御社の企業概要を教えてください。

株式会社モスフードサービス デジタル化推進部 コーポレートITグループ シニアリーダー 武本弘平 様（以下、武本 様）:
1972年にわずか2.8坪の小さなお店からスタートした弊社は、2022年に創業50周年を迎えました。日本発祥のハンバーガーチェーン「モスバーガー」の国内店舗数は1254店舗（加盟店1211、直営店43）、モスグループとしては国内外に1728店舗（2022年7月31日現在）を備えており、これもひとえに日頃からご愛顧いただいている皆さまのおかげです。「モスライスバーガー」をはじめ日本の食文化を活かした商品で積極的な海外展開を進めるとともに、今後も生産者の想いが見える「モスの生野菜」、医食同源の考え方に沿った商品づくり、地域に根差したお店作りなどを通じて、より安全・安心で美味しいメニューを追求していきます。

従来の環境と、その課題についてお聞かせください。

株式会社モスフードサービス デジタル化推進部 コーポレートITグループ シニアリーダー 黒﨑美幸 様（以下、黒﨑 様）:
弊社では約20年前から利用していた大手国産グループウェアに加えて、チャットやWeb会議などでさまざまなツールが使われていたため、「これらをひとつの基盤に集約した方が良いのでは？」という意見が上がるようになりました。そこで2020年秋に「Google Workspace」を導入したのですが、Google カレンダーにおける組織階層の使いづらさなどがあり、Google Workspaceと連携できる製品・サービスへのリプレイスを検討開始したのです。

製品・サービスの選定にあたり、どのような点を重視されましたか？

武本 様:
約20年もの長きにわたって使い続けてきたグループウェアを変えるというのは、ユーザーにとって少なからず抵抗があるものです。そこでまずは、UI的になるべく違和感のない、使いやすい製品・サービスを重視しました。また機能面についても、ユーザーから「今までの機能がない」といった声が上がるのは明白だったので、比較・検討対象としてできるだけ機能的な差異が埋められるものを選びました。

rakumoのサービスをお選びいただいた理由についてお聞かせください。

武本 様:
最終的にrakumoさんのサービスを含めて2製品に絞り込みましたが、決め手となったのは管理画面の使いやすさですね。もう一方の製品は機能こそ揃っているものの、とにかく管理画面が煩雑で分かりづらく、また設定変更にかかる手間も多かったため、かなりハードルの高さを感じました。その点、rakumoサービスは非常に分かりやすいUI設計となっており、誰もが直感的に使えると確信できたのです。もちろんユーザー側のUIについても満足できる完成度です。マニュアルを隅々まで熟読してから使う人はそうそういませんので、たとえばチェックボックスで簡単に指定できるなど“触っていけば自然に使える”UIはとても魅力的でした。

導入フェーズについてお聞かせください。

武本 様:
従来のグループウェアで主に使用していたのがカレンダーと掲示板機能だったため、rakumoサービスの中で類似機能を有するrakumo カレンダーとrakumo ボードの導入を決定しました。まずは2021年11月からデジタル化推進部に18IDを先行導入し、小規模でのトライアルを行いました。そこから約4ヶ月の検証期間を経て、2022年3月に680IDへと増加。従来グループウェアと約2ヶ月の併用を行った後、同年5月1日より全社規模での利用をスタートしたのです。

黒﨑 様:
苦労したのは、組織階層を作っていく中で、どうしても連携している人事システムとの齟齬が出てしまう点です。本来は人事システムのデータと実際の組織構成がイコールになっているべきなのですが、たとえば組織上は部付になっているユーザーが実際は別の部署で働いているなど“例外”が増えています。試行錯誤した結果、最下層となる“課”単位の層だけはそのまま連携しているグループを作り、“部”以上の層はrakumo用にグループを作成する方法で落ち着きました。例外については、実際の部署を手動で付け加えることで対応しています。それでも、従来のグループウェアがすべて手作業に頼っていたことを考えると大きな進化です。自動連携部分は内容を確認するだけで済むため、特に毎年4月の大きな組織変更時にはかなりの業務効率化が期待できると思います。

