Google Workspace と Gemini で始める！ 社内AI活用のはじめの一歩

システム管理者 ： 城 資寿彦 （じょう しすひこ） さん情報システム部

社内のシステム管理を担当している。セキュリティ対策やネットワークに関する知識が豊富。

Google Workspace 導入担当者 ： 布呂 真音美 （ぷろ まねみ） さん事業推進部

Google Workspace の導入担当者。社内調整が得意。現在は Google Workspace の活用を促すため社内セミナーや勉強会などを実施している。

城さん、お疲れ様です。今日は AI についてご相談したいことがあるのですが。

AI ですか？ うちの会社も ChatGPT といった AI を導入すべきかって話でしょうか？

そうなんです！ 最近、社内で 「AI って便利らしいよね」 とか 「でもなんか難そう…」 という声を聞くことが増えてきて…。

事業推進部として、何か AI 活用を始めるべきなのか悩んでいまして。ただ、いきなり全社導入となると、社員の IT リテラシーに差があるので現場が混乱しそうですし、セキュリティ面でも不安があります。

確かに、やみくもに導入するとリスクが大きいですよね。でも、布呂さんがおっしゃるように、 AI はこれからの業務に欠かせないツールになっていくのは間違いありません。

そこでおすすめなのが、 Google Workspace に統合されている Gemini を活用することです。

Gemini ですか。たしかに、 Google Workspace はすでに導入していますし、新しいツールを増やすよりも社員の抵抗が少なそうです。でも、具体的にどんな機能があるのでしょうか？

今日は、 Gemini アプリに加え、 Google Workspace の各アプリケーションで使える AI 機能について、現場が混乱せず、かつ効果を実感できる 「スモールスタート」 の方法を一緒に考えていきましょう。

ちなみに、 Gemini は契約している Google Workspace のエディションによって利用できる機能に違いがあります。

たとえば、うちの社で導入している 「Business Standard」 エディションでは、 Gmail や Google ドキュメントのサイドパネル機能といった、 Gemini の基本的な機能が利用可能です。自社が契約しているエディションで何ができて、何ができないのかを事前に確認しておきましょう。

エディション別 Gemini で使える機能について、詳しくはこちらをご参照ください。
https://support.google.com/a/answer/6043385?hl=ja&co=DASHER._Family%3DBusiness#gemini

Gemini は、 Google Workspace の主要なアプリケーションのサイドパネルに統合されています。

AI 活用のはじめの一歩として、それぞれの活用方法を見ていきましょう。

既に使っているアプリの中で AI が使えるようになる、ということですね！

それなら社員も抵抗なく使い始められそうです。

1日何回も社内外の人とメールでコミュニケーションを取る方も多いかと思いますが、 Gmail でも Gemini がやりとりを効率化してくれます。

ビジネスシーンではメールの文言にも気を使いますよね。それを AI がサポートしてくれるなんて頼もしいですね！

Gmail の Gemini サイドパネルでは受信したメールの内容に基づいて、 「感謝の気持ちを伝える返信」 や 「簡潔な返信」 など、用途に応じた文章を生成できるため、メール作成の手間を省くことができますよ。

＜プロンプト例＞
「このメールに対して、10/29 午後か10/30 午前ならOKと返信をして。」

簡潔に要件を入れれば、いい感じの返信を考えてくれるわけですね。私も1日何通もメールを送っているのでこの機能はすぐにでも活用したいです。

Google ドキュメントでは、文章作成や構成のサポートを Gemini がしてくれます。

プロンプトを入力するだけで、会議の報告書やブログ記事、メールの文章など、さまざまな文章のたたき台を自動で作成してくれます。また、プロンプトで校正をお願いすれば、文章の誤字脱字や文法ミスをチェックし、より自然な表現を提案してくれます。

どのようなプロンプトを使えば良いのでしょうか？

今回はビジネスで使う文書を作ってみましょう。

＜プロンプト例＞
「新卒内定者に対して内定通知書の文書を作成してください。内定者は12月1日10時に弊社にお集まりいただきたいことと、辞退する場合は電話にてご連絡して欲しいことを含めてください。」

ゼロから文章を書き始めるのが苦手な社員も多いので、これは非常に役立ちそうです！

Google スプレッドシートでは、 Gemini がデータ分析や表の作成をサポートしてくれます。

スプレッドシートを使った表作成や、データの分析に工数をかけている社員も多そうなので、これは助かりますね。

「営業売り上げランキングの表を作って」 や 「このデータの平均値は？」 「売上トップ3の商品は？」 のように、自然言語でプロンプトを入れれば表の作成や分析が自動でできるので、知識がない方でもスプレッドシートを使いこなすとができます。

＜プロンプト例＞
「マンションを販売する不動産会社の売上管理表の例を作成して。行は10行作成して。」

これまで時間と手間がかかっていた表作成が一瞬でできてしまうなんて驚きです！

Google スライドでも Gemini が活躍します。

プレゼン資料も作ってくれるんですか？

はい。ただ、現在スライドの Gemini サイドパネルは、日本語環境の場合はできることが限定されています（2025年10月記事執筆時点）。

例えば画像の生成、
「（既存のスライドに対して）このページに合うイラストを作成して」
「このスライドのサブタイトルを考えて」
「（メインタイトルを決めて）このスライドの構成を考えて」といったプロンプトを入れてみましょう。

