御社の企業概要を教えてください。

株式会社シー・エス・エス ホールディングス 代表取締役社長 佐川 学 様（以下、佐川様）:
シー・エス・エスグループは、主に金融系システム開発やWebアプリケーション開発などを手掛ける株式会社シー・エス・エスと株式会社リライフ・ジャパン、SaaSベースのBtoB向けコミュニティプラットフォーム「Qube」を運営する株式会社Qという3つの企業で成り立っており、これらグループ企業の管理部門を統括しているのがシー・エス・エス ホールディングスです。

従来の環境と、その課題についてお聞かせください。

佐川 様:
グループの母体となっているシー・エス・エスは、1976年に創業した企業です。老舗企業ではよくある話ですが、弊社も紙ベースの申請処理が多く、勤怠管理についてもExcelのフォーマットを印刷して月末に提出するなど、アナログな業務が数多く残っていました。しかも社員の約7割が取引先に常駐する勤務体制だったため、これらの業務をこなすためにオフィスへ出社するか、別要員に回収をしてもらわなければいけない状況でした。

株式会社シー・エス・エス ホールディングス グループ統括管理本部 グループ管理部 総務・デジタル管理課 統括課長 内布 好紀 様（以下、内布様）:
スケジュール管理もホワイトボードに行き先を記入し、「外出」や「直帰」などをマグネットで示すというアナログな手法でした。もちろんファイルサーバも昔ながらのオンプレミスです。メールに関してはオンプレミスからISP提供のサービスへ切り替えていたものの、Webメールの使い勝手が悪かったため、結局はメールクライアントでの送受信が主体となっていました。こうした状況を打開するべく、働き方改革の一環として、デジタル化を含むシステム刷新の検討を開始したのです。

製品・サービスの選定ポイントはどのようなものでしたか？

内布 様:
まずは役員のみで他社製のグループウェアを試してみたのですが、当時はスケジューラーに30分刻みでしか予定を入れることができず、実用性に欠けるため導入を断念しました。そこでもっと使いやすい製品・サービスはないかと探したところ、展示会や各種メディアで話題となっていた「Google Workspace（当時の名称はG Suite）」を見つけたのです。
Google Workspaceは、GmailやGoogle ドライブ、Google カレンダーなど弊社に必要な各種機能を備えていたものの、残念ながらワークフロー機能だけは標準で搭載していませんでした。そこで、Google Workspaceと連携できるワークフローを探し、rakumoさんのサービスに出会ったのです。

佐川 様:
弊社ではコストダウンおよび社内コミュニケーションの活性化という観点から、グループ企業および関連団体で会議室を共有しているのですが、rakumoさんが設備予約オプションを提供していたのも魅力でした。Google Workspaceを別ドメインで契約している場合でも設備共有ができるのは嬉しい限りです。

こうして弊社では、2018年2月にGoogle Workspaceおよび、rakumo ワークフロー / rakumo ボード / rakumo コンタクト / rakumo カレンダーがセットになった「rakumo ベーシックパック」、rakumo カレンダーの拡張ソリューションであるrakumo 設備予約オプションを導入しました。

導入フェーズについてはいかがでしたか？

内布 様:
導入はとてもスムーズで、混乱もなく短期間で本格稼働できました。システム開発がメインのため社内のITリテラシーが高いのもありますが、直感的に操作できるrakumoサービスの洗練されたUIも大きく影響していると思います。

導入された後の反応や手応えはいかがでしたか？

佐川 様:
まずGoogle Workspaceの導入で、メールのやり取りやスケジュール管理、ファイルサーバでのデータ共有などが大幅に効率化できました。また、社外向けにはまだMicrosoft Officeベースでのやり取りも残っていますが、社内に関してはほとんどスプレッドシートやドキュメントで完結しています。複数人での同時編集ができるのも非常に便利ですね。

内布 様:
rakumoサービスについては、rakumo ワークフローのおかげで決裁処理のスピードが従来と比べて圧倒的に上がりました。これまで1週間程度かかっていた処理が、わずか1～2日で済むようになったのはかなりの業務効率化といえます。また、承認者は外出先からでも手軽に処理ができますし、差し戻しも容易です。現在では購入顧客登録や身上異動届、単価などを記載した条件書類といった各種申請に活用しています。社外向けにはまだ一部で紙ベースの書類が残っているものの、社内に関してはスプレッドシートやドキュメントの利用と合わせて、ほぼペーパーレス化が実現できました。

rakumo カレンダーは、誰でも直感的に使えるUIがいいですね。部署間をまたぐメンバーのスケジュールを確認しやすい「カスタムグループ機能」も便利です。また、rakumo 設備予約オプションのおかげで、Google Workspaceを別ドメインで契約している環境でも共有の会議室予約がスムーズに行えるようになり、企業の壁を越えた緊密なコミュニケーションが生まれるようになりました。

佐川 様:
そのほか、新型コロナウイルス感染症の影響が深刻化する中、Google Workspaceとrakumoサービスを導入していたおかけで、スムーズにリモートワーク環境へ移行できたのも大きなメリットといえます。

最後に、デジタル化を進める企業の皆さんにメッセージをお願いします。

佐川 様:
今回の働き方改革では、Google Workspaceとrakumoサービスの導入以外にも、勤怠管理や会計ソフトウェアの新規導入、オフィス改装・分室移転統合にともなう共有会議室の増加とフリーアドレス制の採用、さらには一部を除く支給端末をデスクトップPCからノートPCへと変更するなど、さまざまな改革を行いました。こうした取り組みの結果、業務効率化と生産性の向上、社内コミュニケーションの活性化、ペーパーレス化などを実現したことに加えて、2019年12月に厚生労働省の「くるみん認定」を、2020年7月には「トモニン認定」を取得できたのです。より働きやすい職場環境を構築できたのも、rakumoさんをはじめとした皆さまのおかげです。

そして今後は、ペーパーレス化によって生まれるデータの蓄積と管理、さらにはこれらを活用するためBIツールを用いた情報の可視化・活用にも注力していく予定です。

ありがとうございました。