埼玉高速鉄道株式会社

業種:鉄道業 規模:100~500人 導入内容: rakumoカレンダー / rakumoコンタクト / rakumoボード / rakumoワークフロー

地域情報の全社共有と、ペーパーレス会議を実現! rakumoで構築した扱いやすい情報共有基盤とは

埼玉高速鉄道はシステム運用の側面からクラサバ型からクラウド型へとシフト。同時に情報共有基盤として G Suite とrakumoの各サービスを採用しました。これにより、同社の情報共有は一気に加速。掲示板の活性化や、ペーパーレス会議を実現しています。

課題 : 管理負荷が少なく、全社で使える情報共有基盤システムの構築

決め手 : インターフェイスの大幅な改善と誰でも使える掲示板機能の提供

導入効果 : 地域情報の全社共有の活性化および各種会議のペーパーレス化の実現

埼玉高速鉄道株式会社 インタビュー

管理負荷が少なく、全社で使える情報共有基盤システムの構築

御社の企業概要をお聞かせください。

西倉 様(以下、敬称略):
埼玉高速鉄道株式会社は埼玉県では初となる地下鉄を運行している企業です。1992年に設立され、鉄道の準備期間などを経て2001年に開業しました。浦和美園から赤羽岩淵を結ぶ14.6 km の区間で、駅数は8駅となります。

2002年にFIFAワールドカップがありましたが、その時の競技会場の一つ「埼玉スタジアム2002」への来場者を運ぶという目的がありました。 当路線も歴史を重ね、もうすぐ20周年を向かえるということになりますね。

埼玉高速鉄道株式会社 総務部 サービス向上課長

西倉 靖 様

以前からrakumo製品をお使いと聞いていますが、どのような背景からご導入されたのですか?

西倉:
rakumo製品を使い始めたのは2016年からですね。弊社はそれ以前のシステムはいわゆるクライアントサーバ型の物を使っていました。しかしライセンスフィーやシステム管理の負担が大きかったのです。企業規模的に情報システム部というものを持たないので、最終的には私たち総務部が管理を担当していました。通常業務の他にシステム管理というのはとても大変でしたので、もっと管理しやすいシステムを構築しようということでクラウド型のシステムへの移行を考えたのです。

鉄道という業務形態から、本社と施設部門や駅などの現業担当でニーズが異なっていたこと、また、業務指示や通達なども紙や口頭で行われることが多く、以前使っていたグループウエアは3、40名の利用にとどまっていました。 全社員がアカウントを持つことによる情報の平準化を図る中で、情報共有基盤システムをクラウド上で構築するのが最適な選択だと考えました。

今まで慣れていたものからいきなり変えてしまうと抵抗感が出てしまいます。そこで個人的にも使われている Gmail や Googleカレンダーなら自然に使えるだろうということで G Suite を導入することに決めました。しかし、試験的に運用する中で、Googleカレンダーが組織で使うにはインターフェイス的に使いづらかったので、あるイベントで情報収集している際に教えてもらった rakumoさんに相談したというのがきっかけでしたね。

インターフェイスの大幅な改善と誰でも使える掲示板機能の提供

現在よく使われているサービスは何になりますか?

倉林 様(以下、敬称略):
rakumoカレンダーと rakumoボードは、会社にとって欠かせないツールになっています。この二つは全社員が出社したらすぐに開いてみる習慣がついているほどです。導入当初から Googleカレンダーではなく、 rakumoカレンダーを使ってもらうことにしましたが、インターフェイスの親和性や容易な操作性などもあって、初期のころからトラブルもなく、自然に浸透していきましたね。

rakumoボードは通常の業務連絡のほか、当社線沿線の情報などを全社で共有するのに役立っています。現地の情報に最も詳しいのは各駅で勤務する社員ですので、お弁当屋さんができたといったちょっとしたものから、大きなマンションの入居が始まった等の大きな情報まで幅広く、みんなが発信しています。

埼玉高速鉄道株式会社 総務部 サービス向上課

倉林 ひかり 様

各部署専用のボードも作られていて、電車の乗務員が運転しているときに気が付いたことなどを情報共有したりしています。業務改善のアイデアになることも多く、大きな意味で気づきを得る使い方もできていると思います。

西倉:
弊社は鉄道会社ですがお客様を運ぶだけでなく地域のこともよく知ろうと常にアンテナを巡らせています。そういった部分では rakumoボードによって良い情報共有ができていると思っています。

rakumoワークフローはご活用いただいていますか?

倉林:
現在の rakumoワークフローの使い方ですが、お客様からの問い合わせがあった際の回答文を作るときに利用しています。対応部署が回答案を作り、それを関連部署にワークフローで回覧します。そして内容を監査して承認が得られればそれをお客様に回答するといった流れです。

西倉:
rakumoワークフローは稟議や申請といった業務に使いたかったのですが、当社の場合、その手の書類がすべて定型化されていてデジタル化が難しい面があるのです。今後、改善していきたい課題ですね。

また、rakumoコンタクトは社内連絡先の確認用として使っています。弊社も組織変更が度々あるので、その際の混乱を最小限にすることはできていますね。

地域情報の全社共有の活性化および各種会議のペーパーレス化の実現

rakumo製品を使って何が一番改善されたとお感じですか?

西倉:
社内の情報共有という面では圧倒的に加速させることができたと思っています。また、定例会議などで使う紙が圧倒的に減りました。情報共有が進んだという面が大きいですが、情報共有基盤に rakumo や Googleドライブなどがあるので、各種データはそこから拾ったり、事前にメールなどに添付したりして共有すればよいので、とても楽です。

以前は紙に印刷して参加者に配っていましたが、今では全員が Chromebook を持参して同じデータを見て会議をするので会話もスムーズです。特に会議ではペーパーレス化ができていると思いますよ。

御社の今後の抱負をお聞かせください。

西倉:
現業部門があるため、なかなかテレワークは実現できないのですが、リモートオフィスという意味でテレビ会議を取り入れようと思っています。先日も Hangouts Meet を使った課長級会議をしてみたのですが、結構うまくいきました。これを契機に、少しずつでもリモートオフィスを進めていきたいですね。

ありがとうございました。

(取材時期:2020年3月)

会社名:埼玉高速鉄道株式会社

代表者:荻野 洋

資本金:1億円

URL:https://www.s-rail.co.jp/

事業内容:

  1. 鉄道事業法に基づく第一種鉄道事業
  2. 不動産の売買、賃貸借、仲介、管理
  3. 一般土木建築工事の企画、設計及び施工 等

従業員数:217名(2020年4月現在)

まずはお気軽に無料トライアルをお試しください。

同じ製品を含む導入事例

rakumoをもっと知る

  • お気軽に無料でお試しください
  • 資料をダウンロード
  • 働き方改革資料をダウンロード