御社の企業概要を教えてください。

株式会社リーガルコーポレーション ビジネスソリューション部 新田典彦様（以下、新田様） :
当社は1902年に設立し、2025年で123年目になる企業です。REGALをはじめとした自社ブランドで靴の製造、卸、販売を行うほか、各種インポートブランドの仕入・販売も行っています。
強みは靴の製造から販売まですべて自社で行うSPA（製造小売業）企業でもあることです。店舗も、主力であるREGAL SHOESは、直営店とフランチャイズで120店舗ほど、アウトレット店舗や百貨店での展開も含めれば300ほどの店舗および売場で展開しています。

従来の環境と、その課題についてお聞かせください。

新田様 :
2023年度までは別のグループウェアを利用していましたが、ハードウェアの更新時期が近づいていたこともあり、グループウェアの刷新を検討することとなりました。コロナ禍を経て当社の働き方も変化し、在宅勤務の広がりなど、場所を問わない働き方に対応したシステムの導入が必要だと考えていました。

社内の情報共有においては、縦割り構造が強く、部門間の連携が稀薄であることが課題でした。製造から販売までを一貫して行うSPA型企業である当社にとって、店舗からの貴重な情報をマーケティングや商品開発に活用することは不可欠です。しかしながら、現場からの生の情報が本社や工場へ十分に共有・活用されていない状況でした。部署を越えたプロジェクトが増える中、コミュニケーションの質を高め、より迅速な意思決定と実行を実現したいと考えていました。

製品・サービスの選定ポイントはどのようなものでしたか？

新田様 :
グループウェア移行の一番の目的は、社内コミュニケーションを質・量ともに改善し、スピード感を向上させることだったのでチャット機能を備えていることが必須条件でした。その上で複数サービスを検討した時、Google Chat を備える Google Workspace が候補に挙がりました。

Google Workspace は、高いセキュリティに加え、Google ドライブや Gmail などに備わった非常に高度な検索機能も魅力的でした。以前利用していたグループウェアでは、必要な情報があっても保存場所を探す手間がありましたが、Google Workspace の検索機能ならそのような不便さも解消できると感じました。また、Gmail は個人で使って慣れ親しんでいる人も多く、移行しても使い勝手がいいと感じてもらえると考えていました。

それ以外のアプリケーションも豊富であり、社内コミュニケーションの活性化に役立つと考え、Google Workspace を導入することを決定しました。

rakumo サービスをお選びいただいた決め手についてお聞かせください。

新田様 :
Google Workspace の機能は魅力的ですが、実際に使うためには不足があるとも感じていました。それが、Google カレンダーの使い勝手における課題と、掲示板機能がないことです。

特にカレンダーについては、Google カレンダーの標準機能だけでは、部署単位のスケジュール管理には課題があると感じました。以前利用していたグループウェアでは組織階層に基づいたスケジュール管理が可能だったため、Google Workspace においても、同様の管理体制を構築できるようなサービスの導入を検討する必要があると考えていました。

rakumo カレンダーと rakumo ボードであれば、Google Workspace 単体では足りない部分を補完できます。また、Google Workspace とユーザー管理などでシームレスに連携しているのも魅力的でした。

検討の結果、Google Workspace とともに rakumo カレンダーと rakumo ボードを導入することを決定し、2024年3月から710ID を全社展開しました。その後、社内利用が進む中で、ワークフローシステムも rakumo にまとめて欲しいという声が社内から上がりました。

そこで、2025年2月に既存のワークフローシステムから rakumo ワークフローへ移行しました。ワークフローは本社スタッフなど利用者が限られることから、710IDのうち、450ID分についてrakumo ワークフロー / カレンダー / ボード / コンタクトがセットになった「rakumo Basic パック」に切り替える形で利用を開始しています。

導入時のエピソードについてお聞かせください。

新田様 :
Google Workspaceへの移行を機に、Google Chatを活用するコミュニケーションスタイルへ転換したわけですが、当初は社内から抵抗感の声が上がることも考えていました。しかし、実際はそのような声はまったくなく、スムーズに利用してくれています。むしろ、チャットでのやりとりの方が便利だと感じてくれているようです。

rakumo サービスについては、先行導入した rakumo カレンダーと rakumo ボードは、本社と子会社の社員が利用しています。店舗には1店舗1アカウントを付与し、営業日など店舗単位でのスケジュールを共有する使い方になっています。

rakumo カレンダーも導入前には誰にでも自分のスケジュール全てが見えてしまう状態を嫌がる人がいるかもしれないと考えましたが、問題ありませんでした。全員のスケジュールが簡単に共有できて便利だという評価の声が多く、想像していたより柔軟に受け入れてもらえています。

