御社の企業概要を教えてください。

税理士法人エンカレッジ 所長代理 坂本武 様（以下、坂本 様）:
弊社では、法人および個人事業主向けに月次巡回監査を中心とした税務申告や税務相談などの税務顧問業務を手掛けています。また、近年多くなっているM＆A関連業務、経営革新等支援機関として「中小企業経営力強化支援法」に基づく中小企業向けの支援サービス、相続税の申告・対策業務、事業継承支援なども行っています。

従来の環境と、その課題についてお聞かせください。

税理士法人エンカレッジ 総務課 課長 佐々木薫 様（以下、佐々木 様）:
弊社では、基幹システムでオプションとして提供されているチャット機能や掲示板、メールに関しては別途メールソフトウェアを使用していました。しかし、利用頻度が増えるほどに、昔ながらの環境依存で汎用が難しい各機能に対して不便さを感じるようになったのです。当時すでに各社からグループウェアが数多く提供されていたので、他の税理士事務所へ見学に行ったりもしました。

さらに、データ保管用に利用していたオンプレミスのファイルサーバも課題のひとつでした。ファイルサーバの中には、顧客関連の情報や社内で共有するべきナレッジなどが含まれていましたが、データ容量が増え続けるため数年ごとに入れ替えが必要だったのです。また、年々データ整理がしづらくなっていたのもネックでしたね。そのほか、強固なセキュリティを施している関係で外部からのアクセスがしづらく、クラウド化も検討していました。

製品・サービスの選定にあたり、どのような点を重視されましたか？

坂本 様:
検討が必要な範囲が広すぎて、なかなか絞り切れない時期が長かったのですが、具体的なきっかけとなったのはメール管理の必要性でした。たとえば、まだ業務に慣れていない新入社員が誤った内容など誤送信をしてしまった場合、お客さまに多大なご迷惑がかかってしまいます。そこで、「Google Workspace（当時の名称はG Suite）」の「Gmail」で送信フィルタによってキーワードを検出し、警告表示と送信拒否ができないかと考えたのです。Google Workspaceであればメールだけでなく、チャットツール「Google Chat」でリアルタイムなコミュニケーションがとれますし、「Google ドライブ」にデータを保存することも可能です。

佐々木 様:
「Google スプレッドシート」も魅力のひとつです。弊社では社内サーバに保存したExcelファイルで情報の共有・管理をしていたのですが、職員数が増えてきたことで1人が開いていると他のユーザーが編集できず、作業の遅延や記載漏れが発生。社内サーバに接続できる環境からしか作業できないのもネックでした。その点、スプレッドシートなら社外からでも複数人の同時編集が行えます。

一方で Google Workspace には、残念ながら単体で使える掲示板機能がありません。そしてもうひとつ、「Google カレンダー」では数十名に共通している空き時間を探しづらいという課題もありました。そこで2018年3月に、Google Workspace と連携してこれらの課題が解決できる製品・サービスを探し始めたのです。

坂本 様:
rakumoサービスを見つけた時、「これだ！」と感じました。利便性の高い rakumo ボード や、共通している空き時間の検索がしやすい rakumo カレンダー など、弊社の求める機能がほぼそろっているのはもちろん、UIも非常に見やすく、誰もが直感的に使えそうな印象でした。そこで複数回の打ち合わせおよびデモンストレーションを行っていただき、7月に Google Workspace とともに当時の「rakumo スタンダードパック」を導入しました。

導入フェーズについてお聞かせください。

佐々木 様:
導入に際して特に苦労した点はなかったですね。導入してすぐ全員が同じように操作できるか、という点には若干の不安があったので、使い方に関してrakumoさんに社内研修をお願いしました。rakumoサービス自体が非常に分かりやすいので、マニュアルなどは特に作成していません。社内の運用ルールをまとめて、rakumo ボードで周知したくらいです。

社内サーバのデータについては、社外からのアクセスを要するものや複数人での同時作業が発生するものを切り分け、ドライブ上での管理に変更しました。ユーザーの使い勝手がなるべく変わらないよう、フォルダ構造は社内サーバと同様にしてあります。これにより、社内サーバの容量を制限しつつ、ユーザーの利便性と業務効率の向上を実現しています。

