Google、Salesforceのクラウドグループウェア拡張ツール「rakumo」

303 BOOKS(株式会社オフィス303)

業種
出版業
規模
1〜100人
導入内容
rakumoワークフロー / rakumoボード / rakumoコンタクト / rakumoケイヒ / rakumoキンタイ / rakumoカレンダー

Google Workspaceとのアカウント連携で手間なく使いやすい勤怠管理を実現

303 BOOKS(株式会社オフィス303)は、Google Workspace(旧:G Suite)とrakumo Suiteパックの導入により、手間なく使いやすい勤怠管理を実現しました。さらに今後はrakumo ケイヒ/ワークフローを用いることで、経理担当者の負担軽減も期待されています。※G Suite は、2020年10月よりGoogle Workspace に名称が変更になりました。

課題

  • リモートワークにおけるファイルサーバの重さがボトルネックに

決め手

  • Google Workspaceアカウント連携/利便性/分かりやすい機能・料金体系

導入効果

  • アカウント連携によって手間なく使いやすい勤怠管理を実現
303 BOOKS(株式会社オフィス303) インタビュー

自社開発の打刻&簡易スケジュール管理システムからリプレイス

御社の企業概要を教えてください。

話者)303 BOOKS(株式会社オフィス303) 安部孝志 様:
弊社は1989年の設立以来、30年以上にわたり編集プロダクションとして活動を続けてきました。業務の柱の一つは大手・中堅出版社を中心とした雑誌や書籍の受託制作で、一大ブームを巻き起こしたパズル雑誌をはじめ、近年では学校の図書館向け書籍に関するご依頼なども増加しています。また、2020年には事業領域を拡大し、「303 BOOKS」というブランド名で出版事業もスタートしました。こちらも順調で、千葉ロッテマリーンズの選手たちを紹介する「まり~んずかん」など、年間5~6冊のペースで本を出版しています。

従来のシステム環境についてお聞かせください。

弊社では1990年代後半に自社開発した、Webブラウザ経由で社外からもアクセスできる打刻&簡易スケジュール管理システムを使用していました。その後、改修を続けたものの次第に使いづらさが目立つようになり、同時に使いやすい社外の各種製品・サービスも数多く普及してきたことから、社内のコミュニケーションを円滑化する目的も含めて、2016年にLINE WORKSと連携した勤怠管理システムへとリプレイスしたのです。まだrakumo キンタイがリリースされていなかった頃ですね。

決め手はGoogle Workspaceアカウント連携/利便性/分かりやすい機能・料金体系

rakumo サービスを導入されるきっかけは、どのようなものだったのでしょうか?

日本でも新型コロナウイルス感染症(COVID-19)による影響が出始めてから、新たな課題が発生しました。弊社ではすでに100%リモートワークに対応できる環境を整えていたため、業務の進行事態に大きな支障は出なかったのですが、どうしてもボトルネックとなってしまったのがファイルサーバです。弊社では編集プロダクション事業・出版事業ともに、業務で画像やDTPデータなど数多くの大容量ファイルを取り扱っています。従来は社内のファイルサーバで管理していたのですが、リモートワークによって自宅からVPN経由で利用する際、アクセススピードの遅さにストレスを感じることが多くなっていました。

いかに快適かつ効率的なリモートワーク環境を整えられるかは、多くの企業が課題とされていますね。

まさにその通りですね。そこでボトルネックの解消に向けて、弊社ではファイルサーバを外部サービスへ移行するべく、Google Workspace(旧:G Suite)の導入について検討を開始しました。さらにファイルサーバを移行するのであれば、同時に勤怠管理システムもGoogle Workspaceと連携した製品・サービスに変えられないかと考えたのです。実は、従来のLINE WORKSと連携した勤怠管理システムは、大手企業でも導入されているかなり知名度の高いサービスなのですが、いくつか不満に感じる部分もありました。そのひとつが、LINE WORKSと勤怠管理システムのアカウントをそれぞれ個別に登録する必要があるため、管理の手間が増えてしまうことです。そこでGoogle Workspaceの導入にあたっては、アカウントを紐付けられる製品・サービスという部分も選定ポイントになりました。
この条件で絞り込んだ候補の中から、ベストプラクティスとして選んだのがrakumo Suiteパックでした。まず最初に目を惹いたのが、使い勝手の良さそうなインターフェースです。これならリプレイス後も、スタッフが迷うことなく使えるだろうと感じました。さらに、6種類の機能がパッケージ化されており、機能・料金体系ともに分かりやすいのも魅力でしたね。候補の中には、数多くの機能を取捨選択できる他社製品・サービスもありましたが、これは同時に選ぶ手間が発生することにもなります。それならば、現在および将来的に弊社が必要としている機能をシンプルにまとめた、rakumo Suiteパックが最適と判断しました。

