建設業界における現場改善を内務面から促進――rakumo カレンダーでスケジュール管理がシンプルに
課題
- スケジュールの伝達ミスと更新作業の負担軽減
決め手
- ITに不慣れな現場スタッフでも使いこなせる直感的なUI
導入効果
- ホワイトボードを廃止した組織的なスケジュール管理を実現
貴社の会社概要を教えてください。
北田 様（以下、敬称略）:
弊社は家を建てるという大きな環の中で地盤補強工事という社業に創業より30年以上にわたり取り組ませていただいております。地盤補強工事というと聞き慣れないかもしれませんが、日本の住宅建築対象地盤のうち概ね5割ぐらいは地盤補強工事が必要と言われています。みなさまが安心して暮らせるように、その地盤をしっかりと固めることが私たちの仕事です。
私達はそれぞれの現場に対して、情熱を持って丁寧に施工することを信条としています。おかげさまで創業以来、不同沈下事故「ゼロ」を続けていますが、それはこの信条に対して誠意を持って取り組んできた結果だと考えています。今後も情熱と誠意を持って社会貢献をしていきたいと考えています。
伝達ミスや更新作業の負担を減らすためにrakumo カレンダーを導入
rakumoカレンダーを導入していただきましたが、どのような課題があったのですか？
北田:
私たちの会社では長い間、スケジュールをホワイトボードへの手書きとExcelへの手入力で管理してきました。この手法ですと予定変更があってもすぐに反映できないため、スケジュール確認時に古い予定のまま受け答えしてしまうなど、伝達ミスも起こりがちでした。また、社内には複数のホワイトボードがあり、毎日の更新作業だけで終業間近の30分程度を費やす作業が負担となっていました。
このことは私が弊社に勤め始めた当初から、非常に不合理だと感じていましたので、早急に改善すべきだと考えていました。まずはGoogle Apps（現G Suite ）を導入したのですが、この時Googleカレンダーはほとんど使われず、メーラーとしてGmailを使うにとどまりました。とはいえ、現状のままでは業務改善が進まないと考え、期限を切ることにし、2017年8月にホワイトボードを廃棄すると決めました。
北田様は自らファイルサーバやドメインコントローラー、ADサーバなどを構築・運用されるなどITにとても精通していらっしゃいますが、スケジュール管理をITによって効率化することで業務負担を削減しようとしていたのですね。
北田:
そういうことです。Googleカレンダーも良かったのですが、当時は組織として利用するには使いづらい印象がありました。そのためITに不慣れなスタッフでも扱いやすく直感的に使用可能なUIのスケジューラーを検討していたのです。そして候補を探していた時に、rakumoカレンダーの存在を知りました。
rakumoカレンダーであれば、Googleカレンダーのデメリットを補ってくれますし、やさしいUIのため、現場スタッフでも問題なく扱えるのではないかと期待していました。そこで思い切ってホワイトボード撤廃と同時に運用をスタートさせることにしたのです。
ホワイトボードに頼らないスケジュール管理をrakumo カレンダーで実現
長年ホワイトボードに慣れてきたスタッフの方々はどのような反応だったのですか？
有馬 様（以下、敬称略）:
最初にホワイトボードの代替として導入されるrakumoの話を聞いた時は、私を含めた全員が誰もピンと来ていなかったと思います。ただその後、「期限を切ってホワイトボードを廃棄します！」と北田に言われた段階で、私は徐々に具体的なrakumoの運用のイメージが湧くようになりました。
一方で、弊社では従業員が各自でスケジュールを入力する習慣がなかったため、その段階でもrakumoの利用イメージがピンと来ていないスタッフがほとんどだったように思います。そこで、具体的な運用は私が考えるのが適任なのだろうと思い、北田をはじめ社内各所に聞き取りを行った上で社内でのrakumoの運用マニュアルを作成しました。
また、運用の際には現場スタッフ全員のスケジュールを一元的に東京本社でrakumoに入力することにしました。というのも施工スタッフには自分の勤務スケジュールをGoogleカレンダーに入力する習慣がある人がほぼいなかったということと、これまでホワイトボードの記入管理を本社内務が担当していたということが背景としてあります。これらの状況を鑑みて、そのようにした方がスムーズだろうと考えたためです。
北田:
