Google、Salesforceのクラウドグループウェア拡張ツール「rakumo」

沖縄女子短期大学 産学連携推進センター

業種
大学
規模
1〜100人
導入内容
rakumoキンタイ

スマートフォンによる校外からの打刻に加えて勤怠管理業務の大幅な効率化を実現

沖縄女子短期大学 産学連携推進センターは、これまで利用してきた紙ベースのタイムカードに代わり、Google Workspace for Education(旧G Suite for Education)のアカウントと連携して管理できるrakumoキンタイを導入。プロジェクトに携わる学生・研究員の利便性向上に加えて、管理者の業務負担も大幅に軽減する、理想的な勤怠管理を実現しました。※G Suite は、2020年10月よりGoogle Workspace に名称が変更になりました。

課題

  • 紙ベースのタイムカードが利用者と管理者双方の負担に

決め手

  • Google Workspaceアカウント連携およびモバイルデバイス対応

導入効果

  • 校外からの打刻に加えて管理業務の大幅な効率化を実現
沖縄女子短期大学 産学連携推進センター インタビュー

紙ベースのタイムカードを用いた勤怠管理が課題に

御校の大学概要を教えてください。

話者)沖縄女子短期大学 産学連携推進センター 主任 比嘉勇太 様:
「しらゆりの如く気品と強さがあり、知性豊かで愛情あふれる人を教育する」を建学の精神に掲げる沖縄女子短期大学は、総合ビジネス学科および児童教育学科を有する2年制の私立大学です。短期高等教育機関として専門分野の学びを保障し、資格・免許の取得を実現する教育課程と施設・設備を整え、専門性の高い教職員集団が一人ひとりの学生を大切にする環境づくりに全力で取り組んでいます。

産学連携推進センターはどのような場所なのでしょうか?

学内でも産学連携推進センターは、産業界や他大学と連携した研究事業を通じて、地域社会への貢献・還元を目指しているセクションです。日本学術振興会や文部科学省、地方自治体の研究事業・補助事業に選ばれているほか、資格取得講座や各種研修なども積極的に実施しています。

rakumoサービスをご利用いただいておりますが、どのような経緯でご導入されましたか?

本学の産学連携推進センターでは、産業界や他大学と連携した研究事業を行っていますが、その中には競争的資金や自治体からの予算をいただいている活動があります。この場合は学生や研究員に雇人費が発生するため、各プロジェクトベースで勤怠管理の必要が出てきます。

本学ではこれまで、紙ベースのタイムカードで勤怠管理を行っていました。そのため校外で研究活動を行った場合、帰宅時には一度大学へ寄ってタイムカードを押す必要があったのです。余程遅い時間になってしまうケースを除き、プロジェクトに参加している学生や研究員は基本的に直行直帰が行えませんでした。

また、紙ベースのタイムカードは管理者側の観点でも課題がありました。タイムカードに記載された就業時間をExcelで手入力するため、どうしても手間と時間がかかってしまいます。さらに、学生や研究員は1週間に勤務できる時間の上限が決まっているので、あと何時間働けるかを毎週計算し、上限が近い方に対して連絡する必要があったのです。

こうした状況の中、より早急な対応に拍車をかけたのが新型コロナウイルスの発生でした。2019年12月当時はまだ緊急事態宣言こそ発出されていませんでしたが、翌年から世界レベルで急速に防疫体制が拡大。勤怠管理のシステム化を進めるべく、ツール選定を開始しました。

Google Workspaceアカウント連携やモバイルデバイス対応などが決め手

ツール選定ではどのような点を重視されましたか?

ツール選定の際に重視したのは、まずGoogle Workspace for Educationとの連携でした。本学では学生および教職員に加えて、関係者各位にGoogle Workspace for Educationのアカウントを発行しています。そこで、このアカウントと連携して管理できることが求められました。また、モバイルデバイス対応も重要なポイントといえます。学生や研究員は校外で研究活動を行う機会も多いため、スマートフォンから手軽に出勤・退勤の打刻ができれば大きなメリットとなります。そしてもうひとつ、スピーディーかつ低コストで導入できることも求められました。

いくつかの製品・サービスを比較した結果、ベストプラクティスとなったのがrakumoキンタイです。これらの条件をすべて満たしていたことに加えて、rakumoさんのサービスが他大学で使われていたことも大きかったですね。既に他大学での活用実績があれば、本学での活用イメージもしやすくなります。

スマートフォンによる打刻の実現に加えて管理者の業務負担も大幅に削減

rakumoキンタイの導入はスムーズでしたか?

2020年6月に20アカウントを契約後、すぐに利用開始しましたが、事前に勤怠管理者向けのマニュアルをいただいていたので、アカウントの発行から導入までスムーズに行えましたね。同期方法が間違っていないかを確認するため、一度だけサポートにメールで問い合わせをしましたが、その際も素早いレスポンスと分かりやすい説明で大変助かりました。

実際にrakumoキンタイを使ってみた感想はいかがですか?

rakumoキンタイの導入後、校外で研究活動を行った場合もスマートフォンから手軽に打刻ができるようになり、学生や研究員からは時間の活用に幅ができると喜びの声が上がっています。企業や他大学との共同研究という特性上、業務内容について第三者への説明機会が出てくることもあるのですが、備考欄に日報としてその日の業務内容を記載してもらっているため、情報が集約できて大変便利です。物理的なタイムカードの廃止に伴って紙の消費量が削減できたのはもちろん、管理者視点ではExcelへの入力作業が一切不要になり、業務効率が大幅に向上しました。加えて、rakumoキンタイでは労働時間などに対してアラートを設定できるので、就業時間を個別に集計する手間も省けます。もちろん、新型コロナウイルスが猛威を振るう状況下において、在宅ワークの推進という側面でも大いに役立っています。

学内全体を通じたシームレスで使いやすいシステムを目指して

学校という場におけるrakumoキンタイの可能性についてお聞かせください。

共同研究は、年度ごとに国費や公的資金を用いたプロジェクトの件数が変わるため、当然ながら携わる学生や研究員の人数も増減します。そうした体制において、アカウント数を柔軟に変えられるrakumoキンタイは、非常に効果的だと感じますね。

今後の取り組みについてお教えください。

今回、産学連携推進センターでrakumoキンタイの導入事例が生まれたのは、本学全体でも大きな意味を持つと考えています。学内ではまだ物理的なタイムカードを使用している部署が多く、各種業務の効率化が期待できるのはもちろん、rakumoケイヒをはじめ他製品との連携がしやすいのもメリットです。現在は複数のアプリケーションを横断的に使用していますが、Google Workspace for Educationのアカウントを中核に組み立てるのであれば、業務フローなどに関する部分もrakumoさんの各種サービスを活用することで、よりシームレスで使いやすいシステムになるのではないでしょうか。同時に、アフターコロナ時代への対応力も高まるのではないかと思います。学内でrakumoキンタイや他サービスを導入する際は、またぜひサポートをお願いしたいですね。

ありがとうございました。

(取材時期:2021年3月 ※リモートにて取材)

事例で利用されている「便利な機能」

rakumo キンタイ

 様々な打刻方法
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 働きすぎ防止や打刻忘れのアラート機能
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 急なテレワークでも安心
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団体名:沖縄女子短期大学

事業内容:短期大学

教職員数:1~100人※2021年3月末時点

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