＜プロンプト例＞
「この表紙に合う画像を作成して。」

デザイナーがいない部署でも、ハイクオリティな資料が作れるのは嬉しいですね。

Google Workspace のユーザーならぜひ試していただきたいのが Google Meet で使える自動メモ生成機能です。

この機能は自動で会議内容のメモを作ってくれるとても便利な機能なんですよ。

つまり、 AI が会議の議事録を作ってくれるんですか？

はい。会議の最後に Gemini が要点をまとめ、議事録のたたき台を自動で作成してくれます。これにより、参加者は議事録作成に費やす時間を削減でき、本質的な議論に集中できます。

あわせて文字起こし機能を使うと、会議で話した内容の詳細まで確認できるので、併用がおすすめです。自動メモ生成機能の使い方はとても簡単です。 Meet の画面で 「メモの作成を開始」 をクリックするだけで OK です！

会議が終わると、会議の参加者にこのようなメモがメールで共有されます。

議事録の作成ってかなりの負担なので、その手間が省けるのは大きなメリットになりそうです。

また、サイドパネルや Google Meet に加えて、アプリ単体での使用もお勧めです。

Gemini アプリは、チャット形式で質問や指示をすることで、AI がさまざまなタスクを手伝ってくれます。

具体的にはどんなことができるんですか？

たとえば、企画のアイデア出し、メールの草稿作成、議事録の要約など、日常業務で発生するさまざまな作業を AI が行ってくれます。

実際に Gemini に指示 （プロンプト） を出して、どのような回答が戻ってくるか見てみましょう。

＜プロンプト例＞
「新しいマーケティングキャンペーンのアイデアを5つ挙げてください。ターゲットは20代の女性で、SNSを活用した施策を盛り込んでください。」

＜回答＞
はい、20代女性をターゲットにした SNS マーケティングキャンペーンのアイデアを5つ提案します。

1. 「#私の推し活アイテム」 UGC キャンペーン

   概要

   ユーザー参加型のハッシュタグキャンペーンです。20代女性の関心が高い 「推し活」 （好きなアイドルやキャラクターを応援する活動）に焦点を当てます。

   施策内容

   特定のハッシュタグ（例：#私の推し活アイテム、#〇〇（ブランド名）と推し）をつけて、自社製品を「推し活」でどのように活用しているか投稿してもらう。

   推し活に役立つアイテム（例：うちわを入れるバッグ、ペンライトケースなど）を自社製品とコラボレーションして開発し、限定販売する。

   投稿者の中から抽選で、特別なイベント招待券や限定グッズをプレゼントする。

   期待効果

   UGC（User Generated Content：ユーザー生成コンテンツ）の創出により、リアルな口コミが拡散される。

   ユーザーの熱量を活用することで、高いエンゲージメントが期待できる。

2. インフルエンサーとの 「1週間着回しチャレンジ」
   以下略

   

企画書のアイデア出しは時間がかかるタスクなのでこれは効率的ですね！

Google Workspace に統合されている Gemini がかなり優秀なことはよく理解できました！

でも、いきなり全社員に 「使ってください」 と言っても、なかなか浸透しない気がします。

それはごもっともな意見だと思います。そこで重要なのが、 「スモールスタート」 です。 導入にあたって、こちらを意識するようにするにはどうでしょうか？

1. 課題な明確な特定のチームから試す
   まずは、新ツールの導入に前向きで、課題が明確な部署やチームから試用を開始しましょう。成功事例が生まれれば、他の部署にも自然と広まっていきます。
2. 活用事例を共有する
   成功した活用事例を社内で共有しましょう。
   「〇〇部ではこんな風にAIを使って業務を効率化しています！」
   といった具体的な事例は、社員の関心を引くのに効果的です。
3. 社内勉強会を開催する
   導入当初は、 Gemini の基本的な使い方や、部署ごとの活用方法を紹介する社内勉強会を開催するといいでしょう。これにより、社員の AI に対する不安を払拭し、利用を促せます。

たしかに、やみくもに 「便利だから使いましょう」 と推進するのではなく、できるところから積み重ねていくのがよさそうですね。

まず、私が所属している事業推進部から導入を開始して事例を作っていきたいと思います！

城さん、ありがとうございました！ AI の導入はハードルが高いと思っていたのですが、 Google Workspace をベースにすれば、こんなにも簡単に始められるんですね。

まずは、 Gmail のサイドパネルから使い始めてみようと思います。

はい。 Google Workspace を導入済みの企業であれば Gemini は新たな投資をすることなく AI 活用を始められるので、最適な選択肢だと思います。

まずは私たち事業推進部から Gemini を積極的に活用し、その効果を社内に広めていきたいと思います。そして、社員が 「AI って難しくないんだ！」 という気軽な気持ちでAIと向き合えるように、社内での取り組みを進めていきます。