弊社では、依頼主であるハウスメーカーとの間でスケジュールを調整する工程管理者が調整業務を担当します。工程管理者は本社にいますから、内務のスタッフも工程管理者に聞けば全員のスケジュールをすぐに把握できます。工程管理者に聞いた結果を内務スタッフがrakumoカレンダーに反映していけば、現場スタッフは自分で直接スケジュールを入力することなく、iPadやスマートフォンで外部からでも、自身のスケジュールを把握することができるというわけです。
ホワイトボードで確認していた頃とは大きく変わりますよね。
有馬:
はい。これまでは現場スタッフが本社に立ち寄るか、本社に電話をかけて次のスケジュールを問い合わせるかのいずれかの方法で確認していたのですが、今では外にいても自分でスケジュールを確認できるようになっています。rakumoカレンダーについて最初は誰もメリットを理解していなかったと感じますが、今となってはスケジュール管理に関して格段に楽で便利になっていると思います。
北田:
人員の組織的なスケジュール管理に加えて、重機の予定もグループとして分けて管理しています。最終的には人と重機がリンクされるように運用することで、どの現場にどの重機が必要で、スタッフは誰かといった業務全体のスケジュールも把握できるようにしています。
rakumo カレンダーで現地スタッフのスケジュールを効率的に一元管理
これまでなかなか進まなかったスケジュール管理のIT化が実現したわけですが、理解を得るための工夫などはあったのでしょうか？
有馬:
せっかく便利な仕組みがあっても、「自分とは関係ないものだし、運用方法について自分の意見を言ったとしても無視される。」と感じると、それを実際に使ってみたいという気持ちにはならないと思います。そのため、まずちょっとしたことでもスタッフからの意見が届いたら、その意見を最大限、生かす方法を探すようにしました。結果的に意見を反映できなかったとしても、「意見の反映を目指してみたものの、こういう経緯と理由により実現できませんでした。」と意見を出してくれたスタッフには、必ず結果報告を行うように心掛けていました。
また、作成した運用マニュアルもGoogleドキュメントで共有し、どこからでも確認できるようにしていましたが、導入当初はさらに現場スタッフ全員に電話で「rakumoカレンダーはいかがですか？実際に試してみてどうでしたか？」と確認を行いました。やはり自分ごとだと捉えてもらえると理解も早まりますし、「電話で聞かれたから、とりあえず一度は試してみようかな。」など、きっかけは何でも良いので、まずは自分自身で実際に試してみてもらうところから現場での運用は始まっていくものだと考えています。
すばらしいですね。なかなかできることではないと思いますよ。rakumoへの要望はありますか？
北田:
工程管理はすべてのグループを1カ月単位で一覧表にするのが一番良いのですが、rakumoカレンダーだと週間単位しか一覧できません。ホワイトボードは一掃できましたが、ここだけExcelの手入力が残っているのです。
有馬:
一人分なら月単位でスケジュール表示できますが、グループ全体になるとできません。これができるようになれば脱Excelも夢ではありません。
ご意見ありがとうございます。早速検討したいと思います。今後のワイズ技研様の目標はありますか？
北田:
今のExcelでの手作業の話もそうですが、今後は属人化している業務をなくして誰でも引き継げるフローにしていきたいと思っています。スタッフの確保が難しい業界ですから、システム化による効率化はもちろん、業務の標準化も大きなテーマだと考えています。
現場の仕事で属人化する部分がある程度残るのは仕方がないと思っています。ですから、現場を革新していくよりも、彼らをサポートするバックヤードオフィスを革新することで、会社全体の業務効率化と標準化を実現していきたいですね。
今回のrakumoカレンダーのように現場スタッフが「使ってみたら簡単で楽だ！」という体験をこれからも重ねていくのが一番だと思っています(笑)。
今後の御社のチャレンジを楽しみにしています！ありがとうございました！
（取材時期：2019年5月）
事例で利用されている「便利な機能」
rakumo カレンダー
会社名：株式会社ワイズ技研
代表者：北田諭史
資本金：1,000万円
事業内容：
1) 地盤改良工事の設計、施工、管理及びコンサルタント
2) 地盤調査/解析およびコンサルタント
3) 測量、動態観測及び計測工事
4) 土木建築工事の設計、施工、管理およびコンサルタント
5) 前記１号から４号の設計、施工、計測、解析技術の開発及び研究
6) 建築、建設に係る教育およびトレーニング
7) 建築構造物の非破壊的検査
8) 前記各号に付帯する一切の業務
従業員数：23名
＊掲載内容は取材時点のものです。
