Google Workspace で、社内外のデータ共有にもう悩まない！

社内外のメンバーと仕事を進めるとき、データの共有がスムーズにできずにもどかしい思いをした、という経験はありませんか？

スピード感が求められるビジネスシーンで、データ共有につまずくとストレスを感じてしまいますよね。
今回は、Google Workspace を活用した、そんなお悩み解決のヒント集をご紹介します。
Google の便利な機能を上手に駆使して、業務時間を短縮しましょう。

ファイルの共有方法を変えれば業務がスムーズに

もし、あなたの会社がまだ Google Workspace を導入していないのなら、データの共有のためにかけなくてもいい手間をかけているのかもしれません。
ファイルの共有方法を変えるだけで、今まで感じていたちょっとしたストレスを解消できる可能性があります。

社内外のコラボの成功の秘訣はデータ共有にあり

容量の大きなデータを送ろうとしたのにエラーをしてしまう、作成した資料のリテイクが多くてどれが資料の最新版かどうかわからない…。
こういったことが細かいアクシデントが積み重なると、プロジェクトの進行に支障をきたしかねません。
効率よくデータを共有して、大事な時間を本質的な業務に充てることがプロジェクト成功の鍵を握っているかもしれません。

ファイル共有、お悩みビフォアアフター

ここからは、ファイル共有のお悩みビフォアアフター集をご紹介します。
事例として紹介するのは、雑誌、書籍の発行や、Web メディアを運営するらくらく出版社。
データを社内外の人とやり取りをする機会が多いため、以前はデータ共有に苦労していたそうです。

Word で原稿を納品してもらっているけど、リテイクが重なるとファイルの数が増える

雑誌編集の仕事をしています。
ライターさんに Word で原稿を納品してもらっているのですが、リテイクが重なるとバージョン違いの原稿が複数存在することになるので、ファイルの数が膨大になってしまいます。
間違って古い原稿で進めてしまわないよう、逐一確認しなきゃいけないのも気を使うんですよね。
あと、原稿をメールからダウンロードして後になってあのデータどこに置いたっけ…？ となるのもちょっとしたストレスです。

【Google ドキュメントを使えば1つのファイルで完結】

複数名でドキュメントのファイルを閲覧、編集する場合は Google ドキュメントがおすすめです。
オンラインのツールなので、複数のユーザーが別の場所にいても同時にひとつのドキュメントを編集することもできます。

また、Google ドキュメントは更新履歴データにアクセスすることもできるため、さかのぼって過去の状態に復元することも可能です。仕事上、パソコンで文書を作成する機会がよくある方ならば、きっと一度は経験したことがある 「保存に失敗した！」 「間違ったデータを上書きしてしまった！」 というアクシデント。Google ドキュメントを使えばもうそんなミスは犯しません。

関連記事 ： Google ドキュメントの基本や使い方、裏技など

原稿のフィードバックをリアルタイムに確認したい

Web メディアで広告を制作をしています。
タイトなスケジュールで作業をしているときは、なんといってもスピード感が求められますよね。
一番の山場である 「クライアントの原稿チェック」 → 「フィードバック対応」 のフローをもっと時間短縮する方法ってありませんか？

【Google ドキュメント で別ユーザーのフィードバックをリアルタイムで確認】

クラウド上でファイルを管理する Google ドキュメントなら、1つのファイルを複数のユーザーで閲覧・編集できるので自分以外のユーザーが入れたコメントをリアルタイムに確認することが可能です。
内容が更新されたら即時に反映されるので、時間をロスすることなくファイルを修正することもできますよ。
別の場所で仕事をしていても、まるで同じ空間にいるかのような感覚で作業できそうですね。

関連記事 ： Google ドキュメントの基本や使い方、裏技など

Excel で進捗を管理しているけど、逐一共有するのがわずらわしい

書籍を編集する仕事をしています。
社外の人と仕事をするとき、ガントチャートを Excel で作成して共有しているのですが、日々の進捗を逐一共有するのがちょっとわずらしい。
こっちで更新したものがリアルタイムにガントチャートに反映されて、それを見てもらえるようにできたら楽なんだけど。

【日々変わる進捗状況はスプレッドシートで共有】

プロジェクトの管理など、スケジュールを複数のユーザーで共有するなら、Google スプレッドシートがおすすめです。
Google スプレッドシート で作成したデータは、オンライン上で Google ドライブに保存され、ドキュメントと同様入力したすべての変更内容が自動的に保存されます。
その内容はリアルタイムで他のユーザーも見ることができるので、日々進捗の状況が更新されるガントチャートとの親和性も高いのです。
また、新しく追加されたガントチャートを自動的に作成できる 「タイムラインビュー」 機能の活用もおすすめですよ。

