御社の企業概要を教えてください。

株式会社スーパーホテル 経営品質本部 真田 様 （以下、真田 様） :
弊社は「Natural, Organic, Smart」をコンセプトに、地球にも人にも優しい、健康でサステナブルなライフスタイルを提案するホテルの運営を手掛けている企業です。

2010年からスタートした低炭素社会の実現を目指すカーボン・オフセット付き宿泊サービス「ECO泊」、宮崎県諸塚村と包括連携協定を締結した「自然と共生する村づくり」など、環境負荷低減や地域活性化への取り組みを多角的に実践継続しています。また、ホテル業界で唯一となる、環境大臣が環境先進企業を認定する「エコ・ファースト制度」の認定企業でもあります。

現在の拠点は国内171店舗、海外1店舗で、株式会社J.D. パワー ジャパンのホテル宿泊客満足度調査では「エコノミーホテル部門」において9年連続No.1という栄誉にあずかりました。

従来の環境と、その課題についてお聞かせください。

株式会社スーパーホテル IT・AI戦略室 高杉 様（以下、高杉 様） :
弊社には業務上で連携が必要なグループ会社がいくつかあり、老人ホーム・介護施設を運営する株式会社スーパー・コートもそのひとつです。弊社とスーパー・コートは約15年前から同じオンプレミス版のグループウェアを使用していましたが、契約自体は別々でした。

そのため、企業間をまたぐスケジュールの確認・調整を行う場合、両方のアカウントを持つ必要があったのです。また、両社のオフィスは同一ビル内にあるため会議室が共用で、両方のアカウントを持つ担当者へ依頼しなければ、会議室予約も行えないような状況でした。

グループウェア自体に関しても、いくつかの課題がありました。まずオンプレミスの場合、やり方によっては非常に強固なセキュリティ環境を構築できますが、それには専門的な知識・技術と膨大なコストの継続投資が必要です。逆に生半可なセキュリティでは情報漏えいのリスクが伴うほか、万が一の大規模災害発生時などにデータ消失の恐れがあるのも懸念材料でした。

機能面については、スケジュールやファイルなどの検索効率に不満が上がっていました。検索に時間がかかるだけでなく、最終的に見つからないことも多く、日常業務をこなす上でかなりのストレスになっていたのです。

こうした課題を抱える中、オンプレミス版グループウェアの販売・サポートが終了するというアナウンスがありました。ちょうどメールサーバのホスティングサービスが終了するタイミングも重なったことから、2022年夏にグループウェアのリプレイスについて検討を開始しました。

製品・サービスの選定ポイントはどのようなものでしたか？

株式会社スーパーホテル IT・AI戦略室 伊藤 様 （以下、伊藤 様）:
リプレイス先の候補に挙がったのは、旧グループウェアのクラウド版、そして「Microsoft 365」と「Google Workspace」の3つでした。選定基準としてもっとも重視したのは、社内でも人によってITリテラシーに差があるため、UI・UXや各種機能の分かりやすさ、使いやすさですね。またIT・AI戦略室として、いかにシステム全体を管理しやすいかもポイントでした。

そこで比較・検証を行い、弊社にとってベストプラクティスと判断したのがGoogle Workspaceです。しかし、Google カレンダーで複数人の予定を表示すると重なりあってしまい見づらい、旧グループウェアで使っていたワークフローや掲示板を標準機能として備えていない、といった課題もありました。そこで、Google Workspaceで不足している機能をピンポイントに補完できるrakumoサービスに注目したのです。

rakumoサービスをお選びいただいた決め手についてお聞かせください。

伊藤 様：
Google Workspaceと連携できる製品・サービスは他にもありましたが、特にスケジュールを階層型組織で可視化してくれるrakumo カレンダーの見やすさは別格です。これならば、ITリテラシーが低めのユーザーでも違和感なく使えると感じました。rakumo ワークフローとrakumo ボードについても、旧グループウェアが備えていた機能を補って余りあるクオリティでした。

こうして弊社では、2023年4月にGoogle Workspaceとrakumo Basicパック 300IDを導入。rakumo ワークフローのローカルファイル添付オプションを追加後、順次IDの追加契約も行い、現在の契約数はグループ会社全体で1527IDとなっています。旧グループウェアのように企業ごとの別契約ではなく、Google Workspaceはマルチドメインとして契約しているため、スケジュールを含むグループ会社間の情報共有も可能になりました。

