【無料プランあり】 Google Workspace Essentials とは？

業務効率の向上をサポートする Google のビジネスソリューション・Google Workspace。
数あるエディションの中に無料で使える 「Google Workspace Essentials」 というものがあることをご存知でしょうか？

Google Workspace のなかでもちょっぴり特殊なポジションである 「Google Workspace Essentials」 はどのような方におすすめなのか、特徴とあわせてご紹介します！

Meet や共有ストレージが使える！ Google Workspace Essentials (エッセンシャル)とは

Google 公式ホームページより

Google Workspace Essentials とは、Microsoft 365 などの別のメールサービスを導入済で、 Google ドライブ、 Meet、 Google のドキュメントエディタなどを併用したいユーザー向けに設計されています。

エディションは無料の Essentials Starter と、有料の Enterprise Essentials があります。

1ユーザーあたり15GB以下のドライブ容量であれば、無料で利用できます。また、チーム単位でのファイルの保存（共有ドライブ）も可能です。

具体的には下記の Google Workspace のメイン機能を利用することが可能です。

• Google ドライブ
  ファイルの保管、アクセス、共有を1つの安全な場所でまとめて管理
• Google ドキュメント
  チームで使える文書作成、編集ツール
• Google スプレッドシート
  変化の速い組織に適した、共同編集できる安全で高性能なスプレッドシート
• Google スライド
  共同で作るプロフェッショナルなプレゼンテーション
• Google Meet
  チームや会社で使える安全性の高いビデオ会議ツール
• Google Chat
  個人やグループとのシンプルなコミュニケーションとコラボレーション
• Google カレンダー
  チーム向けに設計された統合型オンラインカレンダー
• Google フォーム
  チーム向けのアンケートやフォームを簡単に作成
• Google サイト
  インパクトのあるチームサイトを簡単に作成
• Google Keep
  PCやスマホなどからアクセスして編集、共有、共同編集できるメモツール

この記事では、主に無料で使えて簡単に登録できる Essentials Starter について説明します。

Google Workspace Essentials はこんなユーザーにおすすめ

Google Workspace Essentials は、このようなユーザーにおすすめのサービスです。

• Microsoft 365 などの別のメールおよびカレンダーソリューションを導入済みだが、円滑なコラボレーションのために Google ドライブ、 Meet、 Google のドキュメントエディタを併用したい。

  ※Google Workspace Essentials は、すでに別のメールサービスを導入済みのチームや組織向けに設計されています。
  ビジネス用の Gmail、およびカスタム メールアドレスが必要な場合は、Google Workspace のご利用をご検討ください。

• 無料でチーム単位でのファイルの保存、検索、および、ファイルへのアクセスができるオンラインストレージを導入したい。

Google Workspace Essentials の料金

Google Workspace Essentials には Essentials Starter と Enterprise Essentials 2つのプランがあります。
Essentials Starter は無料で利用可能ですが、Enterprise Essentials は要お問合せとなります。

※ 販売パートナー 「rakumo社」 への ご相談・問い合わせはこちら。

注：従来の Essentials プランは新規申し込みを終了しました

Google Workspace （旧G Suite）との違い

Google Workspace Essentials は、従来からある Google Workspace （旧G Suite）と何が違うのでしょうか？
違いについてまとめてみました。

Google Workspace Essentials の注意点

Google Workspace Essentials には何点か注意点があるので、確認した上で利用を申し込むようにしましょう。

企業ドメインのメールアドレスが必要

Google Workspace Essentials を申し込むには、企業ドメイン（独自ドメイン）のメールアドレスが必要です。
Gmail などのフリーメールでは申し込みができないのでご注意ください。

Gmail は使用できない

Google Workspace Essentials では、Gmail は利用できません。
ビジネス用の Gmail を利用したい場合は、Google Workspace の導入をご検討ください。

Google Workspace Essentials でできること

それでは、実際に Google Workspace Essentials でどんなことができるのか詳しくみていきましょう。

※ここでは、無料の Essentials Starter について説明します。

Meetを使用したWeb会議

Google Japan Blog より

Google Workspace Essentials では100人まで参加可能なWeb会議が可能です。

※3名以上参加する場合60分の制限あり。

また、 Meet プラグインを使用すれば、 Outlook カレンダーから直接会議をスケジュールしたり、会議に参加したりすることができます。

Meet プラグインについて詳しくはこちらから

ドライブ ストレージとファイル共有

Google Workspace Essentials のユーザーには、どのデバイスからでもコンテンツを保存、共有、アクセス可能な Google ドライブのストレージが割り当てられます。
具体的な容量は無料の Essentials Starter の場合、1ユーザーあたり15GBの Google ドライブストレージが割り当てられており、モバイル デバイス、タブレット、パソコンから作業ファイルを保管、共有したり、それらのファイルにアクセスしたりできます。
パソコン版ドライブを使用するすれば、ファイルやフォルダを Windows や Mac のデバイスと同期できます。

Google ドライブについて、詳しくはこちら

また、Google Workspace Essentials では、チームでデータを所有できる 「共有ドライブ」 の利用が可能です。
共有ドライブ内のファイルは個人ではなくチームが所有するため、チームのメンバーが退職してファイルにアクセスができなくなる、といったトラブルの心配はありません。

共有ドライブについてはこちらもご参照ください

Google Chat を利用したグループでのコミュニケーション

Google Chat は Google が提供するチャットツール。
ダイレクトメッセージからグループの会話まで、簡単かつ効率的な共同作業を強力にサポートします。
さらに、Google Chat は手軽なテキストのコミュニケーションができるだけでなく、Google ドライブのアイテムを共有したり、bot という便利な機能も利用できます。

Google Chat について詳しくはこちら

Google カレンダーを活用したスケジュール管理やミーティングの設定

以前、 Google Workspace Essentials は Google カレンダーを利用できませんでしたが、2021年のアップデートによって利用可能になりました。

Google カレンダー の活用について詳しくはこちら
◆ 業務で利用したい Google カレンダーの便利機能

Google Workspace Essentials に登録してみよう

Google Workspace Essentials に登録する方法について紹介します。

※無料の Essentials Starter の登録方法になります

Google Workspace Essentials に登録するときに用意するもの

Google Workspace Essentials に登録する際は、企業ドメイン（独自ドメイン）のメールアドレスを用意しておきましょう。
Gmail などのフリーメールでは登録できないのでご注意ください。

Google Workspace Essentials の登録方法

Google Workspace Essentials は Web から申し込みが可能です。

Essentials Starter からEnterprise Essentials に切り替えるには

さらに大容量のドライブを使用したい、大人数で60分以上のビデオ会議したい場合はEnterprise Essentials に切り替えることをおすすめします。
Enterprise Essentials を利用するには、販売パートナーまでお問い合わせください。

※ 販売パートナー 「rakumo社」 への ご相談・問い合わせはこちら。

アップグレードをすると、組織内のすべてのユーザーに同じサブスクリプションが適用されます。一部のユーザーを Enterprise Essentials に切り替え、残りのユーザーは引き続き Essentials Starter を使用するといったことはできません。

まとめ

無料で組織の共有ドライブや Google の主要アプリを利用できる Google Workspace Essentials。
すでに別のメールサービスを利用しているけれど、Google の主要なサービスも併用したいという企業におすすめです。