他のグループウェアから Google Workspace に移行を決めたものの、何から始めたらいいかわからずお困りではないでしょうか。今回は移行作業の前に知っておきたい、Google Workspace に移行する際の注意点を4つ、ピックアップして解説します。
グループウェアとは
グループウェアとは、企業・組織内のコミュニケーションを円滑にするための業務ソフトウェアを指します。主な機能は次の通りです。
- 社員のスケジュール管理、共有
- 会議室や設備の利用状況の共有、予約
- プロジェクトやタスクの進捗管理と共有
- 社内資料の共有
その他にも、Web 会議システムやタイムカード、ワークフローの機能などを追加したグループウェアもあります。
グループウェア移行時の注意点を確認しよう
グループウェアの移行は、移行対象の洗い出しやアカウント開設などの下準備から、データ移行作業へと進んでいきます。いきなりデータ移行の作業に入るのではなく、事前に次の4つの注意点を確認しておきましょう。
データや機能を移行できるか
まず始めに、既存のグループウェアに保存しているデータや機能を細かく整理して、機能単位、データ単位で確実に移行できるかどうかを確認しましょう。おおざっぱに 「社内資料はまとめて移行できるからOK」 とするのではなく、どのようなデータ形式の資料があるのか、出力単位は何が適しているかなど詳細まで整理してください。
事前に移行可否を確認しておかないと、手作業での移行を求められるなど時間がかかる場合もあります。
移行可否を検討する際は、次の3ステップを意識するとよいでしょう。
既存のグループウェアの機能と、Google Workspace の機能を一つずつ比較し、適合するか分析をします。
Google Workspace に既存のグループウェアの機能が当てはまらない場合もあります。Google Workspace のCSなどに問合せつつ、どの機能に移行すべきか、該当する機能がないものは何かリストアップをします。
既存のグループウェアで使用していた機能が Google Workspace で代用できない場合の対応策を検討します。別製品と組み合わせてカスタマイズしたり、グループウェアの運用法を変えたりする方法があります。
これから Google Workspace を導入検討されている方に向けて、移行前の準備内容について下記資料でまとめています。準備からアカウント開設までの事前チェックリストも記載しているので、ぜひご活用ください。
https://rakumo.com/wp/first_gws_guide/
社員の使いやすさに配慮したか
機能やデータ単位で移行可否を確認したら、社員にとって新しいグループウェアが使いやすいかどうかもチェックしましょう。どんなに導入担当が魅力的だと感じていても、実際にグループウェアをメイン活用する社員に配慮がなければ意味がありません。
多くの人が使い慣れた Google アプリケーションのグループウェアである Google Workspace なら、直感的な使いやすさや安全面でも安心できるでしょう。
業務内容に適した機能がそろっているか
機能やデータが確実に移行できるか、という視点だけではなく 「業務内容に適した機能があるか」 という視点で確認するのも重要です。新たなグループウェアにスムーズに移行できたとしても、実際に業務で使用する機能がそろっていなければ業務効率化は図れません。
Google Workspace の機能、アプリケーション一覧を見ながら、どの機能をどういった業務で使用するのか、活用シーンまでイメージを膨らませておきましょう。
拡張性はあるか
グループウェア移行前の4つ目の確認ポイントは、移行するグループウェアに拡張性があるかどうかです。グループウェアは長く活用していくため、導入時の機能や使いやすさよりも、未来に向かってサービスがどう進化していくか確認しておきたいものです。
確認ポイントとしては次の点を意識してみてください。
- 他サービスとの連携はできるか
- 拡張機能のラインナップは
- 今後の開発スケジュールや、製品に込めるベンダーの思いは... など
データや機能移行のポイントを押さえてグループウェア導入を進めよう
最新のグループウェアに移行することで、業務効率化を加速させたいのであれば、今回ご紹介した注意点を必ず事前確認しておきましょう。移行後に「こんなはずじゃなかった」とならないために、また Google Workspace をスムーズに使いこなすために、ポイントを押さえて導入を進めて下さい。
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