失敗しない！ プロジェクトスケジュールの 「作成 ・ 管理 ・ 共有」 を成功させる方法

プロジェクトの進め方

プロジェクトの成否は、その開始前の準備段階でほぼ決まると言っても過言ではありません。綿密な計画を立ててから実行に移すことが、成功への最も重要な一歩です。

ここでは、プロジェクトを開始する前の段階から、具体的な進め方について解説します。

ステップ1 ： 目的・目標の確認とQCDの最適化

プロジェクトでは目的や目標が大切です。 「何を実現するのかこのプロジェクトが求められているのか」 といった点を明確にし、メンバー全員でしっかりと共有しましょう。

一般的に、プロジェクト管理では QCD （品質 ・ コスト ・ 納期） を守ることが絶対とされます。しかし、真に求められる成果を上げるためには、 QCD を守るだけでなく、 「誰が、どこで、どのように、いつまでに」 といった実行計画が、目的達成に最適化されているかを確認しなければなりません。

最初にこの大前提を共有することで、後続のタスク定義や優先順位づけがブレることがなくなります。

ステップ2 ： タスクの網羅的な洗い出しと WBS の適用

目的が明確になったら、目標達成に必要な作業をすべて洗い出し、細分化 （タスク定義） します。この工程では、プロジェクト全体をしっかり把握するために、抜けや漏れ、ダブりがないように作業タスクリストを作成することが重要です。

タスクの細分化には、 WBS （Work Breakdown Structure ： 作業分解構造図） の考え方が役立ちます。作業全体を階層的に分解し、スケジュール管理がしやすいレベルまで落とし込むことで、作業の全体像が掴みやすくなり、未定義のタスクを発生させるリスクを低減できます。

ステップ3 ： タスクの依存関係の把握と適切な順序づけ

洗い出したタスクは、そのままスケジュールに落とし込むのではなく、タスク間の依存関係を明確にし、適切な順序付けを行う必要があります。この依存関係を無視してスケジュールを組むと、後からスケジュールが崩壊する可能性が極めて高くなります。

例えば、 「タスクB」 が 「タスクA」 の成果物がないと開始できない場合、この2つのタスクには 「順序依存」 があります。このようなタスクの依存関係や優先順位を勘案し、並び替えを行うことで、無理のない、現実的なスケジュールを作成する土台が完成します。

ステップ4 ： スケジュールの決定 ・ 作成

タスク一つひとつの所要時間を見積もり、スケジュールを決定します。プロジェクトのスケジュール決定が失敗する大きな原因の一つが、 「根拠のない勘」 に基づく工数見積もりです。

経験のない作業や未経験のプロジェクトでは、勘を頼りにするのではなく、経験者の意見を聞くか、作業をさらに細分化して見積もりを行うなど、客観的な根拠に基づいた工数設定が肝心です。

また、予期せぬトラブルや遅延リスクを吸収するため、推定される所要時間とは別に、リスクバッファ （余裕時間） を必ずスケジュールに組み込んでおくことで、遅延リスクを抑えることができます。

プロジェクトを開始したら

プロジェクト開始後には予期せぬトラブルなどでスケジュールが押してしまうことがめずらしくありません。どれだけ綿密な計画を立てたとしても、スケジュールの変更は起こり得ます。そんなときでも、焦らないことが肝心です。

スケジュールのベースラインと実績報告を比較し、遅れの兆候をいち早くキャッチするようにしましょう。問題の発生に素早く気付けると原因が追求でき、改善が図れるのです。そのためには、プロジェクトの進捗は常に把握し、成果物の確認もしておきます。

プロジェクト管理の 「ガントチャート」

プロジェクトのタスクやスケジュール管理には 「ガントチャート」 が便利です。

ガントチャートは、横軸に日付、縦軸にタスクを記入する表で、各タスクの予定や進捗が一覧できます。タスクそれぞれの関係性が分かるのが特徴で、重要なタスクが視覚的に把握できるのが魅力でしょう。

また、ガントチャートを見るだけでプロジェクトの遅れの原因も分かるのです。 Excel で作るケースも多くみられますが、作成ツールを使うと簡単に作れ、共有しやすい点もメリットになります。

プロジェクトのスケジュール管理の注意点

時間をかけてスケジュール表を作成しても、参照されず、形骸化してしまうことはめずらしくありません。最初にどれだけ確実性が高いと考えられるスケジュールを作成しても、予定が動くこともあるでしょう。

共有や更新が面倒であれば、最新の状態に更新するのを億劫に感じることが多く、放置してしまうケースもみられます。また、変更後にメールで最新の Excel ファイルを送るといった手順など、更新に手間がかかる場合には、スケジュール表が使われなくなることもあるでしょう。

さらに、チームのメンバーに 「スケジュールを最新の状態に保たなければならない」 といった意識が浸透していない場合にもスケジュールが更新されにくくなります。更新のしやすいツールを用意し、スケジュール管理の重要性について、メンバーの理解を深めることが大切です。

プロジェクトのスケジュール管理のポイント

スケジュールの管理や共有がうまく機能すると、プロジェクトは成功しやすくなります。ここからは、プロジェクトで結果を出すための、スケジュール管理のポイントを紹介しましょう。

リアルタイム更新 ・ 共有ができる

スケジュールの更新や共有が難しい場合には、スケジュール管理がうまくいかないケースが多くみられます。この問題を解決するには、更新や共有がしやすい仕組みを採用するのがよいでしょう。

