御社の企業概要を教えてください。

株式会社クロス・マーケティンググループ システム本部 システムサポート部 奥田征史 様:
2003年4月※に創業した弊社グループは、世界11か国、20拠点以上で事業を展開している総合マーケティングソリューション企業になります。創業時の設立会社である株式会社クロス・マーケティングをはじめ、国内外にあるグループ会社の経営管理および関連事業を手掛けている企業です。子会社・グループ会社の管理部門を集めたようなイメージですね。情報システム、総務、人事、経理といった部門も集約しており、システムに関する導入の決定なども弊社で行っています。
※株式会社クロス・マーケティンググループの設立は持株会社化した2013年6月となります。

従来はどのようにスケジュール管理をされていたのでしょうか？

弊社では創業時から、社内向けポータルサイトに埋め込んだ自社開発のスケジューラーを利用していました。ひとつのポータルサイト内に、国内子会社のスケジュールをすべてまとめた仕様となっています。あえてスケジュールを子会社ごとに分けていないのは、グループ間のシナジー効果を生むためです。子会社同士で互いのスケジュールを業務に活用できますし、会議室を含めたリソースの柔軟な共有が可能になる、といったメリットもあります。こうしたオープンな風潮は、普段の業務環境にも採り入れられています。たとえば、オフィス内をパーテーションで区切らず、企業間の垣根を越えてロケーションフリーで動けるようにしているのです。

スケジューラーのリプレイスを考えた背景についてお聞かせください。

便利ではあったのですが、従来のスケジューラーにも課題がありました。アクセスは基本的に社内からのみで、社外からアクセスする場合はVPN経由での接続が必要だったのです。そしてもうひとつ、「Google Workspace（当時の名称はGoogle Apps）」の導入を進めていたことも、スケジューラーのリプレイスを考えた要因といえます。当時はメールサービスを自社で運用していましたが、グローバル展開を考えるとかなりのコストがかかってしまうため、世界的な実績を持つGoogleへのアウトソースは大きなメリットがありました。さらにメールだけでなく、カレンダーやサイト、チャットといったGoogleのさまざまなリソースも活用できるようになります。

Googleカレンダーをそのまま使えない理由があったのでしょうか？

Googleカレンダーをそのまま利用するには少々難しい部分がありました。会議室や各種備品の予約機能において、管理の煩雑さや予約重複の発生が目立っていたためです。また、ユーザーが海外製であるGoogleサービスのUIに慣れておらず、使いづらさを感じるのではないかという懸念もありました。こうした観点から、弊社ではGoogle Workspaceと親和性が高く、使い勝手の良いUIを備えた国産スケジューラー製品・サービスへのリプレイスを検討開始したのです。

rakumoカレンダーをご採用いただいた理由についてお聞かせください。

いくつかの製品・サービスを試してみましたが、その中でもrakumoカレンダーは群を抜いていました。Google Workspaceとの親和性はもちろんのこと、直感的に操作できるUIは大きな魅力です。また、スマートフォンからアプリ経由で容易にアクセスできる使い勝手の良さも、ユーザーの利便性を高めるポイントといえます。マルチドメインに対応しているので、弊社のようなグループ全体で使う環境にも最適ですね。

どのような流れでリプレイスを行われましたか？

まずは5アカウント程度を導入し、部署内でのチェックを行った後、国内のグループ会社も含めて全社的に1050アカウントを導入しました。リプレイスに際しては、従来システムからスケジュールのデータを出力し、API経由でrakumoカレンダーへ取り込むため、コンバートツールを自社開発しました。未来に設定したスケジュールも数多くあったので、一定の期間ごとに土日など非営業日に分けてデータ移行したのを覚えています。このデータ移行作業ではrakumoさんにもサポートしていただき、規模の割には特に大きなトラブルもなく進められました。

複数ドメイン環境での導入や運用に苦労はありましたか？

標準でマルチドメインに対応していることもあり、複数ドメイン環境での導入や運用も特に苦労しませんでした。企業によっては部署および下部組織の階層が多いので、どちらかというと各組織の紐づけ作業の方が大変でしたね。

そのほか、リプレイスに際して注意された点などがありましたらお聞かせください。

ユーザーに対しては、できる限り不便さを感じさせたくないという想いから、各部署を回って従来システムとの機能差やボタン配置などを説明しました。システムのリプレイスはどうしてもユーザーに負担をかけてしまいますから、それを少しでも軽減したかったのです。実際、ユーザーからの疑問や問い合わせも少なかったですね。

リプレイス時期特有の混乱などはありましたか？

rakumoカレンダーへのリプレイスは、Google Workspaceの導入とほぼ同時に実施しています。従来システムと並行稼働した場合、ユーザーがどちらにスケジュールを入力すれば良いのか迷ってしまうため、時期を決めて完全移行しました。ちなみに、ユーザーに対しては利便性を第一に考えた結果、Googleカレンダーとrakumoカレンダーのどちらを使っても構わないとアナウンスしています。

rakumoカレンダーの導入効果についてお聞かせください。

グループを含めて全社的にスケジュールが見やすくなり、設備予約状況の可視化も進みました。スマートフォンで外出先から手軽にスケジュールを確認できるようになった点も、ユーザーから喜びの声として数多く届いていますね。

あとはrakumoカレンダーの機能として、カスタムグループが簡単に作れるのも便利です。複数プロジェクトを同時に手掛ける兼務者も多いので、所属する部署をまたいだり、任意のプロジェクトメンバーだけを集めていつでもスケジュールを見られるのは大きなメリットといえます。これはGoogleカレンダーにない機能なので大変助かっています。

リモートワークの増加によって、日頃の業務に変化はありましたか？

現在は約50％前後が出社していますが、コロナ禍でリモートワークの割合が増加した頃から、いま自分がどこにいるのかを終日予定として入力してもらうルールを作りました。「在宅」などのラベルを新たに作成し、たとえば打ち合わせを会議室でやるのか、リモートでやるのかもすぐに判断できるようになっています。

今後の取り組みについてお聞かせください。

弊社はこれまで、自社開発やカスタマイズを通じて、ユーザーの利便性向上を図ってきました。今後もカスタマイズなどでご相談することがあると思いますので、その際はrakumoさんのサポートにも期待しています。

ありがとうございました。