Google グループ
公開 2024.05.16
Google グループを活用して、チームのコミュニケーションを向上させよう！
業務を円滑にこなすには、チーム間でのコミュニケーションが欠かせません。今回は、チーム内でのコミュニケーションのパフォーマンス向上を促す、 Google グループの活用法をご紹介します。
Google グループとは？ 活用してコミュニケーションのお悩みを改善しよう
Google Workspace の中に、 Google グループというサービスがあることをご存知ですか？
Google グループとは、主にメーリングリストを作成したり、オンラインのフォーラムを立ち上げることができるサービスです。この記事では、チーム内のコミュニケーションの効率をあげるための活用方法をご提案します。ぜひ、今抱えている課題に合わせて Google グループを活用してみましょう。
※ Google グループの基本的な利用方法は 「メーリングリストも簡単に作成できる！ Google グループを使ってみよう」 をご参照ください。
【Google で業務効率化】
こんなコミュニケーションのお悩みはありませんか？
チームでプロジェクトを進めていて、コミュニケーションが原因でストレスを感じたり、業務に支障をきたしてしまった、という経験はありませんか？
その課題を解決するのに Google グループを活用してみましょう。
【コミュニケーションのお悩み 1】
メールを送るときに、送信漏れがないか確認するだけで時間がかかる
複数のプロジェクトを同時進行で動かしているのですが、プロジェクトチームにメールを送るとき毎回 CC にいれるメンバーに漏れがないか確認するのに時間がかかってしまいます。
以前あるメンバーのメールアドレスを入れ忘れたことがあり、そのメンバーに大事な共有事項が伝えられていなかった、というトラブルがありました。
以降、全員に送れているか指差し確認をしているのですが、1本メールを送るだけでかなり時間がかかってしまうのがかなりストレスです。
【プロジェクトごとにメールグループを作成しましょう！】
Google グループでは実質無制限でメールグループを作成することが可能です（1 ユーザーがオーナーになれるグループ数は最大 1,500 個まで）。
各プロジェクトごとにメールグループを作成しておけば、そのアドレス宛てにメールを送るだけでグループメンバー全員にメールが配信されます。メンバーの追加や削除は簡単に行えるので、プロジェクトメンバーが入れ替わった時の管理も楽々です。
Google グループのメンバーはドメインが異なっても追加することが可能なので、社外の人とメールグループを作成したい時もぜひご利用ください。また、配信したメールは Google グループのスレッドに残るので、過去のメールを遡りたいときにも便利ですよ。
メールグループの作成方法はこちらをご参照ください。
グループあてに送信されたメールの履歴は、グループのスレッドからいつでも閲覧ができる【コミュニケーションのお悩み 2】
個別のトピックについてオンラインでディスカッションしたい
普段、チームのコミュニケーションにはチャットツールを使用しています。
雑談などのちょっとした情報共有にはチャットが最適なんですが、特定のトピックについてディスカッションをしたとき、少し不便に感じてます。
遡るのも大変だし、雑多な内容と混ざってしまったりしてあとで見返そうとしたときに埋もれてしまってかなり見辛いです。ディスカッションをログとして残しておいて、あとでいつでも見られるようにできませんか？
【Google グループにトピックを立ててディカッションの場にしましょう】
Google グループでは、メールグループを送信する機能だけでなく、 Google グループのページでトピックを立ててディスカッションを開始することが可能です。
デフォルトだと、トピックにコメントが投稿されるたびにメール通知がされる設定になっているので、通知を止めるには各 Google グループの左メニューから 「私のメンバーシップ設定」 → 「登録」 セクションからプルダウンで 「メールなし」 としておきましょう。
メールの通知頻度を設定できる【コミュニケーションのお悩み 3】
チーム内でトラブルシューティングを蓄積したい
システムを担当しているのですが、社内のメンバーから同じようなトラブルの質問を受けることが多いです。例えばプリンタのネットワークにつながらないとか、 VPN が使えないとか。
だいたいそういったトラブルにはいくつかパターンがあって、把握していればシステム担当者ではなくても対応できるのですが、なかなかトラブルシューティングの共有って難しいんですよね。社内で起こりがちなシステムのトラブルシューティングを作って、全社で共有できれば自分の負担も減らせるのですが…。
【Google グループでトラブルシューティングやノウハウの蓄積を】
インターネットには載っていないような、社内でのちょっとしたトラブルシューティングの蓄積は、業務効率の向上に大いに役立ちます。各社員がトラブルに遭遇して、それが解決したら Google グループにトピックスを立てて記録しておくようにしましょう。
その後同じようなトラブルが起きた時の早期解決に役立ちます。トラブルだけではなく、業務に役立つノウハウの蓄積と共有にも Google グループのトピックスは有効です。
トラブルシューティングやノウハウはまめに記録して同じようなケースが起きた時に役立てましょう。【コミュニケーションのお悩み 4】
外部からの問い合わせに効率的に対応したい
顧客対応用のメールアドレスがあるのですが、内容によってさまざまな部署が対応する必要があります。
そのメールの振り分けがちょっとした手間になっています。あと問い合わせに対し、対応したかどうかのステイタスが一目でわかるようになるといいのですが
【共同トレイ機能で効率よく返信！】
Google グループには共同トレイという機能があります。共同トレイを利用すれば、顧客からの問い合わせをメンバー間で分担・管理ができます。
