Google Workspace 完全ガイドGoogle Workspace の導入方法 導入フローと注意点を解説

はじめての Google Workspace 導入&移行 ガイド

Google Workspace をこれから導入もしくは現メール環境からの移行を検討している企業様向けの資料です。

無料でダウンロードする
Google Workspace の導入方法 導入フローと注意点を解説
はじめての Google Workspace 導入&移行 ガイド

Google Workspace をこれから導入もしくは現メール環境からの移行を検討している企業様向けの資料です。

無料でダウンロードする

事前準備

Google Workspace 導入前の準備編として、プランとドメイン・管理者、支払方法の3つを順に確認していきましょう。

プランを決めよう

Google Workspace には、利用人数やドライブのデータ容量、Google Meet の利用人数などにより、複数のプランが用意されています。主な違いについては下記の表を確認ください。

Google Workspace 利用料金ページ詳細はこちら

上記 Business プランは、最大 300 ユーザーまでの利用が可能です。それ以上ご利用の場合は、Enterprise プランになります。 Enterprise プランのユーザー数の上限、下限はありませんが、料金については別途個別のお問い合わせが必要です。

ドメインとアドレス・管理者を決めよう

続いて、Google Workspace で使用する独自ドメインとメールアドレスのルール、管理者を決めていきます。

ドメインとは、@以降の文字列を指します。多くの方が活用している無料ドメインであれば 「@gmail.com」 の@以降の部分のことです。ビジネスシーンでは 「@gmail.com」 のようなフリードメインを利用せず、企業独自のドメインを設定することが一般的です。

今まで使用していたドメインを Google Workspace で使用する場合は移行手続が必要になりますが、新規の場合は Google Workspace 利用開始時にドメインを取得することになります。

なお、メールアドレスのルールとは@以降の文字列ではなく、@の前の文字列をどう配置するかを決めることです。

例)
tarou.yamada@rakumo.com
T.yamada@rakumo.com
ty@rakumo.com

上記のように名前を入れる際にも、フルネームにするのかイニシャルを利用するかなど、会社によってルールが異なります。

また、利用開始前に管理者を決めます。管理者を設定すれば、ユーザーごとの閲覧権限など詳細を決められるようになります。情報システム部や、人事などの管理部門が管理者になるケースが多いです。

支払方法を決めよう

3つ目のステップでは、Google Workspace の支払い方法を決めます。Google Workspace の申込手続を公式サイトから行う場合はクレジットカードで決済設定をして、毎月クレジットカード引き落としになります。また、代理店経由で申込する場合は、請求書払の選択もできます。

年間でかかる費用のため、事前にどのクレジットカードを使用するのか、社内で確認しておくとスムーズです。

申込方法を決める

Google Workspace の申込方法には、直接申込と代理店申込の2種類があります。
Google の公式サイトから直接申込みたい方は、下記サイトからプランを選んで進みましょう。申込みの際は、従業員数や国籍、現在のメールアドレス、利用ドメイン、管理者の名前など、先ほどのステップで確認した情報を入力する必要があります。
https://workspace.google.co.jp/intl/ja/landing/partners/referral/gws.html

代理店申込をしたい場合は、下記の 「パートナーディレクトリ」 から代理店検索が可能です。社内にITツールにくわしい人がおらず、Google Workspace の活用法や導入方法などに不安がある場合は、代理店経由で申込むと安心です。ただし、請求費用は利用する代理店によって異なるため、Google Workspace の利用料と合わせて確認しておきましょう。
https://cloud.withgoogle.com/partners/

また、Google Workspace にあわせたクラウド型業務ツールを提供するrakumoでは、Google Workspace の導入サポートしています。
rakumo | Google Workspace 料金表の詳細はこちら

Google Workspace ではカバーしきれないコア業務 (稟議・経費精算・勤怠管理) を効率化するツールを多数提供しているので、Google Workspace の導入時にあわせてご検討ください。
rakumo|Google Workspace の導入に関するご相談はこちら

初期設定

導入直後の初期設定に関して、2点ご紹介します。

ユーザーの追加をしよう

導入ができたら、新規ユーザーの登録を進めます。一人ずつ登録する方法もありますが、社員数が多い場合はCSVアップロードなどで、一括登録すると良いでしょう。

ドメインの確認をしよう

導入前に決めたドメインが他と重複しないよう、ドメインの所有権を確認する作業を行います。Google Workspace で使用するドメインのDNSに、ドメインホストレコード (TXTまたはCNAME) を追加する方法があります。決して複雑な作業ではありませんが、詳しくは下記ページもあわせて参照ください。
https://support.google.com/a/answer/60216?hl=ja

導入時の注意点

最後に、Google Workspace を導入する際の注意点をご紹介します。
まず第一に、社員人数に合わせた適性プランを選ぶことが大切です。Google Workspace は利用する社員数または、データ容量などに合わせて複数のプランを用意しています。会社の変化に合わせて、適宜プラン変更を検討しましょう。

もう一つ、注意したいのは 「導入がゴールにならないこと」 です。多くの月額課金型サービスは、導入前~導入直後は手をかけるものの、利用開始後に活用しきれないまま放置してしまう方もいます。導入することがゴールではないため、基本機能や利用シーンを理解して、しっかり活用イメージを持ちながら Google Workspace と長く付き合っていきましょう。

導入準備に迷ったら rakumo の Google Workspace 初期導入支援を活用しよう

Google Workspace の導入前後にやるべきことと注意点をご紹介しました。初めて Google Workspace を導入する方や、ドメイン移管・サードパーティ連携など、追加対応の詳細が知りたい方は、rakumo の提供するサポートサービスを検討してみてください。
初期導入支援を始め、導入後の運用も見据えたサポートを実施しています。
rakumo | Google Workspace の導入支援はこちら

関連記事

Google Workspace の使いこなし情報

Google Workspace の導入をご検討の方へ

Google Workspace の導入事例

「rakumo 製品」 導入企業一覧

  • rakumoの導入企業|株式会社ミクシィ
  • rakumoの導入企業|株式会社クラウドワークス
  • rakumoの導入企業|ソフトバンク株式会社
  • rakumoの導入企業|株式会社横浜フリエスポーツクラブ
  • rakumoの導入企業|株式会社 WOWOWプラス
  • rakumoの導入企業|株式会社一休
  • rakumoの導入企業|株式会社JALUX
  • rakumoの導入企業|損害保険ジャパン日本興亜株式会社
  • rakumoの導入企業|サンメディカル株式会社
  • rakumoの導入企業|株式会社エレファントストーン
  • rakumoの導入企業|株式会社テレビ東京ホールディングス
  • rakumoの導入企業|株式会社クロス・マーケティンググループ
  • rakumoの導入企業|HENNGE株式会社
  • rakumoの導入企業|クルーズ株式会社
  • rakumoの導入企業|株式会社オープンハウス
  • rakumoの導入企業|沖縄国際大学
  • rakumoの導入企業|株式会社識学
  • rakumoの導入企業|株式会社メンバーズ
  • rakumoの導入企業|エステー株式会社
  • rakumoの導入企業|株式会社フィット
  • rakumoの導入企業|株式会社ガッツ・ジャパン
  • rakumoの導入企業|パルシステム東京
  • rakumoの導入企業|株式会社クイック
  • rakumoの導入企業|bravesoft株式会社
  • rakumoの導入企業|株式会社エイシス