できる掲示板を探したところ、rakumo ボードの存在を知りました。

rakumo ボードは、Google Workspaceのアカウントで使える親和性の高さに加えて、直感的で使いやすいUIを備えており、ITリテラシーに関係なく誰もが受け入れやすいと感じましたね。こうして弊社では、2022年11月にrakumo ボードを導入しました。

導入に関しては、非常にスムーズで助かりました。どちらかというと大変だったのは、社内ポータルの確認をスタッフに習慣づけることでしたね。最初はあまり見ていない人も多かったのですが、以前はメールやビジネスチャットツールで流していた情報を社内ポータルに集約し、周知活動を進めることで、今では皆さんチェックしてくれるようになりました。

導入された後の反応や手応えはいかがでしたか？

西村 様 :
Google Workspaceの導入後、業務の効率がかなり上がったと感じています。たとえば、従来は手帳や個人向けのGoogle カレンダーなど各自でスケジュール管理方法がバラバラだったのですが、Google WorkspaceのGoogle カレンダーを使うことで会議日程の決定などがスピーディーに行えるようになりました。また、会議室前の書類に手書きで記入していた会議室予約も、リソースによってオンライン上から手軽に確認・管理が可能になったのは便利ですね。そのほか、社外向けのやり取りに使うためMicrosoft Officeは継続利用していますが、社内ではスプレッドシートやスライドも積極的に活用しています。

Google サイトとrakumo ボードの組み合わせは、社内における情報共有を円滑にしてくれました。rakumo ボードは全社向け/店舗向け/各部署向けの各種お知らせに使っており、たとえば設備点検の告知、人事発令、新商品のお知らせ、研修資料の共有、店舗に対する新商品の投入タイミングや備品発注に関するものなどが投稿されています。1日あたりの投稿数は5～6件程度で、グッジョブ機能も利用していますが、どちらかといえば一方的な通知がメインです。

今後はコメント機能を活用した、双方向の情報共有コンテンツも増やしていきたいですね。あとは店舗の場合、1つの店舗アカウントに対して5～6名のスタッフがいるので、誰がチェック済みなのか分かるような機能があると良いなと感じています。スタッフの誰かが一度見ると既読がついてしまうため、現在は重要な情報を紙で出力して回覧するなど、運用面でカバーしています。

社内ポータルには掲示板だけでなく、勤怠管理システムへのリンクや主な予定表、予算比グラフなどを掲載し、可能な限り情報の集約を図りました。予算比グラフは前日の売上をスプレッドシートに入力して手動更新しているのですが、24年1月あたりに自動化予定です。

こうして社内ポータルに情報を集約したことで、情報共有をメールやチャットに頼っていた頃と比べて、圧倒的に“見ていない”人の率が減りました。特にrakumo ボードを使い始めてからは、「この前投稿してたあの話ね！」から一歩進んだ状態で会話をスタートできるようになり、大変助かっています。

管理面での導入メリットや、今後のご予定についてお聞かせください。

西村 様:
Google Workspaceとrakumo ボードの導入は、管理面やコスト面でもプラスの効果を上げています。ビジネスチャットツールやオンラインストレージなどを個別に導入していた当時と比べて、アカウント管理や支払先が一元化できたのはもちろん、年間で約100万円ものコストダウンを実現したのは大きかったですね。

今後については、rakumo ワークフローの導入も検討しています。これまでは会議で意思決定された後、そのまま稟議を通していたため、書類を回覧する仕組み自体がありませんでした。各店舗の小口決済は店長に判断を一任しており、バックオフィスに関しては総務へチャットで詳細を送る、といった形式です。一度はGoogle フォームとGAS（Google Apps Script）を用いてワークフローの自社制作にも挑戦してみましたが、なかなか上手くいきませんでしたね。そこで来年度以降を目途に、rakumo ワークフローを導入しようかという話が進んでいます。

ありがとうございました。