rakumo でさらに便利

業務改革につながるカレンダー基盤の刷新
〜Google Workspace + rakumo で実現する組織階層型カレンダー〜

デジタルを活用した業務革新の中でも、多くの企業が喫緊の課題として検討しているテーマが、カレンダー基盤の刷新ではないでしょうか。約4半世紀前に、Windows と社内 LAN が普及し始めたころ、パソコンを活用した業務改革を目指した企業は、グループウェアと呼ばれるパッケージ版のソフトを導入しました。当時のグループウェアは、イントラネット内に設置した社内用サーバーにアプリを導入し、Windows 98 などのクライアントPCにもアプリをインストールして、スケジュール調整や情報共有に営業日報などの「ホウ・レン・ソウ」業務を実践していました。早くからグループウェアを導入した企業では、ホワイトボードを使った行き先確認や、内線電話をかけまくる会議室の調整などから解放されて、スマートなオフィスワークを実現しました。

しかし、それから20年以上の歳月が経過して、グループウェアによるカレンダー基盤の刷新が求められています。その理由は、オンプレミスからクラウドへの急速なシフトです。また、コロナ禍を経てオンライン会議やビジネスチャットの利用が日常的になると、旧来のグループウェアを使い続けるのが困難になっています。

例えば、Google Workspace + rakumo を導入したモスフードサービスでは、当初は Gmail と Google Chat や Meet のみを利用して、カレンダーによるスケジュール調整は、旧来のグループウェアを使い続ける予定でした。ところが、Gmail の利用が浸透し、Google Meet によるオンライン会議が増えてくると、Google Workspace と連動していないグループウェアの利用に限界を感じるようになったのです。そして、Google Workspace の導入から1年後に、rakumo を採用してカレンダー基盤を刷新しました。

円滑な移行の決め手は rakumo の組織階層型カレンダー

オンプレミスで運用していたグループウェアをクラウドに移行しなければ、新しい働き方を実践できないだけではなく、パッケージ版ソフトそのものの販売やサポートが終了し、カレンダー基盤そのものが使えなくなる問題も横たわっています。情報システム部門や IT を管轄している総務部では、そうした課題は認識していても、なかなか刷新に乗り出せない事情もあります。その最大の理由が「使い慣れたサービスからの変更」に対する抵抗感です。習うより慣れろ、というコトワザはありますが、長年使い慣れたカレンダーの画面表示や使い勝手が変わってしまうと、多くの組織では混乱や戸惑いが生じて、ビジネスが停滞してしまう心配もあります。

特に、海外製のグループウェアでは、スケジュール管理が「個人」を中心に設計されているので、予定を他の社員と共有するためには、各自がカレンダーの共有を許可するか、管理者がまとめて設定する必要があります。また、共有されたカレンダーは、基本的に Google カレンダーの画面表示になるので、これまで使ってきたグループウェアとは異なる見た目になります。こうした手間と使い方の違いが、現場に混乱をもたらします。

こうした混乱をもたらさずに、これまで使い慣れたグループウェアのカレンダーと同じ使い勝手で、Google カレンダーによる円滑なスケジュール調整を実現するサービスが、rakumo for Google Workspace の「rakumo カレンダー」です。 Google カレンダーを日本企業向けにリデザインして、使いやすさと見やすさを提供する rakumo カレンダーは、組織階層型のカレンダー表示を実現しています。