また、メンバーがスケジュール表を 「最新のものである」 と信用していないケースでもスケジュール管理は機能しません。そのため、最新のものへと更新されている旨をメンバー全員に周知させることも大切です。

Excel で作成する場合には、スケジュール表を共有フォルダーに置いておくのがベターでしょう。その際、フォルダーは深い階層ではなく遷移しやすい場所に作成するのがポイントです。さらに、更新の度に新しいファイルを作るのではなく、既存のファイルに上書き保存するなどの工夫をします。

複数人で編集や閲覧ができる共同編集機能なども、積極的に使いましょう。そのほか、リアルタイムでスケジュールの変更を共有することも大切です。出先で変更があった場合でも、社外から更新 ・ 確認ができるような仕組みにしておくと更新のし忘れが防げます。

全員で共有する

プロジェクトの進捗はメンバー全員で把握することが重要です。順調に進んでいるのか、遅れているのかが全員で把握できていないことには、効率よく業務が進められないでしょう。また、スケジュールの認識にはズレがないようにも気をつけます。

例えば、期日までに 「具体的にどこまで完成させておくべきか」 などについても共有しておかなければなりません。プロジェクトを進めていく中で、誰がどの部分で行き詰まっているのかを知ることは非常に重要です。

それが分かることで、手が空いている人が助けを申し出ることも可能でしょう。状況はできるだけ共有し、チーム間で介入できるようにしておくのが理想です。

更新 ・ 共有しやすいスケジュールを作成するには

更新 ・ 共有しやすいスケジュールはどのように作成すればよいのでしょうか。ここからは、スケジュールの作成方法を具体的に説明します。

Excel 管理は更新 ・ 編集作業の負荷が高すぎる

スケジュールの作成 ・ 管理に Excel を使う企業は少なくないでしょう。 Excel でのガントチャート作成や、 Excel のカレンダーテンプレートを使ったスケジュール作成は一般的ともいえる方法です。

Excel はさまざまなシーンで活躍するソフトのため、使い慣れ、扱いやすいと感じる人が多くみられます。また、共有フォルダーを作成すると、チーム全員で共有できて便利です。

ただ、 Excel で作成したスケジュールは、プロジェクト始動後に更新しづらいと感じることがめずらしくありません。タスクがなくなったときや変更があった場合に、 Excel を編集するのは大変な作業だといえます。管理者の工数が増えてしまうことから、 Excel でのスケジュール作成 ・ 管理はお勧めできません。

オンラインのツールを使う

オンラインサービスの中にもスケジュール管理ができるツールがたくさんあります。それらを活用すると、更新や共有がしやすくなるでしょう。 Google のクラウド型グループウェアである Google Workspace は使い勝手がよく、お勧めのうちの一つです。

Google Workspace は Google スプレッドシートや Google カレンダーなど、複数のアプリケーションで構成されています。インターネット環境があればどこからでも確認や編集ができます。リアルタイムでの更新も可能なことから、素早くスケジュールが修正できるのも魅力でしょう。

また、 Google スプレッドシートは更新した内容が自動で保存されるため、いつでも最新の状態で共有が可能です。ファイルをメールに添付する必要もないので、 Excel のような更新のしづらさを感じることがありません。

※ Google Workspace とは

さらに、最新の情報が維持され、 URL を知っているだけで誰でも見られる点も魅力です。クラウドを活用しているため、パソコンだけでなくタブレットやスマホなどの端末でも確認や更新ができ、手軽に使えます。

スケジュールに特化したツールを利用するのも1つの方法ですが、 Google Workspace のようなグループウェアの場合には、ストレージに資料をまとめ て保管できるなどの幅広い使い方ができるので、非常に便利だといえます。

Google Workspace 連携の 「rakumo カレンダー」

プロジェクトの進行管理は、特化型ツールや Google スプレッドシートでできますが、プロジェクトメンバーのスケジュール共有 ・ 調整する場合は、 Google Workspace と連携した 「rakumo カレンダー」 は非常に便利なアプリケーションです。

Google カレンダーは使いやすいとされていますが、自分以外のスケジュールを見る場合には、対象者個人を都度検索や選択をする必要があります。その点、rakumo カレンダーは、 Google カレンダーをさらに使いやすく再デザインしているのが特徴です。

rakumo カレンダーでは、階層型組織のツリー構造から人を選択でき、プロジェクト単位でメンバーをまとめたスケジュール管理 ・ 共有が可能になります。自分でグループを作ってタブ固定もできるなど使い方の幅も広げられ、自由度が高まります。スケジュール管理 ・ 共有には rakumo カレンダーの活用をご検討ください。

Google Workspace の機能不足を補うことで大幅な業務効率化を実現

株式会社モスフードサービス 様

プロジェクトのスケジュール管理は更新 ・ 共有のしやすさがカギ

プロジェクトではスケジュールの管理が非常に重要ですが、何度も変更が加わることがめずらしくなく、骨の折れる作業です。しかし、更新と共有がしやすいツールを利用すると、管理者の負担を大幅に減らせるようになります。

Google スプレッドシートであれば、クラウドなのでどの端末でも確認 ・ 更新ができ、いつでも最新の状態で共有できます。また、プロジェクトメンバーのスケジュール共有 ・ 調整には、 「rakumo カレンダー」 がお勧めです。

プロジェクト毎にメンバーの状態が、すぐに確認できます。それぞれに適したツールを使いこなすことが、プロジェクトを成功へと導くカギとなってくれるでしょう。