導入時のエピソードについてお聞かせください。

高杉 様 :
導入に際しては、オンラインと対面形式での導入説明会を4回ほど実施したほか、各部署でITリテラシーの高い人材を導入担当者に任命し、部署内での個別対応ができるようレクチャーを行いました。さらにマニュアルのアップロードや、rakumo ボードに対するTips集の投稿などを行うことで、問い合わせの数はかなり抑えられたと思います。

サポート関連では、rakumo ワークフローでひな形を作成する際に参加した「rakumo もくもく会」は大変参考になりました。また、予定の代理変更を行うにあたりGoogle Workspace側の権限設定が必要になった時など、rakumoさんのサポートを利用しましたが、迅速かつ丁寧な回答が得られて助かりました。

真田 様：
環境が変わることに対しての抵抗感はあまりなく、むしろ外出が多い部署からは歓喜の声が上がっていました。たとえばメールについては、これまでOutlook依存だったため外出先でも必ずノートPCを起動する必要がありましたが、Gmailならスマートフォンから手軽にチェックできます。

また社内ファイルサーバに関しても、従来はセキュリティの関係で社外から直接閲覧できず、社内にある特定のリモートPC経由で接続する必要があったのに対し、Google ドライブなら目的のデータへ素早くアクセスが可能です。

伊藤 様：
ファイルサーバからGoogle ドライブへのデータ移行については各部署単位で実施してくれたので、特に苦労はありませんでした。少し手間取ったといえば、設備予約の切り替えでしょうか。かなり先まで会議室を予約されている方がいたため、2ヶ月間は旧グループウェアとrakumo カレンダーで二重登録を行いつつ、予約のブッキングがないよう努めました。

導入された後の反応や手応えはいかがでしたか？

高杉 様：
まず管理者側の視点では、Google Workspaceの導入で詳細な管理者権限を付与できるようになったのが大きいですね。細かい権限変更ができなかった旧グループウェアと比べて作業分担が可能になり、管理業務にかかる負担や時間も減りました。

真田 様：
rakumo カレンダーは、「とにかく見やすい」という一言に尽きます。わざわざ詳細を開かなくても、パッと見ただけで大まかな予定を把握できるのが嬉しいですね。会議予定の登録と一緒に、会議室予約から通知の送付までを一連の流れで行え、空いている会議室が簡単に探せる点も重宝しています。プロジェクトリーダーには、ユーザーごとに任意のグループを作成できる「カスタムグループ」機能も好評です。

高杉 様：
出張や経費などの申請はERPシステムで処理しており、rakumo ワークフローは稟議申請がメインになります。

旧グループウェアのワークフローでは、申請時に手動で回覧者や承認者を選ばなければいけませんでしたが、rakumo ワークフローは部署と役職を設定しておけば申請時の手間が削減でき、ユーザーからも大変好評です。一時期は、マイドライブに自動保存された添付資料を意図せず消してしまうというトラブルがあったため、ローカルファイル添付オプションも契約しました。

rakumo ボードは社内向けの全体回覧として活用しています。部署ごとのコミュニケーションについてはメールやGoogle Chatがメインですね。また、グループ会社を含めて人数が多く、Google コンタクトではどこの誰かが分かりにくいのですが、rakumo コンタクトなら階層表示で簡単に探し出せるので重宝しています。

今後のご予定やご要望についてお聞かせください。

高杉 様：
弊社の店舗はその多くが、「Super Dream Project」という業務委託のベンチャー支配人制度およびフランチャイズ契約で運営されていますが、これらとは運営体制が異なるのが、社員が運営をする直営店舗です。この直営店舗では、研修や実務を通じてホテル経営の仕組みを学びつつ、経営理念を基に各自の成長と目標に応じてその先にある多彩なキャリアを目指せるようにしています。

Google Workspace と rakumoを導入したことで、チャットやMeetを使ってコミュケーションが取りやすくなりました。以前に比べて店舗と本社の意見交換もしやすくなったと感じています。

現在弊社では、2025年4月からの開催が予定されている「EXPO 2025 大阪・関西万博」に向けた「万博プロジェクト」も進行しています。こうしたプロジェクトの活性化も含めて、今後は本社と店舗の垣根を越えた、より円滑で内容の濃いコミュニケーション風土を築いていきたいですね。

ありがとうございました。