rakumo でさらに便利

なぜ rakumo は Google Workspace のヘビーユーザーに選ばれるのか (第1回)

国内最大級の IT 製品と SaaS のレビューサイトで、 rakumo は Google Workspace のヘビーユーザーから高い評価を得ています。

例えば、ある中小企業の CIO は 「コストベネフィットが高い製品です」 と評価しています。この会社は、Google Workspace + rakumo ワークフローで 「ほぼ全ての承認プロセスを実現」 しています。その rakumo ワークフローに関する評判では、全132件のレビューで、16社が 【☆5つ】 、56社が 【☆4つ】 の高い評価をつけています。

rakumo ワークフローのレビュー評価
https://www.itreview.jp/products/rakumo-workflow/reviews
(2023年7月末時点)

なぜ、 rakumo は、 Google Workspace のヘビーユーザーに選ばれるのでしょうか。その理由と、導入のメリットについて、評価者の声をもとに紐解いていきましょう。

Google サービスの使い勝手を大きく進化させる rakumo カレンダー

Google Workspace + rakumo に対する評価として 「Google サービスの使い勝手が変わります」 と指摘する声があります。具体的には、 Google Workspace だけではできない操作や表示などが、 rakumo で実現できます。

例えば、会社で使う場合に必須ともいえる組織ごとに分類された表示や、役職者順の表示など、日本の企業にとってはありがたい機能が満載されています。 Google Workspace + rakumo を評価する IT 管理者は、 「海外の場合は重要視されない機能かもしれませんが、これを導入することで他のグループウェアと肩を並べることができます」 と使い勝手の改善を喜んでいます。

また、 「rakumo カレンダーは、Google カレンダーで不便なところがカバーできている(組織や他人のスケジュール閲覧に便利)」 と評する CIO もいます。

カレンダーの見やすさが変わるだけで、どのくらい利便性が向上するのかについては、 「自分のみならず、相手(個人単位)・部署・その他グループでスケジュールがパッと見れる・調整できるため、ミーティングや面接のスケジューリングに掛ける工数時間がとても減りました」 という具体的な効果が得られています。 rakumo カレンダーは、スケジュールの用途ごとに色が付いているので、 「パッと見ただけで 『今日は●●の予定が多い』 といった形で、視覚的に1日のスケジュールを把握できます」 という使い勝手の良さも指示されている理由のひとつです。

スケジュール管理を中心とした働き方では、 rakumo カレンダーを活用して1件あたりの調整時間を半減できた事例もあります。1日に何件も面接調整を行う業務では、面接官のスケジュールと面接する施設のスケジュールを組み合わせて調整しなければなりません。

しかし、 Google Workspace の Google カレンダーだけで作業すると、面接官と施設それぞれのスケジュールを確認しながら、空き時間を探して調整しなければなりません。そうした煩雑な業務も、 rakumo カレンダーを活用すると 「カスタムグループ機能」 で、プロジェクト単位の予定調整が楽になります。こうした活用例は、面接に限らず 「会議室の空き時間に合わせた参加者のスケジュール調整」 や、 「社有車と利用者の調整」 といった用途でも、視覚的に短時間に空き時間を効率よく調整できるようになります。

Google Workspace だけでは実現できないワークフローを提供

もうひとつ、 rakumo が Google Workspace のヘビーユーザーに選ばれている理由が、ワークフローの提供です。

Google Workspace には、日本の企業で大切にされている 「申請」 から 「承認」 までの業務プロセスに対応したワークフロー機能がありません。しかし、 Google Workspace に rakumo ワークフローを組み合わせると、オンラインでの申請・承認を実現できます。

実際に rakumo ワークフローを導入した Google Workspace のヘビーユーザーからは、次のような評価が得られています。

また、 「申請の手間が減った」 とか、 「誰まで承認が通ったかわかりやすい」 という評価もあります。

rakumo ワークフローは、標準で次のような申請書のテンプレートを用意しています。

  • 稟議書
  • 営業日報
  • 定期券購入申請
  • 有給休暇や休暇申請
  • 備品 / 消耗品購入申請
  • 残業申請
  • 住所変更届
  • 入社申請
  • 借り上げ社宅入居申請
  • 給与口座新規 / 変更届
  • 遅刻 / 早退届
  • クレーム報告書

標準搭載のテンプレートの他にも、申請用の入力画面は自由にカスタマイズできるので、自社の業務に即した申請書や稟議書などを作成できます。
テレワークの普及で、 rakumo ワークフローの需要は高まっています。それに加えて、 Google Workspace + rakumo ワークフローを導入すると、役員や上長が出張中でも、出先の PC や移動中のスマートフォンからでも 「承認」 できるようになるので、ビジネスのスピートが大幅にアップします。

Google Workspace のヘビーユーザーが rakumo を選ぶ理由、それは組織で使いやすいカレンダーやワークフローの導入など、 Google Workspace を補う機能で、より便利で効率的な働き方を実現できるからです。

その2に続く・・・・

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