Google Workspace を導入するか検討しているものの、導入タイミングを悩んでいる方も多いのではないでしょうか。本記事では、Google Workspace 導入前に押さえておいて欲しいグループウェアの導入メリットや特徴を解説します。Google Workspace やグループウェアの活用ポイントなどを正しく理解して、適切なタイミングでの導入を進めましょう。
Google Workspace とは
Google Workspace とは、Google が提供するクラウド型のビジネスツールです。Google Workspace にはビジネスに活用できるアプリケーションが豊富に揃っており、テレワーク下には欠かせない代表的なグループウェアの一つとなっています。
グループウェアの導入メリット
グループウェアを導入する前に、改めて導入メリットを確認してみましょう。
社内コミュニケーションの向上
グループウェアは組織のコミュニケーションハブとなり、リアルタイムで情報を共有してくれるため、社内コミュニケーションの活性化に役立ちます。
属人的に情報を伝える場合、どうしてもメールでの一方的な連絡や、クローズドの情報伝達になりがちです。Google Workspace のようなクラウド型のグループウェアを用いれば、離れた場所でもスムーズに情報共有が可能になります。
ペーパーレス化を後押しできる
クラウド型のグループウェアを導入することで、企業のペーパーレス化を後押しできるメリットがあります。Google Workspace には多様な文書作成フォームやアプリケーションが備わっています。
例えば、今まで紙媒体で実施していた社内報を Google ドキュメントでの作成、公開に変更し、手書きのアンケートを Google フォームに移行してみましょう。毎回、印刷していた各種資料もすべて、Google ドライブで保存・共有すれば、印刷コストを大幅に削減できるでしょう。
Google Workspace ならではの導入メリット
グループウェアの中でも、Google Workspace ならではの導入メリットはどういった点にあるのでしょうか。Google Workspace の利点を5つ、ご紹介します。
ビジネスに必須なアプリケーションが揃っている
Google Workspace にはビジネスに必須のアプリケーションが豊富に揃っています。情報共有のアプリケーションとしては Gmail を始め、Google Meet でのWeb会議や、社内全員のスケジュールが管理できる Google カレンダーが代表的です。
ファイル作成としては、クラウド上でオフラインでも編集・保存が可能な、Google ドキュメント、Google スライド、Google スプレッドシートなどが挙げられます。
Google Workspace をビジネスアカウントで契約すれば、情報を適切に保管する Valut、Cloud Search などが活用できます。
初期導入のコスト＆運用負担が軽い
Google Workspace は、インターネット接続環境とデバイスだけあればすぐにでも利用が可能になります。サーバーのハードウェアなどは不要。初期設定も簡単なので、短期間で稼働を開始することが可能です。また、運用面においてもサーバーの保守やバージョンアップ、セキュリティバッチの適用などの業務はほぼないので、企業のシステム運用負担を大幅に軽減できます。
さまざまなデバイスからアクセス可能
Google Workspace はパソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンからも操作可能。オフィスにいなくてもアクセスできるので、テレワークやフロントワーカーにも最適なサービスを提供します。
高度なセキュリティでデータを守る
一般企業のデータセンターが、Google のデータセンターと同じレベルのセキュリティを保つことは容易ではありません。Google のサービスを提供しているデータセンターでは、セキュリティの専門家によって、グローバルに堅牢なインフラストラクチャを展開しています。
テレワークでも円滑なコラボレーションを実現！ ビジネスの効率が上がる
ファイルの同時編集機能の活用や、Google Meet、Google Chat などのコミュニケーションツールの連携で、メンバー同士が遠隔にいても円滑なコラボレーションが可能。
さらに、Google の技術を生かした優れた検索機能や、1つの画面から複数のアプリケーションを使ったタスクを実行できる優れたUIが業務の無駄を徹底的に省きます。
Google Workspace 導入前に確認してほしいこと
Google Workspace の導入タイミングを検討する要素として、次の3点を事前に確認しましょう。
インターネット環境は整っているか
Google Workspace はクラウド上で提供するWebサービスです。そのため、社内の通信環境が整っていない場合は利用開始ができません。インターネット接続はできるものの、Web会議のときに音や画像が途切れてしまう企業は、一度社内の通信容量を見直すことがおすすめです。
また、テレワーク下で Google Workspace を始めとするWebツールの導入を検討している場合は、必ず従業員の自宅やテレワーク先のWi-Fi環境を確認しましょう。スマートフォンのデザリング機能や、時間限定のfreeWi-Fiを利用している社員がいる場合は、適宜別の接続環境を用意すると良いでしょう。
インターネットを使いこなせるか
今まで、メールや電話がメインだった企業が、Google Workspace の各種サービスをいきなり使いこなせない可能性があります。また、社内の資料を印刷して利用する習慣がしみついている企業が、いきなりクラウド上で資料閲覧・編集をしようとすると、難易度が高く感じるかもしれません。
いきなり導入を進めるのではなく、「Google Meet を試してみよう」「今回の会議は、Google ドキュメントで議事録を取りながら進めてみよう」など、事前に複数回使って見ると良いでしょう。
利用目的は明確か
Google Workspace の機能、アプリケーションは非常に豊富です。導入後いきなり、すべての機能を使いこなす必要はありません。無理のない範囲内で、導入前に利用目的を明確に定めておくことをおすすめします。
利用目的を決めて Google Workspace 導入タイミングを検討しよう
Google Workspace は利便性が高く、テレワークや働き方改革に適した統合型のビジネスツールです。いきなり導入を焦らずに、社内で利用目的を決めて、通信環境など整備してから利用を進めていきましょう。
