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Google Workspace の 「働き方改革とデジタル化」 を後押しする rakumo ワークフロー
〜導入企業に学ぶクラウドベースの快適な業務環境の魅力〜

日本の組織では、慎重な意思決定や責任と透明性を確保するために、 「自身の権限では判断できないけれども、会議を開くほどでもない仕事」 の可否を決定するために 「稟議書」 が使われてきました。申請される 「稟議」 の内容はさまざまですが、代表的なものは次のような項目になります。

  • 社外に提出する見積書や企画書
  • 取引先との契約関係
  • 事務用品などの備品購入
  • 接待や社内イベントの経費申請
  • 社員採用に関連する項目
  • 出張や有給休暇の申請

多くの 「稟議」 では、組織で決められている制度に関連した 「承認」 を得るためや、会社で管理している 「経費」 の利用が中心となっています。そのため、コロナ禍前の日本では、承認の確実性や透明性を確保するために 「稟議書と承認印」 という、いわゆる 「紙とハンコ」 の企業文化が根付いていました。しかし、コロナ禍を経て多くの企業が、テレワークを推進するためにワークフローを導入しました。そして、その成果を発揮している企業も増えています。そこで、 rakumo ワークフローの導入事例から、どのような課題や背景を克服し成果を上げたのか、探っていきましょう。

国産グループウェアからの Google Workspace 移行をサポートした rakumo ワークフロー

社長決裁が必要な稟議書や法務部門が関与する契約書などには、まだ 「紙とハンコ」 の文化は残っていますが、この20年で中堅から大手企業には、何らかのワークフロー システムが導入されてきました。その代表格といえるのが、国産グループウェアではないでしょうか。

昔は、単なるホワイトボードの代わりとか、社員間の情報共有の促進を目的に導入されたグループウェアの多くは、日々の業務に関する 「ホウ・レン・ソウ」 に活用されたり、営業日報に代用されてきました。そうした利用が広がると、総務部門が休暇申請などに対応するようになり、いつしか簡易な社内業務の承認システムとして機能してきました。そのグループウェアも、コロナ禍以前からシステムの限界を抱えていました。そうした課題に直面したのが、名鉄観光サービス株式会社でした。

同社は、オンプレミス型のグループウェアを10年以上も使い続けて、大きな課題に直面していました。それは、サーバの老朽化とクラウドへの未対応でした。オンプレミスによる運用では、ハードウェアの老朽化への対応が求められます。

一般的な電子機器は、3〜5年のリース契約で導入しますが、その交換のたびにシステムの入れ替えが必要になります。中には、こうした手間を軽減するために、電子機器の延長サポート期限ぎりぎりまで、機材を買い取って運用するケースもあります。その結果、10年以上もサーバを動かし続けてしまいます。それだけの年月が経過するとサーバの保守部品はなくなり、対応する OS のセキュリティ更新もなくなります。

さらに、10年前のグループウェアをサポートし続ける国内ベンダーも少なく、結果としてシステム全体の刷新が求められます。それに加えて、コロナ禍で多くの企業が体験したように、クラウドに対応していないオンプレミスの運用では、 VPN (仮想プライベートネットワーク)へのアクセス負荷が増大します。

それに加えて、 VPN を狙った攻撃も増えてくるので、セキュリティのリスクも拡大しシステム管理者の業務負担も増してしまいます。こうした課題を解決するためには、 Google Workspace に代表されるフルクラウドのサービスに移行する必要があるのです。しかし、同社の事例では単純に Google Workspace への刷新だけでは解決できない課題がありました。その課題を解決して、移行を実現させた立役者が rakumo ワークフローでした。

なぜ Google Workspace にはワークフローに該当する機能がないのか

名鉄観光サービス株式会社は、出張申請や基幹システムへのアカウント登録、社内 PC の増設や撤去など、さまざまな業務で国産グループウェアのワークフローを使用してきました。ところが、 Google Workspace にはワークフローに該当する機能がありません。これは、 Google Workspace に限った対応ではなく、20年以上も前から外資系グループウェア製品には、日本企業が求めるワークフローに匹敵する機能が装備されていないのです。

例えば、 Microsoft 365の前身とも捉えられるオンプレミスの Microsoft BackOffice には、メールやファイル共有にデータベースなどの機能は搭載されていましたが、ワークフロー機能はなく、グループウェア的な使い方をするためには、カスタマイズなどの開発作業が必要でした。同様に、現在の Microsoft 365にもワークフローはありません。

海外の企業にも、レポートラインという業務報告のルールはあります。しかし、組織や部署の権限委譲が明確で、複数の関係部署や担当者に承認して回るような業務形態にはなっていないためワークフローへの需要が日本ほどなかったのかも知れません。また、ワークフローを実際に利用するためには、個々の企業の業務体制に合わせた申請フォームなどの整備も必要になり、汎用的なシステムとして提供するのが難しいことも、標準機能として搭載されていない理由なのかも知れません。

いずれにしても、国産グループウェアからの Google Workspace 乗り換えにあたって大きな課題となったワークフローの問題を、名鉄観光サービス株式会社は rakumo ワークフローの導入で解決しました。

事例で紹介されている選定のポイントによれば 「旧グループウェアのワークフローと使い勝手が非常に似ている」 点や、 「ユーザーが迷わずに操作できるだけでなく、より洗練された UI が好印象」 と評価されています。ワークフローを運用管理する立場からも 「旧グループウェアで使っていた各種申請書の再作成もとてもスムーズ」 に行え、 「約50種類のひな形への作成権限の付与が分かりやすいのも魅力」 と話しています。

このように、 Google Workspace と rakumo ワークフローによる国産グループウェアからの乗り換えは、旧システムの課題を克服し、クラウドサービスのメリットを最大限に活用できる 「働き方改革」 につながります。

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