Google サイトで実現！ 情シス担当者の負荷を軽減する社内ポータル構築術

導入管理者 ： 城 資寿彦 （じょう しすひこ） さん
情報システム部

社内のシステム管理を担当している。
セキュリティ対策やネットワークに関する知識が豊富。

導入担当者 ： 布呂 真音美 （ぷろ まねみ） さん
事業推進部

Google Workspace の導入担当者。社内調整が得意。
現在は Google Workspace の活用を促すため社内セミナーや勉強会などを実施している。

城さん、少しお時間よろしいでしょうか？

Google Workspace を導入して数ヶ月経ちますが、社内での情報共有がまだうまく機能していない部分があるんです。特に、社内ポータルが未実装のままで、社員が最新の情報や必要な資料を探すのに苦労しているという声が多くて…。何か良い方法はないでしょうか？

なるほど、僕のおすすめは、 Google サイトですね。

Google サイトって、 Google Workspace を契約していれば利用できるのでしょうか？

はい、 Google サイトは Google Workspace に契約していれば使えて、社内ポータルとしてのポテンシャルが非常に高いツールですよ。

運用するにあたって Web の専門家をアサインできるわけではないので、知識がない人でも使いこなせるかちょっと不安です…。

Google サイトは専門的な知識がなくても簡単にポータルサイトが作成できるので安心してください！

今日は、 Google サイトで何ができるのか、そして社内ポータルとしてどう活用できるのか、一緒に見ていきましょう。

まず、 Google サイトで何ができるのか、導入することでどのようなメリットがあるのか、見ていきましょう。

Google サイトは実際にどのようなことができるのでしょうか？

Google サイトの最大の特徴は、専門的な知識がなくても、誰でも簡単にWeb サイトを作成できるという点です。 HTML や CSS といったコーディング、さらにはサーバー管理の知識も不要です。

ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で、プロフェッショナルな見た目のサイトが構築できるんですよ。

私のように、専門的な Web の知識がなくてもいいというのは心強いですね。デザインのテンプレートなども用意されているのでしょうか？

もちろんです。最初からテンプレートがいくつか用意されていますし、独自のテーマや色、フォントを設定してブランドイメージに合わせたカスタマイズも可能です。

レスポンシブデザインにも対応しているので、パソコン、タブレット、スマートフォン、どのデバイスからアクセスしても最適化された表示で利用できますよ。

導入を検討するにあたって、 Google サイトのメリットも整理しておきたいです。

はい、 Google サイトを社内ポータルとして導入することには、情シス担当者である私たちにも、そして社内メンバーにも、多くのメリットがあります。

メリットを書き出してみたので参考にしてみてください。

【情シス担当者のメリット】

• 運用負荷の軽減
  コーディング不要で、直感的な操作でサイトを構築・更新できるため、専門的な知識を持つ人員を張り付かせる必要がない。社員自身が自分の担当するページの更新を行うことも可能。
• コスト削減
  Google Workspace のライセンスに含まれているため、別途ポータルシステムを導入するコストがかからない。
• セキュリティの一元管理
  Google Workspace のセキュリティポリシーに準拠するため、新たなセキュリティ対策を検討する必要がない。アクセス権限も Google ドライブなどと連携して管理できる。
• 情報ガバナンスの向上
  Google Workspace との連携により、情報が分散せず、一元的な管理が可能になる。

【社員のメリット】

• 情報アクセスが容易に
  必要な情報へスムーズにアクセスできるようになり、検索の手間が大幅に削減される。さらに、情報を見つける時間やツールの切り替え時間が減ることで、本来の業務に集中できる。
• 情報の鮮度維持
  Google Workspace アプリとの連携により、常に最新の情報にアクセスできる。

コスト面でもメリットがあるのは大きいですね！

社員の利便性向上だけでなく、情シスの運用負荷も減らせるのは大きなメリットだと思いました。

Google サイトがなぜ社内ポータルとして強力なのか、その最大の理由の一つは、 Google Workspace の各アプリとのシームレスな連携にあります。

具体的には、どのような連携ができるのですか？

はい。例えば、このようなものが挙げられます。

Google サイトを見ればその都度別のアプリを開かなくても必要な情報がすべて Google サイトの中で確認できるのは、社員にとって非常に便利だと思いました。まさに 「情報共有のハブ」 ですね。

Google サイトは、うちの会社ではどのような活用ができそうでしょうか？

Google サイトはこんな使い方が考えられます。

これなら社員も迷わず情報にたどり着けそうですし、情報を見つける時間も減らせそうです。まさに私たちが求めていた機能です！

ちなみに、 Google サイトは企業のブランドイメージを反映した対外的な簡易ウェブサイトとしても利用できるんですよ。例えば、イベント告知ページや採用情報ページなど、本格的なウェブサイトを構築するほどではないけれど、情報発信が必要な場合に有効です。

ああ、なるほど。 Google サイトは柔軟性が高いんですね。

社内向けサイトの場合でも、すべての情報を全社員に公開する必要があるとは限りませんよね。例えば、特定の部署だけが見られるサイトや、役員だけがアクセスできるサイトなど、閲覧や編集の権限を細かく設定できるのが Google サイトの強みなんです！

それは重要です！ 社内でも限定公開したい情報があるので、その設定ができるのは安心です。

布呂さん、 Google サイトで社内ポータルを構築する具体的なイメージは湧きましたか？

これなら私たちでも始められそうな気がしてきました。特に、 Google Workspace アプリとの連携がこんなに簡単かつ便利とは知りませんでした。まずは少人数の部署から試してみて、成功事例を作っていきたいです。

導入にあたっては、以下の点を意識してみるといいですよ！

• 目的の明確化
  何のために社内ポータルを作るのか、誰が何を知りたいのかを明確にする
• 情報構造の設計
  どの情報をどこに配置するか、分かりやすいナビゲーションを考える
• スモールスタート
  まずは小規模な範囲で試行し、ユーザーからのフィードバックをもらいながら改善する
• 継続的な更新
  作って終わりではなく、定期的に情報を更新し、利用状況を把握することが重要！

ありがとうございます！さっそくチーム内で共有し、 Google サイトを活用した社内ポータル構築を進めていきたいと思います。また、分からないことがあれば相談させてください！