まずはrakumo キンタイ/ボードをスムーズに導入

rakumo サービスの導入フェーズについてお聞かせください。

2020年8月末にrakumo Suiteパックのトライアルを申し込みました。Google Workspaceと同時に導入したため、設定関連で若干の戸惑いこそ感じられたものの、その割には比較的スムーズだったと思います。もともと私自身がゲーム開発会社でプログラミングを手掛けていた経緯も関係しているとは思いますが、サポートへの質問なども必要最低限で済みました。

まずはどの製品から利用を開始されましたか?

こうしてトライアルを終えた後、まずは喫緊の課題だった勤怠管理の環境を整備するため、10月からrakumo キンタイの利用を開始しました。分かりやすいインターフェースのおかげか、スタッフからの問い合わせなども少なく、わりとスムーズに移行できたのは助かりました。現在は業務を進める上でGoogle Workspaceが必要不可欠な存在となっているので、ツール選定で重要視していたアカウント連携ができるのも大きなメリットですね。

rakumo キンタイの次に利用を開始したのが、rakumo ボードでした。弊社では従来、就業・業務に関するルールや注意事項を自社ファイルサーバ内のナレッジ共有ツールに集約していたので、その内容を丸ごとrakumo ボードに移植。より手軽にナレッジの共有を行える環境が整いました。

経理担当者の負担を軽減するrakumo ケイヒ/ワークフローも導入予定

今後の取り組みについてお聞かせください。

スケジュール管理については、Google Workspaceの標準機能であるGoogle カレンダーを利用しています。実は弊社には、一般的な企業と違って部署という概念が存在しません。スタッフは各種雑誌・書籍単位のプロジェクトで動いており、中には複数プロジェクトの業務を同時進行しているスタッフもいます。こうしたビジネススタイルの違いから、ひとまずはGoogle カレンダーでいいかなと(笑)。もちろん、Google カレンダーに入力した内容はそのままrakumo カレンダーにも反映されるので、弊社にとってメリットの大きい機能があれば利用したいと考えています。

その他のrakumo製品についてはいかがでしょうか?

rakumo ケイヒおよび、連携によって経費精算書を自動で申請できるrakumo ワークフローに関しては、5月末の決算を終えてから具体的な検討を進めていく予定です。現在はスタッフの多くがフルリモートワークなので、昨年・一昨年と比べて経費精算の事情が大幅に変わりました。たとえば、これまで毎月一定額の支給だった通勤費は、出社ごとに交通費として精算する仕組みへと変更されるなど、経理担当者の負担が増加しています。こうした課題を解決するためにも、早めに採用していきたいですね。6月中には使用を開始する予定です。

そのほか、各rakumo製品の導入が一通り完了した段階で、他のクラウドサービスや外部システムとの連携などができるAPIオプションも試してみたいところです。連携にあたって不明な部分が出てきた時は、rakumoさんのサポートにも期待しています。

ありがとうございました。

(取材時期:2021年5月 ※リモートにて取材)

事例で利用されている「便利な機能」

rakumo キンタイ

 見やすく使いやすい 詳細な出勤簿
見やすく使いやすい 詳細な出勤簿

rakumo ボード

 多彩な表現で簡単に情報発信
多彩な表現で簡単に情報発信

会社名:303 BOOKS(株式会社オフィス303)

事業内容:出版業

従業員数: 46名 ※2021年5月末時点

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