御社の企業概要を教えてください。

株式会社アルファ・コミュニケーションズ 代表取締役 大平康浩 様（以下、大平 様）:
1998年7月に設立した弊社は、システム開発やサーバの設計・構築、アプリ開発、クラウド環境構築などを手掛けている企業です。主にNTTデータグループのプロジェクトに参画しており、社員の大半を技術者が占めています。現在は社員51名のうち約8割がリモートワークですが、コロナ禍以前からお客さまのオフィスに常駐している社員が多数いる状況だったため、もともとインターネット経由での情報共有が基本となっています。

従来の環境と、その課題についてお聞かせください。

大平 様:
弊社では従来、オンプレミス環境でLinux版のグループウェアを利用していました。しかし、同製品について販売とサポートの終了が発表されたことから、契約が切れる2023年1月末に向けて、システムのリプレイスを検討し始めたのです。同製品のクラウド版へ乗り換える方法も考えましたが、データ移行のサポートがない状態だったため、それなら別の製品・サービスへ移行しても良いのでは、という結論に達しました。

製品・サービス選びで重視したポイントについてお聞かせください。

大平 様:
製品・サービス選びの基準としては、従来のグループウェアで使えていた各種機能を踏襲しつつ、弱点となっていたスマートフォン対応も補えることでした。こうした条件で各種製品・サービスを比較しながら、最有力候補に挙がったのがGoogle Workspaceです。
Google Workspaceは、必要な機能を一通り備えつつ、スマートフォン対応も非常に優れています。また、コロナ禍以降はWebミーティングの機会が増えたため、別ツールではなくグループウェアの一機能としてGoogle Meetが使えるのも魅力でした。

株式会社アルファ・コミュニケーションズ システム開発本部 マネージャ 竹渕剛史 様（以下、竹渕 様）:
さまざまな製品・サービスを比較しましたが、Webミーティングやチャット機能まで統合され、なおかつ使いやすさも兼ね備えたグループウェアはGoogle Workspaceくらいでした。しかし同時に、Google Workspaceだけでは細かい部分まで補えないことが分かり、それをサポートする製品・サービスの必要性も見えてきたのです。具体的にはワークフローと掲示板、社内ポータルの機能が足りておらず、スケジュール管理についても少し使いづらさを感じました。

株式会社アルファ・コミュニケーションズ システム開発本部 マネージャ 木戸友和 様（以下、木戸 様）:
ワークフローを必要とする理由としてはもうひとつ、貸与PC管理用アプリの存在があります。共有フォルダに入れたExcelファイルで管理する場合、どうしても編集時に管理漏れが発生してしまう可能性があるため、従来は旧グループウェアに付属するノーコードツールで貸与PC管理用のアプリを作成していました。これをGoogle Workspaceが備えるスプレッドシートとGoogleサイト、そして別途ワークフローがあれば実現できると考えたのです。こちらに関しては、エンジニア集団である弊社の強みを活かして「もし最終的に見つからなければ自分たちで作ってしまおう」といった感覚でしたね（笑）

rakumoのサービスをお選びいただいた理由についてお聞かせください。

大平 様：
別の製品・サービスと比較を行いましたが、まず印象的だったのがrakumoさんで提供されているポータルのサンプルでした。必要な情報が見やすくまとまっていて、とても使いやすそうに感じましたね。ワークフローと掲示板もありますし、rakumo カレンダーでGoogleカレンダーの弱点も補えます。まさにすべてが詰まっている理想的なサービスでした。そこで試用後に導入を正式決定し、2022年5月にGoogle Workspaceとrakumo Basicパックの利用を開始しました。

導入フェーズについてはいかがでしたか？

大平 様：
旧グループウェアが契約切れとなる2023年1月末までにすべて移行できればという感覚でしたが、実際には約2ヶ月程度でスムーズに移行できました。データに関しては、万が一の際に取り出せるようバックアップこそしていますが、業務に必要となる厳選されたデータのみを移行しています。旧グループウェアを十数年使い続けていたので、不要なデータを整理するという意味でも良かったと思います。
メールについてはGoogle Workspaceとrakumoの販売パートナーからアドバイスをいただき、ドメインをGoogle Workspaceへ完全移行するのではなく、現在のメールサーバを継続利用してGmailへ転送する形式を採用しました。弊社では協力会社などにもメールアドレスを発行することが多く、その度にGoogle Workspaceのアカウントが増減するのを防ぐためです。こうした技術力の高さは、最終的な販売パートナー選びの決め手にもなりました。