サポート体制についてはいかがでしたか？

坂本 様:
rakumoさんには Google Chat（当時のハングアウト）に参加してもらい、疑問があればその都度聞いていました。質問から回答までのレスポンスが早く、わずか3ヶ月でスムーズかつ迅速に導入できたのも、こうしたサポートのおかげです。
2022年4月からは、新たに rakumo キンタイを導入。5月には Google Workspace のプランを「Business Standard」へ、rakumoサービスも「rakumo Basicパック」へと変更しています。

導入された後の反応や手応えはいかがでしたか？

佐々木 様:
rakumo カレンダーについては、課題となっていた複数人の空き時間を簡単に確認できるのはもちろん、予定種別の設定ができるのも大変便利です。総務課ではお客さまから電話があった際、その担当者が在宅勤務なのか離席中なのか、外出中なのかをすぐに判断しなければいけません。しかし弊社ではフリーアドレス制を採用している上に、近年ではテレワークの推奨などもあり、すぐに判断しづらい状況となっていました。そこで注目したのが、rakumo カレンダーにある予定種別ごとに色が変えられる機能です。Google カレンダーではユーザーごとに予定を色分けすることしかできませんが、rakumo カレンダーであれば外出など不在の場合は赤系の色、会議など一時的な離席の場合は青系の色といったように、予定種別の登録をルール化することができます。そのため、総務課の電話対応においても、予定の色を見るだけで迅速な対応が可能になりました。

また、rakumo カレンダー上で細かい情報が確認できるのもポイントですね。たとえば、社内貸出用の備品を設備予約に入れると現在の貸出状況が分かるだけでなく、更新日時から過去の履歴も追うことができます。Googleカレンダーでは更新日時が表示されないので、細かいながらも嬉しい機能です。

坂本 様:
rakumo ワークフローに関しても、業務の大幅な効率化とスピード化に貢献してくれています。従来の承認業務はすべて紙ベースで、特にテレワークが増えた近年では、出勤時しか承認作業ができないのがネックでした。加えて最終承認者が道外へ出張していることも多く、最終チェックまで数日かかることもあったのです。しかし、rakumo ワークフローを導入してからは在宅・出張を問わず社外から承認作業ができるため、遅くても1日で最終チェックまで終えられるようになり、所内の作業効率とスピードが格段に早くなりました。

佐々木 様:
rakumo ボードについては全体連絡だけでなく、2ヶ所の拠点に応じて必要な情報を出し分けたり、プロジェクトや部署ごとの発信、さらには提携している社労士事務所からも発信できるようなボードを設けています。また、「グッジョブ！」は投稿内容を評価する意味合いだけでなく、連絡事項などを全員が確認できているかのチェックにも便利です。上長が「グッジョブ！」されていないユーザーに対して連絡することで、確認漏れを防げるようになりました。

さらに弊社では、請求書を毎月全員に確認してもらうのですが、その際も問題がなければ「グッジョブ！」で返答。請求書に同封する書類があればコメントを入れてもらうなど、単なる情報発信だけでなく業務自体を円滑に進められるような仕組みも構築しています。

佐々木 様:
rakumo キンタイに関しては、給与計算に必要な労働時間を算出するツールとして使っています。ただし弊社では、これまで専用システム上での日報提出によって労働時間の管理をしており、こちらは各業務にかかる時間の集計・分析に必要なため、今後も日報との併用を予定しています。

弊社の場合、1年単位の変形労働時間制、フレックスタイム制、裁量労働、固定勤務、短時間労働など複数の労働形態があるのですが、それらを網羅しているのは大きなメリットですね。残業時間や有休消化など日報では見えない部分について、それぞれの労働形態に合わせた設定をするだけで、現時点および残りの労働時間などが確認できるのは大変便利です。

今後の取り組みについてお聞かせください。

佐々木 様:
社内の経費精算業務は毎月発生するにもかかわらず、未だに紙ベースで行われています。月末締めで経費精算を提出してもらわなければ、総務課の作業も進められません。そこでさまざまな法改正に合わせながら、現在契約中の会計システムでどこまでできるか試行錯誤を繰り返していますが、なかなか軌道に乗らないというのが現状です。こうした状況を打開するためにも、rakumo ケイヒを使った経費精算のクラウド化も模索中です。

坂本 様:
経費精算も含めて、社内にある紙ベースの業務を減らしていきたいですね。コスト面だけでなく、業務の効率化を考えると、こうしたデジタル化の取り組みは必須と考えています。

ありがとうございました。