関連記事 ： スプレッドシートでプロジェクトの進行管理！ タイムラインビュー機能とは

取引先のシステムの関係で重い添付ファイルが送れない

書店営業をしています。
POP の見本画像を書店の担当者にメール送ることがあるのですが、容量が大きいファイルだと取引先のシステムの都合で送れないことがあります。
仕方がないので無料のファイル送信サービスを利用して送っているですが、送るのも、見ていただくのもちょっと面倒なので、その手間を解消できたらなあっていつも思います。

【Google ドライブ ならリンクでデータの共有可能】

会社によっては、送受信できるメールのデータ容量に制限がある場合があるため、そうなってしまうとデータを送るのも一苦労ですよね。
そんな時には、Google ドライブでのデータ共有が便利です。
ファイルやフォルダを Google ドライブ にあげたら、共有アイコンをクリックして (またはメールアドレスを入力して) リンクを共有すれば他のユーザーもダウンロードすることが可能になります。
メール添付で物理的にファイルを送る必要がないので、メールの容量を気にする必要もありません。

関連記事 ： Google ドライブの使い方 ＆ 他サービスとの比較

PowerPoint で作成している仕様書を常に最新にしておきたい

Web メディアの開発の仕事をしています。
PowerPoint にサイトの仕様がまとめてあるんですが、仕様に変更が入ると、その度にメールで新しい PowerPoint が送られてきます。
毎回ダウンロードして、最新のものを手元に置くようにしてるんですが、複数のメンバーがプロジェクトに関わっているので、全員がちゃんと最新の仕様書を見てるのか気になることがあります。

【内容が頻繁に変わるものは Google スライド でデータを一元管理】

仕様には変更がつきもの。気づいたらバージョン〇〇と書かれた仕様書がパソコンに散乱している、なんてことはありませんか？
度々内容が変わるようなファイルは Google スライドで作成してメンバーで共有しましょう。
変更があってもメンバー全員が常に新しい内容を見られるようになるので、間違って古いバージョンを見ながら作業をしてしまった、というトラブルが回避されます。

関連記事 ： Google スライドを活用してプレゼンで差をつけよう

大量の写真を複数のメンバーで閲覧できるようにしたい

総務の仕事をしています。社内イベントなどで撮った大量の写真を安全に社内で共有したいんですが、なにかいい方法はありませんか？
できればサムネイルも表示されるような、見やすいものがありがたいのですが…。

【写真は Google フォトにアップして安全に共有】

Google フォト では、写真をアップしたらアルバムを作成して、アルバムの単位で写真を共有することができます。
アルバムを共有したいときはアルバムの URL をコピーしてメールなどで送るか、ユーザーのメールアドレスを入力します。
編集権限を与えられたユーザーはアルバムを閲覧するだけでなく写真を追加をすることもできるので、複数のユーザーから写真を集めて1つのアルバムを作成することも可能です。

費用をかけずに社外のプロジェクトメンバーを含めたメーリングリストを作りたい

人事の仕事をしています。
人材採用のホームページを外部に発注しているので、もろもろのやり取りのために社外メンバーも含めたメーリングリストを作りたいと思っています。
できれば費用をかけずに、自分で簡単にメーリングリストを作れたら良いのですが…。

【Google グループ なら、社外のメンバーも含めたメーリングリストが作れる】

Google グループでメーリングリストを配信するには、ユーザーを招待して、グループを作成します。
グループを立ち上げる際、グループアドレスを作成することができるので、そのアドレス宛にメールを送ればメンバー全員にメールが配信される仕組みになっています。
無料かつ簡単にメーリングリストを作ることができるのでぜひ Google グループを活用してみましょう。

参考ページ ： メーリングリストも簡単に作成できる！ Google グループを使ってみよう

まとめ

無駄な時間を削減するには、 Google Workspace の活用が有効です。
Google Workspace を利用すれば、データは全て Google のクラウドで一元管理できるのでデータを扱う負担が劇的に軽減されます。
ぜひ今回ご紹介したようなケースでお悩みの場合は、 Google Workspace の導入を検討してみましょう。

限りある時間を効率的に使って、ぜひプライベートの時間も充実させてくださいね。