御社の企業概要をお聞かせください。

以前からrakumo製品をお使いと聞いていますが、どのような背景からご導入されたのですか？

西倉:
rakumo製品を使い始めたのは2016年からですね。弊社はそれ以前のシステムはいわゆるクライアントサーバ型の物を使っていました。しかしライセンスフィーやシステム管理の負担が大きかったのです。企業規模的に情報システム部というものを持たないので、最終的には私たち総務部が管理を担当していました。通常業務の他にシステム管理というのはとても大変でしたので、もっと管理しやすいシステムを構築しようということでクラウド型のシステムへの移行を考えたのです。

鉄道という業務形態から、本社と施設部門や駅などの現業担当でニーズが異なっていたこと、また、業務指示や通達なども紙や口頭で行われることが多く、以前使っていたグループウエアは3、40名の利用にとどまっていました。 全社員がアカウントを持つことによる情報の平準化を図る中で、情報共有基盤システムをクラウド上で構築するのが最適な選択だと考えました。

今まで慣れていたものからいきなり変えてしまうと抵抗感が出てしまいます。そこで個人的にも使われている Gmail や Googleカレンダーなら自然に使えるだろうということで G Suite を導入することに決めました。しかし、試験的に運用する中で、Googleカレンダーが組織で使うにはインターフェイス的に使いづらかったので、あるイベントで情報収集している際に教えてもらった rakumoさんに相談したというのがきっかけでしたね。

現在よく使われているサービスは何になりますか？

各部署専用のボードも作られていて、電車の乗務員が運転しているときに気が付いたことなどを情報共有したりしています。業務改善のアイデアになることも多く、大きな意味で気づきを得る使い方もできていると思います。

西倉:
弊社は鉄道会社ですがお客様を運ぶだけでなく地域のこともよく知ろうと常にアンテナを巡らせています。そういった部分では rakumoボードによって良い情報共有ができていると思っています。

rakumoワークフローはご活用いただいていますか？

倉林:
現在の rakumoワークフローの使い方ですが、お客様からの問い合わせがあった際の回答文を作るときに利用しています。対応部署が回答案を作り、それを関連部署にワークフローで回覧します。そして内容を監査して承認が得られればそれをお客様に回答するといった流れです。

西倉:
rakumoワークフローは稟議や申請といった業務に使いたかったのですが、当社の場合、その手の書類がすべて定型化されていてデジタル化が難しい面があるのです。今後、改善していきたい課題ですね。

また、rakumoコンタクトは社内連絡先の確認用として使っています。弊社も組織変更が度々あるので、その際の混乱を最小限にすることはできていますね。

rakumo製品を使って何が一番改善されたとお感じですか？

西倉:
社内の情報共有という面では圧倒的に加速させることができたと思っています。また、定例会議などで使う紙が圧倒的に減りました。情報共有が進んだという面が大きいですが、情報共有基盤に rakumo や Googleドライブなどがあるので、各種データはそこから拾ったり、事前にメールなどに添付したりして共有すればよいので、とても楽です。

以前は紙に印刷して参加者に配っていましたが、今では全員が Chromebook を持参して同じデータを見て会議をするので会話もスムーズです。特に会議ではペーパーレス化ができていると思いますよ。

御社の今後の抱負をお聞かせください。

西倉:
現業部門があるため、なかなかテレワークは実現できないのですが、リモートオフィスという意味でテレビ会議を取り入れようと思っています。先日も Hangouts Meet を使った課長級会議をしてみたのですが、結構うまくいきました。これを契機に、少しずつでもリモートオフィスを進めていきたいですね。

ありがとうございました。