御社の企業概要を教えてください。

株式会社コスメ・ニスト 戦略企画室 情報システム課 課長　堀内明美様（以下、堀内様） :
株式会社コスメ・ニストは、2008年の設立以来、化粧品・医薬部外品・生活用雑貨のODM・OEMを手掛ける企業です。研究開発から製造・充填・包装まで一貫した生産体制を強みとし、お客様のビジョンを高品質な製品としてカタチにすることを使命としています。

また、スキンケア・ヘアケアを中心に、独自性のある製品づくりをサポートします。
さらに、環境対応資材の採用や詰め替えパウチの自動充填ライン導入など、持続可能な社会の実現に向けた取り組みにも力を入れています。

従来の環境と、その課題についてお聞かせください。

堀内様 :
当社では、以前からビジネスチャットツールのカレンダー機能を利用し、個人のスケジュール管理や会議調整を行っていました。しかし、部署ごとに異なる管理方法が採られ、会議室や設備の予約が分散していたため、調整作業が煩雑になり、ダブルブッキングのリスクもありました。また、チームや部門全体の予定を直感的に把握できる仕組みがなく、関係者のスケジュールを迅速に確認することが難しい状況でした。

さらに、従来の環境では他の業務ツールとの連携が不十分で、カレンダー上で登録した会議の通知を適切に管理したり、関連資料をスムーズに共有したりする仕組みが整っていませんでした。例えば、会議の予定が変更された際に、参加者への通知や会議資料の共有を手動で行う必要があり、業務の効率化が十分に進んでいなかったのです。

こうした課題を解決し、よりシームレスなスケジュール管理を実現するため、カレンダーツールの導入と同時に Google Workspace への移行を決定しました。これにより、カレンダーとメール、ドライブ、チャットが連携し、会議通知や資料共有の自動化が可能になりました。特に、組織全体のスケジュールを一元管理できるようになったことで、業務の調整がスムーズになり、作業負担の軽減にもつながっています。

rakumo サービスをお選びいただいた決め手についてお聞かせください。

堀内様 :
ツール選定にあたっては、現場の使い勝手を第一に考え、視認性・操作性の高さ、設備予約機能の充実度、Google Workspaceとの連携性を重視しました。

まず、視認性と操作性については、組織階層が正しく反映され、部署ごとのスケジュールを直感的に管理できることを重視しました。特に、大規模な会議やプロジェクト単位でのスケジュール調整がスムーズに行えるよう、個人の予定だけでなく、チームや部門全体の予定を把握しやすくしたかったからです。

また、設備予約機能も重要なポイントでした。会議室や備品の予約を簡単に行え、ダブルブッキングの防止や利用状況の可視化が可能なツールが必要でした。特に、予約時に関係者へ自動通知が送られることで、管理の負担が軽減されることを評価しました。

さらに、Google Workspaceとスムーズに連携できることも必要不可欠でした。メールや通知機能と連携することで、会議のリマインドや変更通知を自動化し、参加者が情報を見落とすリスクを減らしたいと考えていました。

これらの選定条件をもとに、情報システム課では複数のカレンダーツールを比較検討し、展示会で情報収集を行い、ベンダーとも意見交換を重ねました。その結果、当社の業務に最も適したツールとして rakumo カレンダーを選定し、スムーズな移行計画も立てることができました。

導入時のエピソードについてお聞かせください。

堀内 様 :
rakumo カレンダーの導入にあたっては、スムーズな移行を最優先とし、現場の混乱を最小限に抑えることを重視しました。特に、従来のツールに慣れている従業員にとって、操作感の変化が業務に影響を与えないよう配慮しました。

まず、情報システム課が中心となり、各部門のスケジュール管理の課題を洗い出し、最適な運用方法を設計しました。その一環として、テストアカウントを提供し、約2ヶ月間の試験運用を実施。従業員が実際にツールを使用しながらフィードバックを行い、現場のニーズに合う形で調整を進めていった形です。

その結果、組織の階層構造を考慮したカレンダー表示とし、従業員が自分の予定だけでなく、チーム全体のスケジュールを一目で把握できるようにしました。また、会議室の予約に関するルールを明確化し、事前に運用方法を周知することで管理負担の軽減を図りました。さらに、通知機能を活用して会議や重要な予定のリマインドを自動化し、スケジュールの見落としを防ぐ仕組みを整えることができました。

rakumo カレンダーの導入後、現場からは「設備予約がしやすくなった」「チームのスケジュールが見やすくなった」「予定変更の通知がスムーズで助かる」といった声が寄せられ、情報システム課としても、これまでの運用を大きく変えることなく、業務の効率化を実現できたことを大きな成果と感じています。

導入された後の反応や手応えはいかがでしたか？

堀内 様 :
先ほど申し上げた通り、移行にあたって旧環境との差を感じさせないことを重視した結果、現場では大きな混乱もなくスムーズに運用が開始できました。特に、設備予約の機能が充実していることで、以前よりも会議室や社用車の管理がスムーズになり、予約に関する問い合わせも減りました。

また、画面の操作性が向上したことで、今までカレンダーをあまり活用していなかった従業員も、自発的に予定を入力するようになり、組織全体のスケジュール把握がしやすくなったと感じています。

移行当初は、組織図を活用して連絡先を検索する機能を利用していましたが、新しい環境に慣れるにつれ、直接 rakumo カレンダー上で予定を確認し、参加者を選択する流れが定着しました。その結果、従来のように個別に確認を取る手間が減り、会議の調整や業務の連携がスムーズになりました。さらに、カレンダーの通知機能を活用し、会議のリマインドや予定変更の連絡が自動化されたことで、スケジュール管理の精度が向上しています。

また、rakumo カレンダーを業務の中核として活用することで、社内の他システムとの連携も強化されました。例えば、申請・承認フローの管理システムとカレンダーを連携し、会議の予定が自動で反映される仕組みを整えたことで、業務の見通しが立てやすくなっています。結果として、単なるスケジュール管理ツールではなく、業務全体の流れをスムーズにするインフラとして機能するようになったと実感しています。

今後のご予定についてお聞かせください。

堀内様 :
Google Workspace と rakumo カレンダーの導入を含めた今回の移行は、単なるシステムの変更ではなく、業務改善の基盤を整えることを目的としていました。その結果、社内のIT環境が整っただけでなく、変化に対して柔軟に対応できる組織風土の醸成にもつながったと感じています。新しいツールを導入する際の抵抗感が減り、業務の中で自然と新しい機能を取り入れる文化が根付いてきたことは、大きな成果のひとつです。

rakumo カレンダーについても、情報共有や社内連携を促進する重要なツールとして定着しています。現在、一部の社員が活用しているカスタムグループ機能など、まだ活用しきれていない機能もあるため、今後は利用範囲を広げ、より業務に役立てていきたいと考えています。今後も、社員がスムーズに業務を進められるよう、環境整備を続けていく予定です。

ありがとうございました。