御社の企業概要を教えてください。

弊社はオートモビリティ産業に属する事業者を中心に、幅広い業種・業界の現場業務を支援するための IT ソリューションを提供しています。昨年10月には、独自開発したクラウド基盤「Broadleaf Cloud Platform」上に構築されたクラウドソフトウェア「.cシリーズ（ドットシーシリーズ）」をリリースし、オートモビリティ産業のDX推進の支援を進めています。

従来の環境と、リプレイスを考えられた背景についてお聞かせください。

弊社ではもともとグループウェアを使用していましたが、2016年に「Google Workspace（当時の名称は Google Apps）」を導入し、新たな情報共有のベースとして Google サイト（現在の旧 Google サイト）で社内ポータルを構築。各種通達や業務指示など、掲示板で全社的な情報発信を行ってきました。

この旧 Google サイトの掲示板において、現場へのアンケートで「検索しても目的の情報が見つかりにくい」という意見が目立っていました。ユーザーの大多数は検索したワードに関する“最新の情報”を求めているのですが、実際に検索してみると古い情報が上位に表示されてしまい、目的の情報に辿り着きにくい状況だったのです。そのほか、ページごとの権限設定ができない、スマートフォンで表示した際にレイアウトが見づらい、といった課題もありましたね。

そうした中、 Google から「旧 Google サイトが使えなくなる」というアナウンスが発表されたこともあり、課題を払拭して「社内ポータルを本来あるべき姿に変えていこう」という動きが本格化。新しい Google サイトでは実現できない部分も多かったため、新たに社内ポータルとして使える製品・サービスの導入検討を開始したのです。

新たな社内ポータルとして使える製品・サービスの選定にあたり、どのような点を重視されましたか？

弊社のビジネスはメールだけでなくドライブ/カレンダー/Meet/Chat など、Google サービスを中心に動いているため、リプレイスにあたっては Google Workspace と連携できる製品・サービスがベスト。その上で、“構築のしやすさ”と“使いやすさ”をポイントに候補の選定を行いました。

rakumo ボードをお選びいただいた理由についてお聞かせください。

6種類ほどの製品・サービスに絞り込んだのですが、その中でも rakumo ボードは特に魅力的でした。まずシステム管理者の視点では、運用に至るプロセスが容易であり、特殊なスキルがなくても構築できるという点が挙げられます。また、権限設定の柔軟性も大きなポイントでした。これにより、必要な情報を必要な人へ届けられるようになります。
ユーザーの視点で魅力だったのは、インターフェースの分かりやすさですね。デザイン自体も良く、「これなら誰でも直感的に使えそう」だと感じました。
もちろん機能面についても、理想的な社内ポータルを構築するのに十分な内容でした。的確にヒットする検索機能は弊社が抱えていた課題を払拭してくれますし、「グッジョブ！」やコメントも将来的に役立ちそうだと感じました。

導入フェーズについてお聞かせください。

2021年9月に Google Workspace のアカウントと同数の約1400IDを購入し、rakumo ボードの環境構築をスタートしました。このアカウント数には、協力会社や派遣社員なども含まれています。そして当時は Googleから「2021年12月に旧 Google サイトで作成された Webサイトが編集できなくなる」というアナウンスが出ていたため、それに間に合うよう11月20日に運用を開始しました。 rakumo ボード自体が持つ構築の容易さに加えて、Google Workspace との連携で権限設定も簡単に行えたので、比較的スムーズに移行できましたね。導入に際しては全社的な説明会を開催したほか、管理者向け・投稿者向け・閲覧者向けの各マニュアルも整備しました。

具体的な移行方法としては、旧 Google サイトに掲載されていた内容が約7000ページと非常に多かったため、直近1ヶ月分の投稿だけを rakumo ボードへ移し、残りの投稿に関してはhtmlをサーバ上に保存して検索できるシステムを現在構築中です。

導入時のサポート対応はいかがでしたか？

導入時には何度かサポートに問い合わせを行いましたが、弊社の要望に対して“できること”と“できないこと”を明確化した上で、できないことへの代替案を提示してくれたり、今後アップデートによる対応を検討してくれたりと、非常に安心感がありました。

導入された後の反応や手応えはいかがでしたか？

現場からは「とても見やすい・使いやすい」という声が挙がっています。検索機能で必要な情報を的確に探せるようになったのはもちろんですが、営業の現場などでは業務指示が多いため、各自にとって重要な投稿をすぐに見られる「スター」の付与機能も喜ばれています。より詳細な現場のニーズを収集するためにこれからアンケートを実施予定ですが、それ以前に導入から現在までで「不満の声や問い合わせがきていない」こと自体に、 rakumo ボードの優秀さを感じますね。

ヘルプデスクなど人の異動が多い部署では、どうしても閲覧権限を変更する機会が増加します。たとえば独立したシステムを導入した場合、権限を二重に変更する手間が発生してしまいますが、 rakumo ボード は Google Workspace と連携しているおかげで同期だけで済み、大変助かっています。

今後の取り組みについてお聞かせください。

現在はまだ一方通行の情報発信が多く、あえて「グッジョブ！」やコメントを解禁していません。しかし今後は、ナレッジの共有に関する社内方針を明確化した上で、コメントによる双方向コミュニケーションやナレッジ共有も視野に入れていきたいと考えています。また、問い合わせが想定されるような投稿についても、対応の幅が増えるのはありがたいですね。

ありがとうございました。