快適？ちょっと寂しい？ある編集者のテレワークな1日

らくらく出版で雑誌編集をしている真賀　陣太郎(まが じんたろう)です。
編集者って社内外の打ち合わせも多いし、テレワークが本当にできるのか、正直不安でした。でも始めてみたら意外に快適で、外に取材に行く時以外は家で業務をこなせています。今回は僕がどんなツールを使ってテレワークを実践しているのか、1日の流れを通じて紹介したいと思います。

うちの会社は、テレワークでも勤怠管理ソフトを使って打刻するルールがあります。最初の1ヶ月はエクセルに記入して人事にメールしていたのですが、手間がかかるため rakumo キンタイが導入されました。rakumo キンタイはスマホから位置情報付きで打刻ができるので、どこにいて何時に勤務を開始したのかが一目でわかります。

rakumo キンタイについて

デスクについたら、まずは Slack に挨拶をいれます。これは部内のルールですね。ここで簡単にその日の予定をすり合わせます。出勤していた時は毎朝顔を合わせて朝会をしていたのですが、テレワークが始まったら Slack で簡単にすませるようになりました。テキストにログを残せるので、あとで振り返る時にも便利です。

Slack について

Slack でメンバーと朝のやりとりをしながら、同時進行で rakumo カレンダーを見ながら自分と他のメンバーの予定や業務の進捗をチェックします。rakumo カレンダーは、プロジェクトや部署単位でユーザーの予定が表示できるので、自分以外のメンバーのスケジュールも一目で把握できるのがありがたいですね。他のメンバーのスケジュールで気になる点があれば、ここで確認するようにしています。

rakumo カレンダー について

スケジュールとは別に、Google Keep にメンバー共有のTodoリストを作ってメンバーのタスクを見える化しています。仕事を他のメンバーに依頼するときは、依頼者がこのTodoリストに記入します。このTodoリストは翌日にはアーカイブに入れて、毎日新しいものを作成しています。朝のミーティングでメンバー全員の動きを把握しておけば、遠隔で仕事をしていても連携がスムーズになりますよ。

整理・検索も簡単！最強のメモアプリ【Google Keep】を使いこなそう

自分が作成する原稿も、ライターさんに依頼する原稿もすべてGoogle ドキュメントで作成しています。Google ドキュメントはテキストファイルをオンラインで共有できるので、インターネット環境があればどのデバイスからでもファイルにアクセス可能です。ファイルを共有すれば複数ユーザーとリアルタイムに同時編集ができるので、遠隔で打ち合わせをしながら内容をブラッシュアップすることもできます。

【2020年版】Google ドキュメントの基本・アドオン・テンプレート・裏技など

スケジュールの進捗状況は常に変わっていくので、即時更新していく必要があります。以前はホワイトボードにマグネットを貼ったりして雑誌の進行管理をしていたのですが、それもテレワーク導入に合わせてデジタル化しました。どんなツールを使うかいろいろ検討した結果、メンバー全員が使い慣れたスプレッドシートで作成することになりました。Google ドキュメントと同様オンライン上で編集するので、進捗があれば担当者が即時アップデートするようにしています。

スプレッドシートでプロジェクト計画を作成する方法

これも社内ルールで、ランチや外回りなど、テレワーク中に離席する場合は Slack にステイタスを入れるようにしています。オフィスワークでホワイトボードに予定を書き込むような感じですね。テレワークでは、他のメンバーが何をやっているのかわかりにくい分、「見える化」の工夫が重要だと思います。では、近所のランチを開拓してきます！

刊行予定の別冊の稟議を作成します。稟議書は紙ベースで作成すると、上長の捺印が必要だったりしますよね。テレワークだとそのフローは不可能なので、現在はオンラインで決済や捺印ができる rakumo ワークフローを導入して運用しています。rakumo ワークフローはスマートフォンやタブレットからも操作できるので、担当者がどこにいても稟議を進めることが可能です。なので、テレワークでもまったく支障ありません！

rakumo ワークフロー について

今日は出勤しているメンバーとテレワークのメンバーで、Webミーティングの日。僕は面接の予定があって参加できなかったので、ホワイトボードの内容を共有してもらいました。ホワイトボードといっても、うちの会社が使っているのは Google デバイスの Jamboard。Jamboard はデジタルのホワイトボードなので、板書した内容はすべてJamというファイルに書き出して Google ドライブに保存することができます。そのファイルは Google ドキュメントやスプレッドシートなどと同様、Google ユーザーと共有することが可能です。議事録をつけなくても自動的に会議の内容を残すことができて、とても効率的なんですよ。

特集に掲載する写真がカメラマンから納品されたのでチェックをします。写真は量が膨大になると、受け渡しや確認も結構な手間ですよね。以前うちの編集部では写真のやりとりはUSBやCD-ROMで行なっていましたが、今はすべて Google フォトで完結させています。Google フォトは共有が簡単なところが最大の特徴ですが、プレビュー画面が大きいところも気に入っています。膨大な写真を拡大していちいちチェックするのって、ちょっと面倒ですよね…。

また、Google フォトは「高画質」（1600万画素）に変更して保存すれば写真を無制限で保存できるので、写真が Google Workspace（旧：G Suite） のデータ容量を圧迫しないところもポイントです。^※

※2020年11月に、2021年6月1日以降、高画質の写真も保存容量にカウントされることが発表になりました。2021年5月末日までは、このまま容量無制限保存できます。

ビジネスシーンで Google フォトを使いこなすためのテクニック

デザイナーからPDFで上がってきた誌面のゲラをチェックします。重いファイルをメールで共有しようとしてエラーを起こしてしまった経験は、誰しもがあるのではないでしょうか。うちの会社では、重いファイルの共有はすべて Google ドライブ経由で行なっています。Google ドライブで共有できるのは Google ドキュメントなどの Google 形式のファイルだけではありません。jpegやmpegなどの一般的なファイルだけでなく、adobe や microsoft などのファイルもアップして簡単に共有することができます。共有をしたいときは、ファイルを共有するためのリンクを発行してメールやチャットなどでお知らせすればOKです。

【2019年版】今更聞けないGoogle ドライブの基本的な使い方から他サービスとの比較まで

これが今日の最後の一仕事。来週は別冊の編集会議があるので企画書を作成します。Web会議でプレゼンをするので、企画書は Google スライドで作成して画面共有する予定です。Google スライドもオンラインで編集作業ができるので、パートごとにわけて、他のメンバーとコラボしながら作成しています。

もはや PowerPoint の代用品ではない！Google スライドを活用してプレゼンで差をつけよう

定時になったので、Slack で退勤の挨拶をしたら、朝と同じく rakumo キンタイで打刻して今日の業務は終了です。これから子供を保育園まで迎えにいってきます！テレワークだと通勤時間がないぶん子供を早く迎えに行けるので、夕方の時間を子供とゆったり過ごせるようになりました。