御社の企業概要を教えてください。

株式会社九州東通 営業部 大平 猛様（以下、大平 様）
1976年6月創立の弊社は、映像制作会社のネットワーク「東通ネットワーク」で九州エリアを担当している企業です。主な実績としては、プロ野球/Jリーグ/Bリーグ/Vリーグ/ゴルフをはじめ、高校野球やマラソン/駅伝などの各種スポーツ中継、素材収集用の「ENG（Electronic News Gathering）」を含むテレビ番組制作、イベント撮影・編集、CM VP映像制作といった、映像に関する幅広い業務を手掛けています。

従来の環境と、その課題についてお聞かせください。

大平 様
弊社では従来、ISPが提供するメールサービスおよび、別会社のグループウェアを使用していました。しかしある時から、弊社から送信したメールがGmailを利用している相手先の迷惑メールフォルダに分類されてしまうケースが増えてきたのです。しかも毎回ではなく、通常通り受信フォルダに入ることもあるという不安定さで、早急な解決が求められました。

グループウェアについては、管理職の一部のみカレンダー機能を利用していた程度です。ロケの日程などは、「シフト」という専門部署が個人向けのスプレッドシートに日割り/週間の予定を記入・共有しており、グループウェア自体あまり使われていませんでしたね。

こうした背景から、弊社では2022年に、メールおよびグループウェアのリプレイスについて検討を開始しました。

リプレイス先の選定ポイントはどのようなものでしたか？

大平 様
リプレイス先の候補となったのは「Google Workspace」でした。Gmailなら個人向けで使い慣れている人も多いですし、企業向けのためセキュリティ面も安心です。管理職のスケジュール管理にはGoogle カレンダーを使えますし、シフト部署のロケ日程もそのままGoogle Workspaceのスプレッドシート上に展開できます。

また、内勤メンバーはPC、外勤メンバーの一部はスマートフォンを利用していますが、もし端末が故障しても情報自体はクラウド上に保存されているため、原状復帰しやすいのもポイントです。

しかしながら、社内のノウハウだけでGoogle Workspaceへのリプレイスが行えるのかという不安もありました。そこで導入支援を行っている各社に見積りを依頼、作業工程書などを確認し、rakumoさんへお願いすることにしたのです。費用面はもちろん、一番惹かれたのは「責任を持ってサポートしてくれる」という安心感ですね。

rakumoのサポート体制について満足度をお聞かせください。

大平 様
実際、サポートの充実度は期待以上のものでした。実は7～8年ほど前に、Google Workspace（当時の名称はGoogle Apps）の導入検討を行ったことがあるのですが、その際に利用したドメイン情報がGoogleのサーバー上に残っていて、今回の導入作業が上手く進められなかったのです。

当時のユーザー名やパスワードも完全に忘れてしまっており、自分たちの力だけでは完全にお手上げ状態でしたね。こうした状況の中、rakumoさんの担当者に管理者権限を譲渡し、米Googleと英語でのやり取りを通じて、無事に解決することができました。さらに、万が一のトラブルに備えた転送設定まで行っていただくなど、至れり尽くせりのサポート体制に大変満足しています。

rakumoサービスの導入理由についてお聞かせください。

大平 様
2022年9月にGoogle Workspaceの正式運用を開始した後、rakumo カレンダーとrakumo ボードの導入検討も行いました。rakumo カレンダーについては、前述の通り管理職のスケジュール管理用です。

一方のrakumo ボードについては、総務部が社員に対して一斉連絡ができるツールを必要としていたことに端を発します。旧グループウェアにも掲示板機能は存在していたのですが、使い勝手が良くなかったため、技術スタッフや一般社員が記事を投稿することは一切なく、それどころかまともに閲覧する人すらいない状況だったのです。

弊社は業務の特性上、撮影現場が異なっていたり、オフィスへ出社することが少なかったりと、情報共有できる機会がほとんどありません。そこでWeb上に情報共有の場を求めたのですが、浸透しませんでしたね。

こうした悩みを解決してくれたのがrakumo ボードです。rakumo ボードは見やすいデザインに加えて、それぞれ自分に必要な内容をピン留めできるなど、実に使い勝手の良いUI/UXを備えています。このような理由から、2022年11月にrakumo カレンダー 12ID、rakumo ボード 60IDを契約しました。

導入された後の反応や手応えはいかがでしたか？

大平 様
rakumo カレンダーは、スケジュール自体の見やすさに加えて、任意メンバーのスケジュールをタブに固定してすぐに確認できる「カスタムグループ機能」や、リマインダー通知機能などが便利ですね。

後から判明したのですが、管理職の中には旧グループウェアのカレンダーが使いにくいため、そちらとは別に個人向けのGoogle カレンダーで予定管理をしていた人もいて、個別に入力する手間が減ったと喜ばれています。

rakumo ボードは全社的なお知らせのほか、「新型のカメラが導入されました」「照明機材が修理から戻ってきました」「ロケ車が車検のため〇月〇日～×月×日まで使えなくなります」など、ロケ関連の情報共有などをメインに活用しています。

使い方に関する簡単な記事を最初に投稿しただけで、現在では積極的に投稿するメンバーが増えてくれました。これもツール自体が使いやすいおかげだと思います。また、旧グループウェアでは総務部が各部署からのお知らせを取りまとめて投稿していたのですが、rakumo ボードは部署や個人単位で投稿できるため、総務部の業務負担が減ったのもポイントです。

今後のご予定についてお聞かせください。

大平 様
今後についてですが、rakumo ボードは現在まだ一方的なお知らせがメインで、コメントや「グッジョブ！」機能の利用もそこまで多くないので、双方向コミュニケーションができるコンテンツなども増やしていければと思っています。そのほか、勤怠管理システムをrakumo キンタイにリプレイスする案も出てきています。

今回、rakumoさんにGoogle Workspaceおよびrakumoサービスの導入をお願いして一番驚いたのが、サポート力の高さです。実は最近サーバー移転を行った際、以前に契約していたサーバーアカウントで紐付けの間違いがあったのですが、rakumoさんのおかげでスムーズに移転することができました。

自社製品とはまったく関係のない内容にもかかわらず、快く相談に乗ってくれたことに大変感謝しています。そして弊社のように、自力解決が難しい悩みを抱えている企業も多いと思いますので、今後もぜひそのサポート力に磨きをかけていただきたいですね。

ありがとうございました。