追加導入した rakumo ワークフローへの移行も、スムーズに進みました。以前のワークフローシステムは多機能であるが故に作り込みが必要で、新規のひな型作成と申請・承認フロー作成には2週間程度かかっていました。

しかし、rakumo ワークフローは申請・承認フローや申請書のひな形の作成が容易にでき、2～3日中に作業が完了します。そのため、現場からのワークフローに関する要望にも対応しやすくなりました。利用開始から3ヶ月程度が経ち、以前のワークフローシステムで使っていた社内稟議など、主要な約45個の申請書ひな型作成と申請・承認フロー設定も完了済みです。

導入された後の反応や手応えはいかがでしたか？

新田様 :
まず、全体では管理者としての負担が減りました。Google Workspace アカウントにログインしていれば認証サービスを介してさまざまなサービスが利用できるため、サービスごとにユーザーIDの登録・管理をする必要がなくなりました。

Google Workspaceのアプリケーションの活用状況では、Gmail は社内外のやりとりに利用し、Google Chat は原則社内限定で利用する使い分け方をしています。グループウェア移行の目的であった、社内の情報共有とコミュニケーションの質・量の向上とスピードアップは Google Chat のおかげで実現できました。

rakumo カレンダーでは子会社を含めたスケジュール共有が進み、組織の階層表示で部署をまたいだ予定の確認や打ち合わせの実施、会議室の予約設定などが非常にやりやすくなりました。以前はホワイトボードでスケジュール管理していた部署も、rakumo カレンダーに予定を登録してくれるようになってきています。

現場では特に、カスタムグループも利用した部署をまたいだ会議設定やスケジュール管理がやりやすくなったようです。予定登録時に Google Meet URLが自動で発行できるので、オンライン会議へのハードルが下がり、業務効率化につながっています。組織設定も Google Workspace で設定した内容を利用できるので管理者としても助かっています。

rakumo ボードは、システム部門からの情報発信や、人事など各部署から社員や店舗に向けた連絡など、内容によって掲示先をタブに分けて運用しています。掲示板としての利用用途は、以前と大きな変化はありませんが、しっかり使えています。社員からの情報発信は今後考えていきたいですね。

rakumo ワークフローについて、利用者からは申請時に承認ルートを確認でき、誰が承認を担当しているのか把握できるのがよいと聞いています。申請状況の通知も Gmail で受信でき、メールから直接承認画面を開けるのも便利だと好評です。

また、以前のワークフローではスマートフォンからアクセスする場合、VPNの接続が必須でした。しかし、Google Workspace と連携している rakumo ワークフローであれば、VPN接続の必要なく、社外でもスムーズに利用できるため、申請・承認のスピードが上がってきています。スマートフォンでも画面が見やすいのは良いですね。

今後のご予定やご要望についてお聞かせください。

新田様 :
今後については、会社全体で場所と時間を選ばない働き方を支えるインフラをシステム部門で構築していきたいと考えています。セキュリティを担保しながら、コミュニケーションの質・量・スピードはさらに向上させていきたいですね。

生成AIの活用にも関心があります。ルール策定やセキュリティ対策、ユーザーリテラシー教育など準備は必須ですが、今後活用を進めていかなければならないものだと思っています。
rakumo ワークフローにもAI機能が追加されたそうなので、新たに申請書ひな型を作成する際に活用してみたいと考えています。

rakumo サービスの導入にあたっては、十分なサポートを得られて助かりました。また、今後の期待としては、より使い勝手がよくなるアップデートが行われることを願っています。

繰り返しになりますが、グループウェア刷新の目的であった部門間の情報共有強化や業務効率化は Google Workspace と rakumo サービス群の導入で効果が出ていると感じています。今後ますます活用を推進し、コミュニケーション活性化や業務効率化をさらに進めていきたいと考えています。

ありがとうございました。