横瀬町の特徴を教えてください。

埼玉県 横瀬町役場 総務課　課長　小泉 照雄 様（以下、小泉 様）
横瀬町は、埼玉県 秩父地域の東の玄関口となっている人口約7800人の町です。東京から特急で73分というアクセスの良さながら、大自然に育まれた綺麗な空気と透き通った水、そして四季折々で楽しめる6000本以上の花木が植えられた「花咲山公園」、壮大で美しい秩父三大氷柱のひとつ「あしがくぼの氷柱」、里山の風景が四季を通して楽しめる県内最大級の棚田「寺坂棚田」、山頂からの絶景が多くの登山者を魅了する秩父のシンボル「武甲山」など、観光スポットも人気を博しています。

「日本一チャレンジする町」をスローガンに掲げる横瀬町では、多様な幸せが花開くまち「カラフルタウン」の実現に向けてさまざまなチャレンジに取り組んでいます。まちづくりの実践や実証試験などができるチャレンジのフィールド「よこらぼ」をはじめとして、数年前から官民が連携した街づくりプロジェクトを進めてきました。その採択数は、7年間で130件以上にも達しています。こうした取り組みによる成果か、リクルートのSUUMOリサーチセンターが実施した「住み続けたい街（自治体／駅）ランキング 首都圏版」では、2021年・2022年と2年連続で埼玉県内4位にランクインできました。

従来の環境と、その課題についてお聞かせください。

埼玉県 横瀬町役場 総務課　主任　邉見 翔吾 様（以下、邉見 様）
横瀬町役場ではこれまで、地方公共団体を相互に接続するクローズド環境のネットワークシステム「LGWAN（Local Government Wide Area Network：総合行政ネットワーク）」と、オンプレミス環境のメールサーバおよびファイルサーバ、自治体専用グループウェアを使用していました。しかし、このグループウェアはかなり昔のものなので動作自体が遅い上に、各機能が独立していて使いづらいという課題があったのです。そこで、人々を幸せにする、生活をより豊かにできるテクノロジーを積極的に活用するため、2022年3月に「人に優しいテクノロジーの活用計画」を策定し、DX推進の一環としてシステムのリプレイスを検討開始しました。

リプレイス先の選定ポイントはどのようなものでしたか？

小泉 様
いくつかの製品・サービスを比較したところ、「Google Workspace」がベストな選択肢だと感じました。地方公共団体では、重要度の高い情報を取り扱うことから、強固なセキュリティが必須となります。その点、Google Workspace はデータの暗号化保存と24時間監視、スパムメールの検出やウイルススキャンなど、セキュリティ体制は万全です。そして数多くの大手企業が採用している実績もあり、重要なデータを安心して任せられると感じました。また利便性に関しても、ITリテラシに依存せず誰もが直感的に使えるUIや、各種アプリの連携がスムーズに行える点などが魅力でしたね。そこで2022年1月に Google Workspace のトライアルを開始し、同年11月には本格稼働へ順次移行しつつ、職員から課題の収集を行いました。

rakumoサービスをお選びいただいた理由についてお聞かせください。

邉見 様
Google Workspace の導入後に行ったアンケートで、実際に寄せられた課題には、総務/企画/福祉など各部署単位でスケジュールの切り替えがしづらい、旧グループウェアと違って横軸上部にユーザー名、縦軸に時間が表示されるため違和感を覚える、各組織の代表者が参加する委員会などで組織間をまたぐ横断的なスケジュール確認がしづらい、といったものがありました。こうした課題解決に向けて、導入検討を開始したのが rakumo カレンダー です。

実は、DX推進の一環として2022年6月から夏季休暇申請で rakumo ワークフロー のPoC（Proof of Concept：概念実証）を行っており、rakumo カレンダー のことも知っていました。そして、rakumo カレンダー なら現在抱えている課題をすべて払拭できると考え、2022年12月にデモンストレーションを依頼。翌年1月中旬から3月末にかけてトライアルを実施し、4月より本格稼働をスタートしました。契約ID数は150で、そのうち93名が常勤職員、残りが非常勤職員および、各部署の共通アカウントとなっています。

導入時のエピソードについてお聞かせください。

邉見 様
導入が非常にスムーズだったことに加えて、既存のマニュアルだけで管理者への問い合わせがほとんどなかったのもポイントのひとつです。システムのリプレイスとなると、通常はかなりの問い合わせが寄せられるものですが、直感的に使えるUIのおかげか対応の負担も減らせました。

導入された後の反応や手応えはいかがでしたか？

邉見 様
Google カレンダー と rakumo カレンダー はデータが同期しているので、予定をどちらに入力しても反映される柔軟性の高さが良いですね。使い方については特に制限を設けておらず、たとえばある職員は Google カレンダー で入力し、rakumo カレンダー で閲覧するなど、利便性重視で各自に判断を委ねています。

設備予約に関しても利便性が向上しました。rakumo カレンダーの方が利用状況を確認しやすいため、会議室の空き時間を探す際などに重宝しています。

部署間をまたぐ任意ユーザーのスケジュールが簡単にまとめられる「カスタムグループ機能」も便利ですね。Google カレンダー ではユーザーを探すこと自体が大変でしたが、rakumo カレンダー なら素早く探し出せる上に、タブを切り替えるだけでいつでも迅速にスケジュール確認が行えます。

現在の運用体制を教えてください。

邉見 様
現在の運用体制としては、オンプレミスのメールサーバを Gmail へ全面移行しました。ファイルサーバに関してはデータの機密性に応じて、LGWAN系のNAS、埼玉県が提供している地方公共団体向けクラウドサービスのNAS、そしてGoogle ドライブを使い分けています。

今後のご予定についてお聞かせください。

邉見 様
旧グループウェアで使っていた掲示板機能の代替えとして、rakumo ボード を12月から利用開始予定です。すでにPoCを終えている rakumo ワークフロー については、内部ルールの整備を行う必要があることから、今年度中の実装は難しいと思いますが、前向きに検討を進めています。そのほか、rakumo キンタイ と rakumo ケイヒ に関しても将来的にぜひ導入したいですね。現在は出張手続きなど各種申請がすべて紙ベースなので、かなりの業務効率化とコスト削減が期待できます。

DX推進を予定している地方公共団体の方々に対して、なにかアドバイスがあればお願いします。

小泉 様
実際にDX化を進めていくにあたり、なるべく早い段階から各関係者を巻き込んでいくことが重要だと感じました。決裁権を持つ中枢職員はもちろん、周囲の職員に対しても単なる情報共有ではなく一緒にリプレイスを進めていく意識を持ってもらうことで、計画が格段に進めやすくなります。

ありがとうございました。