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グループウェアの刷新が競争力を強化
〜Google Workspace + rakumo が提供するチームワーク革新〜

グループウェアを刷新する企業が増えています。コロナ禍の中でテレワークが急速に広がる以前から、働き方改革の一環として、社外からも利用できるクラウド対応のグループウェアに乗り換える企業は、増加傾向にありました。その流れはコロナ禍で加速し、日常が戻ってきた現在も、働き方のデジタルトランスフォーメーション(DX)を推進するために、古いグループウェアからの更新を検討している企業は増加しています。2018年に実施された民間の調査機関によるアンケートによれば、全体の86.9%がグループウェアを導入済みと回答しています。

出典 : キーマンズネット 「IT 担当者300人に聞きました グループウェアの導入状況(2018年)/前編」

5年前の段階で、すでに8割以上の企業がグループウェアを導入していたのですが、その当時は社内のサーバーやデータセンターで運用するオンプレミスでの利用が中心でした。そのため、社員がグループウェアを利用するためには、出社して社内の端末からログインするか、 VPN (仮想プライベートネットワーク)を経由したリモートログインによる接続が一般的でした。しかし、この5年間で古いグループウェアの利用に対する意識や価値観は一変しました。

VPN 接続が抱える課題と非クラウドサービスの限界

急速な在宅勤務が広がった2020年4月からの半年間は、多くの IT 担当者が社員のグループウェア利用に苦労しました。コロナ禍前は、 VPN によるリモート接続は限られたユーザーのみで、対応するルーターなどの機器も少数で十分でした。

しかし、急速なテレワークの増加は、 VPN 接続に大きな負荷をかけるようになり、機器の増設や回線の増強が求められました。それに加えて、テレワークに不慣れな社員による社外からの VPN 接続には、サイバー攻撃のリスクも増大します。結果的に、 VPN 接続のアクセス環境の改善が遅れて、社員のテレワーク業務に支障をきたしてしまったり、 VPN 接続機器のセキュリティホールを狙ったサイバー攻撃などが頻発しました。2020年の後半には、ニュースになるほどの大きな被害も発生しました。

VPN 接続による社内ネットワークの利用は、例外的な社外からのアクセスを前提にしたものでした。そのため、日常的な業務に対応できるほどの許容量がなく、 VPN 接続機器の増設はコスト負担になるので、多くの経営者は悩んでいました。また、社内ネットワークによるグループウェア利用は、インターネットと切り離された閉鎖的な接続にとどまっていたので、 IT 担当者も 「境界型防御」 に注力したセキュリティ対策を実施していれば十分でした。しかし、 VPN 接続の課題とオンプレミス型グループウェアの限界が、テレワークの増加によって明白となり、日常が戻ってきた現在でも新しい働き方の実践にとって、大きな課題となっているのです。

企業の競争力に影響を与えるクラウドサービスの利活用度

「境界型防御」 というセキュリティ対策に固執し、オンプレミスのグループウェアを運用し続ける企業には、競争力の衰退というリスクも潜んでいます。なぜなら、企業活動における競争力の根幹は 「人材」 にあるからです。

働き方に柔軟さを提供できない企業には、優秀な人材を惹き寄せられない、という課題が横たわっています。窓口業務やサービス業のように、対面や接客を中心とした業種を除けば、多くのビジネスはクラウドサービスを利活用して、モバイルPC やスマートフォンによる柔軟な働き方を実践できます。

その中でも、情報共有やスケジュール調整に各種の報告や相談、そして承認などに関連するグループウェアのクラウドサービス化は、働く人たちの利便性を向上します。その充実は、社員を大切にする企業として、新たな 「人材」 を惹き寄せるだけではなく、多くの人たちの労働意欲も引き出してくれるでしょう。

Google Workspace + rakumo によるグループウェア刷新という解決策

オンプレミスからクラウド型グループウェアへの刷新には、いくつかの選択肢があります。
その中で、Google Workspace + rakumo という選択は、古いグループウェアの課題を数多く解決します。

まず100%のクラウドサービスを提供する Google Workspace であれば、社内外を問わずに PC やスマートフォンから、カレンダーの共有によるスケジュール調整が可能になります。
また、 rakumo ワークフローを組み合わせることで、Google Workspace だけでは実現できない 「申請・承認」 といったワークフローもクラウドで利用できます。
さらに、 rakumo カレンダーを活用すると、階層構造が複雑な日本企業の組織に合ったカレンダーの表示により、古いグループウェアからの乗り換えも容易になります。その他にも、直感的で使いやすい 情報共有や社内コミュニケーションを実現する rakumo ボードによる社内掲示板のクラウド化など、Google Workspace + rakumo によるグループウェアの刷新には、数多くの効果が期待されます。

※画面は rakumo キンタイ

Google Workspace + rakumo では、Google Workspace のユーザーアカウントやグループに認証を共通に利用できるので、スムーズな導入と、その後の人事移動や組織変更などにも柔軟に対応できます。認証を rakumo で共通利用することで、階層構造によるスケジュール管理やワークフローなどを実現し、スムーズな導入と柔軟な運用を可能にします。さらに、 Google Workspace と連携していることで、メンテナンス工数を大幅に削減し、アカウントの管理や権限設定、人事異動時の経路変更 など、運用・管理をラクにする機能が豊富です。

IT 担当者の運用負担も軽減し、旧式のグループウェアからの円滑な乗り換えも可能にする Google Workspace + rakumo への刷新は、クラウドサービスによる競争力強化の一助となります。それは、社員の働き方に柔軟さを提供するだけではなく、いつでもどこからでもコミュニケーションとコラボレーションが可能になり、チームワークの革新へとつながるのです。

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