御社の企業概要を教えてください。

株式会社アトレ 総合企画部 主任 斉川 朝葉 様（以下、斉川 様）
JR東日本グループの一員である弊社は、「お客様と地域の皆様に新しい価値を･･･いつまでも、しなやかに。」を企業理念に掲げ、暮らしの要となる駅を拠点に、街と人をつなぐ多彩なショッピングセンター「アトレ」の開発・運営に取り組んでいます。

地域のマーケットに応じた魅力あるアトレを作り出すべく、開発と運営の両軸において「100の街があれば、100の顔のアトレ」というミッションに取り組み、お客様の暮らしをより豊かにアトレがある街がより魅力的になることを目指しています。現在の店舗数は、首都圏を中心にアトレが25店舗、それ以外に管理運営委託が12店舗あります。

従来の環境と、その課題についてお聞かせください。

株式会社アトレ 総合企画部 担当課長 倉澤 俊哉 様（以下、倉澤 様）
弊社ではこれまで、オンプレミス型のグループウェアを使用していました。しかし、「大幅なツール変更をきっかけに仕事のやり方を見直す」という生産性向上の観点に加えて、サーバー管理の手間や時間も削減できることから、旧グループウェアの更新時期と重なったタイミングで、クラウド型のシステムへとリプレイスすることにしたのです。

JR東日本グループではシステムの採択権限が各社に委ねられており、どのような製品・サービスを選んでも問題ありません。ただし、グループ内のセキュリティ基準を満たすという点で、大半は「Microsoft 365」か「Google Workspace」を選択していますね。確かにMicrosoft 365はさまざまなことができるのですが、 Google Workspace はユーザーが慣れやすい・使いやすいことに加えて、YouTubeやGoogle フォームなどの付加価値が魅力的です。そこで社内検討を重ねた末、より事業価値を高められる可能性を感じて Google Workspace に決定しました。

新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の影響により、今でこそ“場所に捉われず働ける環境作り”が多くの企業に浸透していますが、弊社ではそれ以前の2014年頃から職場環境の改善を行ってきました。たとえば、固定電話からiPhoneへの切り替え、デスクトップPCの代替えとなるノートPCやiPadの採用、会議における書類・資料のデジタル化などが挙げられます。

こうした改善は、単なる生産性の向上だけでなく、変化に対応していく能力も養ってくれるものです。今回のリプレイスも環境改善の延長線上にあるため、より社員たちが使いやすく、なおかつポテンシャルを最大限に引き出せる可能性の高い Google Workspace を選んだわけです。

こうして弊社では、2022年6月に Google Workspace を用いたシステムの構築をスタートし、同年9月にメールから段階的な移行を実施。2023年2月に全システムの切り替えを完了しました。社員数は約450名ですが、本社・各店舗で働いているアシスタント社員のアカウントなどを含めて600IDを契約しています。

rakumo サービスの選定ポイントはどのようなものでしたか？

倉澤 様
Google Workspace には各店舗における取り組みやイベント情報などを共有するための掲示板機能が標準搭載されておらず、どうしても旧グループウェアとの機能差を補完する製品・サービスが必要だったからです。また、Google カレンダーは横軸上部にユーザー名、縦軸に時間が表示されるため、見づらさを感じるという意見もありました。

追加の製品・サービスを選定する上では、すでに導入が決定している Google Workspace との親和性に加えて、ユーザーの利便性を重視しました。そこでSIerに相談したところ、ベストプラクティスとして紹介してもらったのが rakumo サービスでした。

トライアルでまず感じたのが、画面の見やすさと使いやすさでした。 rakumo ボード / rakumo カレンダー ともにUIが洗練されていて、誰でも直感的に操作できる印象を受けましたね。

また、旧グループウェアには「グッジョブ！」のようなリアクション機能がなかったことに加えて、コメントのあった記事が上部に表示されてしまうため、どれが新着記事かが分かりにくいという状況でしたが、 rakumo ボード なら新着記事が一目で把握できます。

rakumo カレンダー については、スケジュール表示が見やすいだけでなく、Google カレンダーとリアルタイム同期ができるのもポイントでした。さらに rakumo サービスなら、Google Workspace のアカウントをそのまま利用できるため、管理者の手間が増えることもありません。

こうして弊社では、2022年11月に rakumo ボード と rakumo カレンダー 各550IDの導入を決定し、2023年2月のシステム切り替えに合わせて稼働開始しました。

導入時のエピソードについてお聞かせください。

斉川 様
導入に際しては、技術的なトラブルもなくスムーズに進行できましたが、より時間をかけたのは社員研修や問い合わせ対応などの社内サポートですね。弊社は社員の年齢層が幅広いため、少しでもハレーションの抑制や疑問解消につながるよう、各店舗に何度も訪れて研修を実施しました。また、YouTubeを使って研修動画も作成し、いつでも見られるようにしてあります。

導入された後の反応や手応えはいかがでしたか？

斉川 様
rakumo ボード に関しては、以前のように新着記事が埋もれてしまうことがなくなり、とても使いやすくなりました。災害対策、社長メッセージ、システム障害情報、各店情報、全体事務連絡、研修連絡など、社内におけるさまざまな情報共有に活用しています。クリスマスやお正月といった催事・イベント時期は特に投稿数が増えますね。積極的にコメントや「グッジョブ！」を活用するユーザーが多くなり、コミュニケーションの活性化にも役立っています。

スケジュール管理については、Google カレンダーと rakumo カレンダー のどちらを使っても良いという運営方針にしていますが、組織単位での予定の見やすさから rakumo カレンダー の利用者が多いように感じます。店舗間や組織間をまたぐ会議なども多いので、任意メンバーのスケジュールをタブに固定していつでもすぐに確認できる「カスタムグループ」機能はかなり重宝しています。

倉澤 様
システム管理者の視点では、オンプレミスからクラウドへ移行したことで、サーバーメンテナンスにかかる手間や時間、そしてコストを削減できたのが大きいですね。従来のオンプレミスサーバーで行っていた、ストレージの増設も不要になりましたし、BCP対策としてもこれほど心強いものはありません。

加えて、rakumo サービスなら Google Workspace のアカウントが使えるため、サードパーティ製の製品・サービスを導入する際に問題となることが多いアカウント管理の手間も解消できました。

今後のご予定についてお聞かせください。

倉澤 様
社外向けの書類もあるので完全にOffice文書をなくすことはできませんが、Google Workspaceのスプレッドシートなども積極的に活用しつつ、社内外で上手く使い分けていきたいですね。

斉川 様
rakumo ボード の使いやすさには大変満足していますが、コメント欄に画像以外のファイルも添付できるようになると、より活用の幅が増えると思います。また、 rakumo コンタクト については導入を現在見送っていますが、最初から特定の店舗や部署のみを表示するような権限設定ができるようになれば、もう一度検討させていただきたいですね。今後とも末永く使い続けたいサービスですので、今後のアップデートに期待しています。

ありがとうございました。