共同トレイを使用するには、 Google グループを作成して 「共同トレイ」 として設定して運用します。メンバーには、問い合わせのメールに対応するメンバーを加えておきましょう。
問い合わせのメール （トピック） が来た場合、 Google グループの管理者は参加メンバーにトピックの担当を割り当てることができます。担当者が返信をして、解決した後は完了マークをつけることができるため、顧客からの問い合わせに対して、ステイタスが可視化できるといったメリットがあります。
共同トレイのイメージコミュニケーションや情報共有を効率よく！ らくらく出版での Google グループ活用法
Google グループがビジネスでの円滑なコミュニケーションに役立つツールであることをお分りいただけたのではないでしょうか。
次に、 「らくらく出版社」 での活用事例を見てみましょう。
こんにちは、らくらく出版の総務を担当している宗睦美です。
らくらく出版社では社員一人一人がたくさんの案件を抱えていて、社内にいないことも多いので Google グループを運用して社内コミュニケーションに活用してます。どんな使い方をしているのか、ご紹介しますね。
【Google グループの活用事例】
営業部が日報を Google グループで共有
営業部では、毎日各メンバーが日報を部内のメンバーと社内のマネージャー以上の役職にメールで送ることになっています。
以前は、 CC で各位に送っていたのですが送信ミスがあったり、過去の日報を見たい時にメールを探すのが大変、ということで Google グループで日報のグループを作成して、そこに投稿することになりました。
【Google グループの活用事例】
社内のルールを一元管理
社則に載せるほどではないけれど、社員が知っておくべきちょっとした 「ローカルルール」 ってありませんか？
特に新入社員が入社した時に、それを1から説明するのってちょっと大変ですよね。そこで、らくらく出版では Google グループにまとめて一元化しています。
例えば冷蔵庫に物を入れる時には名前を書くとか、社用車の予約方法や、蛍光灯が切れた時の対処法など…。そういうちょっとしたことの認識の違いがストレスになってトラブルを起こすこともあるので、私今まで 「不文律」 になっていたような社内ルールをまとめて一元で Google グループで共有しています。
もちろん、そのルールを変えた方がいいと思う人がいたらコメントをいれてもらったりして、臨機応変に対応するようにしています。
グループで共有したいことを Google グループにまとめておこう【Google グループの活用事例】
Google のファイルやカレンダーは Google グループで共有
これは意外に知られていない使い方なんですが、 Google のファイルやカレンダーは Google グループで共有できるんですよ。
例えば、プロジェクトメンバーでミーティングをするとき、 Google カレンダーにメンバー一人一人のメールアドレスを入れて招待していませんか？
実はプロジェクトごとに Google グループのアドレスを作っておけば、そのアドレスを入れるだけで全員を招待することができます。
同様に、ドキュメント、スプレッドシート、スライドなど、 Google のファイルを共有する時もユーザーの欄に Google グループのアドレスを入れればグループメンバー全員が共有できます。
ちなみに、もしグループのメンバーに社外の人がいても （ドメインが違っても） Gmail か Google Workspace ユーザーであれば共有は可能ですよ。
社内のコミュニケーションをもっと活発にしたいなら 「rakumo ボード」 がおすすめ
らくらく出版では、情報共有の課題解決に Google グループが大いに役立っているそうですがカバーし切れなかった領域があるそうです。それはどんなことなのでしょうか？
インタラクティブな社内コミュニケーションには rakumo ボードが有効！
情報の共有や、管理部門からの情報発信に Google グループは大活躍してくれているんですが、もっと社内でのインタラクティブなコミュニケーションを活発にしたいよねっていう声があったんです。
Google グループだと、どうしても情報を発信する人が決まっているなという気もしていて。そこで導入したのが 「rakumo ボード」 です。
rakumo ボードは Google Workspace と親和性の高い、社内ポータルや掲示板を作成できるツールです。らくらく出版では、 Google サイトで構築したインラインフレームに入れて運用しています。
rakumo ボードに投稿されれた記事には、コメントや グッジョブ！ がつけられるので、社内のコミュニケーションがよりインタラクティブになったと感じています。
直感的なインターフェースなので、イベントのお知らせやアイデア募集といった掲示に対して積極的なコメントがつくようになりました。社員同士のことお互いに知ってもらえるように、社内サークル活動や個人のプライベートの活動なども投稿してもらえるように働きかけています！
写真付きで見やすいポストを簡単に作成できるrakumo ボードは公開範囲の設定、速報、回覧確認などかゆいところに手がとどく機能が搭載！
ほかにも rakumo ボードには、コミュニケーションを円滑にする機能がたくさん搭載されています。
特に、部署やプロジェクトごとにポータルサイトの公開範囲を設定できる機能は rakumo ボードならではですね。
未読・既読の確認機能や、上部エリアにポストを固定して表示できる固定枠機能も情報の伝達漏れの予防に役立っています。
すみやかに共有したい情報を上部エリアに固定表示できるまとめ
コミュニケーションの質を上げてモチベーションもアップ！
コミュニケーションが活発になると業務が円滑に進むだけでなく、組織のモチベーションもアップすると言われています。
会社内の雰囲気を変えて働きやすい職場を作るためにも、今回ご紹介したサービスを活用してコミュニケーションの改善に取り組んでみませんか？