サポート体制についてはいかがでしたか？

武本 様:
弊社では店舗勤務の従業員を除いてテレワーク比率50％を目指すべく、各部署および全社的なテレワーク実施率を毎月算出しています。しかし、Google カレンダー上で全ユーザーの一括出力ができなかったため、rakumoさんに予定データに関する出力ツールの開発をお願いしました。これはrakumo カレンダーの種別「テレワーク」を抽出・出力するというもので、サポートおよび開発者の方々にはとてもお世話になりました。弊社からの依頼や質問に対するレスポンスの良さはもちろん、丁寧で分かりやすい説明も素晴らしく、サポート体制の大切さをあらためて実感しましたね。

導入された後の反応や手応えはいかがでしたか？

武本 様:
これまでWeb会議を開く際は、まず参加メンバーの空き時間を確認し、日程が決まったら開催URLを取得して貼り付けるなど、多くの手間がかかっていました。それがrakumo カレンダーの導入後は、空き時間の確認から予定の登録、通知までを自動で行えるようになり、ユーザーからも喜びの声が多く上がっています。また、Google カレンダーと比べて予定が見やすいのも魅力ですね。

あとはとても便利に使っているのがカスタムグループ機能です。弊社では部署を横断したプロジェクトも多いため、「頻繁に予定を確認する必要があるメンバーは、ぜひカスタムグループに登録しておきましょう」と、社内説明会の時点でアナウンスしたくらいです。組織階層を開かずにスケジュール確認ができる上、メンバーの追加・削除も容易なので大変助かっています。

黒﨑 様:
rakumo ボードに掲載する内容については、全社的なお知らせやテレワーク関連、人事関連など、旧グループウェアを踏襲した内容を掲載しています。従来グループウェアの掲示板機能にもリアクション機能はあったのですが、実際のところあまり使われていませんでした。しかしrakumo ボードに変えてから「グッジョブ！」がつくようになったんです。これは「グッジョブ！」ボタンが押しやすいUI設計のおかげもあると思います。そしてユーザーから反応があると投稿者も嬉しいので、とても良い循環効果が生まれていると思います。

ユーザーがもっと“楽しくて使いやすい”環境を目指して

今後の取り組みについてお聞かせください。

武本 様:
コロナ禍でテレワークを推進している現在は、rakumo ボードやGoogle Chatで各種連絡を行っています。しかし、従来は朝礼時に口頭で連絡事項を説明していたので、なかなか自分から情報を見にいくという習慣がないのが課題ですね。まずは“終業時に必ずrakumo ボードで情報を確認する”など、習慣づけを徹底していく必要があります。また、rakumo ボードの掲載内容についても、たとえば読み物的なコンテンツを追加したり、社内販売の情報を載せたりと、使い方次第でより多くの可能性が見出せると感じています。こうした課題を解決する手法の一環として、今後はGoogle サイトとrakumo ボードを使った社内ポータルの制作も行っていきたいところです。

リプレイスから間もないので、当分はとにかく現状のブラッシュアップに努めます。導入の目的はテレワーク化や業務効率化でしたが、そうしたビジネスライクな捉え方だけでなく、ユーザーがもっと“楽しくて使いやすい”環境を目指していきたいですね。rakumoサービスに関する知見を増やすべく、他社様の導入事例なども参考にしていきたいと思っています。

ありがとうございました。

（取材時期：2022年7月）

事例で利用されている「便利な機能」

rakumo カレンダー

空き時間の検索機能

カスタムグループ機能

rakumo ボード

「グッジョブ！」 機能

会社名：株式会社モスフードサービス

事業内容：飲食業

従業員数：1370人（2022年3月現在）

＊掲載内容は取材時点のものです。