失敗しない！ プロジェクトスケジュールの作成・管理・共有の方法は？

プロジェクトの進め方

プロジェクトが成功するかどうかは開始前にかかっているといっても過言ではありません。そのため、まずはしっかりと計画を立ててから進めることが肝心です。まずは、プロジェクトの進め方を開始前から説明します。

目的・目標の確認

プロジェクトでは目的や目標が大切です。「何を実現するのか」といった点を明確にし、メンバー全員でしっかりと共有しましょう。プロジェクトでは、QCD（品質・コスト・納期）を守ることは絶対とされていますが、それだけでは不十分だといえます。「何を実現するためにこのプロジェクトが求められているのか」までを把握しないことには、本当に求める成果は上げられないのです。プロジェクトの目的や目標を洗い出し、「誰が、どこで、どのように、いつまでに」といった実行計画を練ります。

タスクの洗い出し・定義

プロジェクトの目標や目的が確認できると、次は作業タスクを細分化していきましょう。作業タスクをどう切り分けるかは難しいポイントの1つですよね。そのため、とりあえずスケジュール管理がしやすいように分解することから始めます。作業タスクは、とにかくすべてを洗い出すというのもポイントです。作業全体をしっかりと把握し、作業タスクリストを作成しながら、抜けや漏れのないように気を付けます。さらに、ダブりがないことにも注意してタスクを定義していきましょう。

タスクの関係性の把握と順序づけ

タスクの洗い出しが終わると、タスク同士の関係性を把握して順序付けを行います。これは、スケジュールを正確に引くために重要な作業です。洗い出したタスクのスケジューリングの際、タスクを手順に沿って並べることもありますよね。しかし、はじめに「タスク間の依存関係」を明らかにしないことには、後々スケジュールが崩壊する可能性が高くなります。例えば、タスクAが終了しないことにはタスクBが開始しない場合、この2つのタスクには依存関係があるといえるでしょう。依存関係にあるタスクは、作業の優先順位を考える必要があるのです。このように、スケジュールはタスクの関係性を勘案して作成しなければなりません。

スケジュールの決定・作成

洗い出したそれぞれのタスクは、所要時間を考えて決めた順位に沿ってスケジューリングをします。このとき、推定される所要時間とは別に、悲観的な数値に基づく見積もりも作っておくのがよいでしょう。そうすることで、遅延リスクが抑えられるのがメリットです。また、最初のスケジュール作成では勘で工数を見積もらないことも失敗しないコツだといえます。プロジェクトによって工数には違いがあり、未経験の作業ではどのくらいの工程がかかるかが分からないことも多いですよね。その場合には、勘を頼りにするのではなく、経験者の意見を聞いてみる、あるいは、経験があるタスクまで作業を細分化して見積もるようにしましょう。いずれにしても、根拠のない工数見積もりは避けることが肝心です。

プロジェクト開始

プロジェクト開始後には予期せぬトラブルなどでスケジュールが押してしまうことがめずらしくありません。どれだけ綿密な計画を立てたとしても、スケジュールの変更は起こり得ます。そんなときでも、焦らないことが肝心です。スケジュールのベースラインと実績報告を比較し、遅れの兆候をいち早くキャッチするようにしましょう。問題の発生に素早く気付けると原因が追求でき、改善が図れるのです。そのためには、プロジェクトの進捗は常に把握し、成果物の確認もしておきます。

プロジェクト管理の「ガントチャート」

プロジェクトのタスクやスケジュール管理には「ガントチャート」が便利です。ガントチャートは、横軸に日付、縦軸にタスクを記入する表で、各タスクの予定や進捗が一覧できます。タスクそれぞれの関係性が分かるのが特徴で、重要なタスクが視覚的に把握できるのが魅力でしょう。また、ガントチャートを見るだけでプロジェクトの遅れの原因も分かるのです。エクセルで作るケースも多くみられますが、作成ツールを使うと簡単に作れ、共有しやすい点もメリットになります。

プロジェクトのスケジュール管理の注意点

時間をかけてスケジュール表を作成しても、参照されず、形骸化してしまうことはめずらしくありません。最初にどれだけ確実性が高いと考えられるスケジュールを作成しても、予定が動くこともあるでしょう。共有や更新が面倒であれば、最新の状態に更新するのを億劫に感じることが多く、放置してしまうケースもみられます。また、変更後にメールで最新のエクセルファイルを送るといった手順など、更新に手間がかかる場合には、スケジュール表が使われなくなることもあるでしょう。さらに、チームのメンバーに「スケジュールを最新の状態に保たなければならない」といった意識が浸透していない場合にもスケジュールが更新されにくくなります。更新のしやすいツールを用意し、スケジュール管理の重要性について、メンバーの理解を深めることが大切です。

プロジェクトのスケジュール管理のポイント

スケジュールの管理や共有がうまく機能すると、プロジェクトは成功しやすくなります。ここからは、プロジェクトで結果を出すための、スケジュール管理のポイントを紹介しましょう。

リアルタイム更新・共有ができる

スケジュールの更新や共有が難しい場合には、スケジュール管理がうまくいかないケースが多くみられます。この問題を解決するには、更新や共有がしやすい仕組みを採用するのがよいでしょう。また、メンバーがスケジュール表を「最新のものである」と信用していないケースでもスケジュール管理は機能しません。そのため、最新のものへと更新されている旨をメンバー全員に周知させることも大切です。