メールデータに関しては、個人単位で旧グループウェアからローカルのメールクライアントへエクスポートしつつ、必要なものだけGmailへ転送してもらいました。

rakumoのサポートは利用されましたか？

竹渕 様：
「rakumo もくもく会」に参加し、セミナーでワークフローを中心とした一通りの操作などを学ぶことができました。分かりやすい解説はもちろん、対応も親切かつ丁寧で大満足です。

導入された後の反応や手応えはいかがでしたか？

大平 様：
あらゆるところが便利になっていると感じます。ポータルは各種ガジェットで必要な情報を見やすく表示してくれますし、rakumo カレンダーはスケジュールが非常に見やすく、Googleカレンダーの弱点を見事に補ってくれています。

また、部署などを横断して自由にカスタムグループを作れるのが便利ですね。スケジュールからダイレクトにGoogle Meetが起動できるのも重宝しています。コロナ禍もあってGoogle Meetの活用が多くなったのですが、通話時間に制限がなくセッティングも容易なので、定例会議からちょっとした確認連絡まで手軽に活用しています。

従来は旧グループウェアにログインしてからメールやチャットなどの各種情報を確認していましたが、GmailなどGoogle Workspace関連のアプリを起動するだけですぐに見られるのも大きな魅力ですね。弊社ではお客さまのオフィスに常駐している社員が多く、たとえば金融系のお客さまでは、目の前にPCがあっても社外へのネットワーク接続が制限されているようなケースがあります。こうした場合、従来は出社前と帰宅後に自宅のPCでチャットを確認していたような状況でしたが、いまではスマートフォンからすぐにアクセスできます。これにより、メールやチャットなどのレスポンスが飛躍的に向上し、コミュニケーションも活発化しました。

木戸 様：
今回のリプレイスを機に、社員管理用のアカウントも切り替えました。従来環境ではActive Directoryと旧グループウェアのアカウントがあり、利用時にそれぞれログインする必要があったのですが、今回Google Workspace のアカウントへ切り替えたことで、管理面の手間を削減すると同時にユーザーの利便性向上も図れています。アクセスが容易になったことで、実際にグループウェアへのアクセス頻度もかなり高くなりました。

竹渕 様：
旧グループウェアではワークフローの承認ルートが単純なものしか作成できなかったのですが、rakumo ワークフローでは細かい申請経路の条件分岐設定が行えたり、運用権限を複数人に分けられたりと、大変使いやすくなっています。ポータルにガジェットを設置することで、申請の有無が迅速かつ簡単にチェックできるのも便利です。

rakumo ボードについては、正式な告知情報や記録に残しておきたい内容などを掲示するのに使っています。双方向コミュニケーションはチャットで行い、その中でまとまった重要な情報をrakumo ボードに投稿するようなイメージですね。いまではボード自体の数もかなり多くなっています。

今後の取り組みやご要望などがあればお聞かせください。

大平 様:
ポータルに設置できるガジェットをいっぱい出してほしいですね。現在はメールとファイル管理用のガジェットを自社開発していますが、ちょっと飾り気がなくて（笑） ポータルは情報共有の要になるので、便利なものが出たら積極的に採用していきたいと思っています。

竹渕 様:
Google Workspaceには組織全体としての共有ドライブがないので、現在は共有ユーザーのドライブに各個人が作成したデータを入れて、そのオーナー権限を変更することで対応しています。これで個人のドライブ容量は消費しなくなりますが、どうしても共有ユーザーのドライブが逼迫してしまうこともあり、そのうちユーザーの追加もしくはエディション変更が必要になるかもしれません。この辺りは今後の課題ですね。

ありがとうございました。