エクセルで作成する場合には、スケジュール表を共有フォルダーに置いておくのがベターでしょう。その際、フォルダーは深い階層ではなく遷移しやすい場所に作成するのがポイントです。さらに、更新の度に新しいファイルを作るのではなく、既存のファイルに上書き保存するなどの工夫をします。複数人で編集や閲覧ができる共同編集機能なども、積極的に使いましょう。そのほか、リアルタイムでスケジュールの変更を共有することも大切です。出先で変更があった場合でも、社外から更新・確認ができるような仕組みにしておくと更新のし忘れが防げます。

全員で共有する

プロジェクトの進捗はメンバー全員で把握することが重要です。順調に進んでいるのか、遅れているのかが全員で把握できていないことには、効率よく業務が進められないでしょう。また、スケジュールの認識にはズレがないようにも気をつけます。例えば、期日までに「具体的にどこまで完成させておくべきか」などについても共有しておかなければなりません。プロジェクトを進めていく中で、誰がどの部分で行き詰まっているのかを知ることは非常に重要です。それが分かることで、手が空いている人が助けを申し出ることも可能でしょう。状況はできるだけ共有し、チーム間で介入できるようにしておくのが理想です。

更新・共有しやすいスケジュールを作成するには

更新・共有しやすいスケジュールはどのように作成すればよいのでしょうか。ここからは、スケジュールの作成方法を具体的に説明します。

エクセルで作成・管理する

スケジュールの作成・管理にエクセルを使う企業は少なくないでしょう。エクセルでのガントチャート作成や、エクセルのカレンダーテンプレートを使ったスケジュール作成は一般的ともいえる方法です。エクセルはさまざまなシーンで活躍するソフトのため、使い慣れ、扱いやすいと感じる人が多くみられます。また、共有フォルダーを作成すると、チーム全員で共有できて便利ですよね。ただ、エクセルで作成したスケジュールは、プロジェクト始動後に更新しづらいと感じることがめずらしくありません。タスクがなくなったときや変更があった場合に、エクセルを編集するのは大変な作業だといえます。管理者の工数が増えてしまうことから、エクセルでのスケジュール作成・管理はお勧めできません。

オンラインのツールを使う

オンライン上にもスケジュール管理ができるツールがたくさんあります。それらを活用すると、更新や共有がしやすくなるでしょう。Google のクラウド型グループウェアである Google Workspace（旧：G Suite） は使い勝手がよく、お勧めのうちの一つです。Google Workspace は Google スプレッドシートや Google カレンダーなど、複数のアプリケーションで構成されています。インターネット環境があればどこからでも確認や編集ができます。リアルタイムでの更新も可能なことから、素早くスケジュールが修正できるのも魅力でしょう。Google スプレッドシートは自動保存されるため、いつでも最新の状態で共有が可能です。ファイルをメールに添付する必要もないので、エクセルのような更新のしづらさを感じることがありません。

※ Google Workspace とは

さらに、最新の情報が維持され、URLを知っているだけで誰でも見られる点も魅力ですよね。クラウドを活用しているため、パソコンだけでなくタブレットやスマホなどの端末でも確認や更新ができ、手軽に使えます。スケジュールに特化したツールを利用するのも1つの方法ですが、Google Workspace のようなグループウェアの場合には、ストレージに資料をまとめ て保管できるなどの幅広い使い方ができますので、非常に便利だといえます。

Google Workspace 連携の「rakumo カレンダー」

プロジェクトの進行管理は、専門のツールや上記の Google スプレッドシートでできますが、プロジェクトメンバーのスケジュール共有・調整する場合は、Google Workspace と連携した「rakumo カレンダー」は非常に便利なアプリケーションです。Google カレンダーは使いやすいとされていますが、個人主義の海外製のため、自分以外のスケジュールを見る場合には、対象者個人を都度検索や選択をする必要があります。その点、rakumo カレンダーは、Google カレンダーをさらに使いやすく再デザインしているのが特徴です。rakumo カレンダーでは、階層型組織のツリー構造から人を選択でき、プロジェクト単位でメンバーをまとめたスケジュール管理・共有が可能になります。自分でグループを作ってタブ固定もできるなど使い方の幅も広げられ、自由度が高まりますね。スケジュール管理・共有には rakumo カレンダーを活用ください。

Google Workspace の機能不足を補うことで大幅な業務効率化を実現

株式会社モスフードサービス 様

プロジェクトのスケジュール管理は更新・共有のしやすさがカギ

プロジェクトではスケジュールの管理が非常に重要ですが、何度も変更が加わることがめずらしくなく、骨の折れる作業です。しかし、更新と共有がしやすいツールを利用すると、管理者の負担を大幅に減らせるようになります。Google スプレッドシートであれば、クラウドなのでどの端末でも確認・更新ができ、いつでも最新の状態で共有できます。また、プロジェクトメンバーのスケジュール共有・調整には、「rakumo カレンダー」がお勧めです。プロジェクト毎にメンバーの状態が、すぐに確認できます。それぞれに適したツールを使いこなすことが、プロジェクトを成功へと導くカギとなってくれるでしょう。