Microsoft 365 との比較

Office ライセンスの断捨離がIT経費の削減につながります

「ご存じですか? Office にはサポート期限があります」とマイクロソフトは問いかけています。この問いかけは、マイクロソフトが公開している Office のサポートライフサイクル日程を紹介しているサイトのタイトルです。その一覧を整理すると、次のようになります。

【メインストリームサポート期限】

Office 2013 2018年4月10日（終了）
Office 2016 2020年10月13日（終了）
Office 2019 2023年10月10日
Office 2021 2026年10月13日

メインストリームサポートとは、製品の発売後に発見されたバグの修正や機能の更新に、セキュリティの脅威に対処する修正プログラムの提供など、ライセンス契約した Word や Excel などを安全に使うためのアップデート対応になります。

また、無償サポートや有償サポートも含まれます。マイクロソフトでは、メインストリームサポートの期限を最低5年間と規定しています。この規定によると Office 2013や2016は、メインストリームサポートを終了しているのです。これに加えて、機能更新やバグ修正は行わないものの、セキュリティの脅威に対する更新だけは継続する「延長サポート」というアップデートには、最低5年間の継続があります。

【延長サポート期限】

Office 2013 2023年4月11日（終了）
Office 2016 2025年10月14日
Office 2019 2025年10月14日
Office 2021 モダンライフサイクルポリシー

改めて Office ライセンスのサポート期限を比較してみると、Office 2013ではメインストリームも延長サポートも終了しています。また、Office 2016の延長サポートも2年後に迫っています。さらに、発売が3年遅い Office 2019も延長サポートの期限が Office 2016と同じになっています。

こうしたサポート期限変更の背景には、Microsoft 365へ移行してもらいたい、というマイクロソフトの強い思いがあります。そのため、Office 2013よりも古い Office ライセンスを契約している企業の多くは、最新バージョンのライセンスを再契約するか、Microsoft 365を選ぶか悩んでいます。なぜなら、サポート期限の変更は、ライセンス取得のコストに大きく反映されるからです。10年間は使おうと思って契約した Office のライセンスが、7年で終了してしまうという Office 2019の期限は、企業にとって大きな損失になります。そこで注目されているのが「Office ライセンスの断捨離」なのです。

Office 2021のライセンスで比較するクラウドサービスとの価格差

「Officeライセンスの断捨離」によるコスト効果を確認するために、Microsoft Office Home & Business 2021(最新永続版)オンラインコード版の39,582円(税込み:amazonでの参考価格)を基準に、比較検討してみましょう。(2023年6月25日現在) Office 2012のライセンスは永続版ですが、計算の基準を5年にすると、年間の経費は約8,000円になります。

対する Microsoft 365 Business Standard(最新 1年版)オンラインコード版の年間ライセンス価格は16,320円(税込み:amazonでの参考価格)になります。ちなみに、このオンラインショップで購入できる法人向けのライセンスは、1年分となっています。そのため、翌年も16,320円を払って更新しなければ、それまで使っていた Office が使えなくなります。

企業で Microsoft 365を継続的に利用するのであれば、年間サブスクリプションで自動更新されるプランを契約するのが一般的です。その種類は、全部で4つあります。

税抜きで表記されている価格だけを抜き出すと、以下になります。

Microsoft 365 Business Basic ¥750 (ユーザー/月)
Microsoft 365 Business Standard ¥1,560 (ユーザー/月)
Microsoft 365 Business Premium ¥2,750 (ユーザー/月)
Microsoft 365 Apps for business ¥1,030 (ユーザー/月)

これら4つのプランの中で、Microsoft Office Home & Business 2021に近いのは、Microsoft 365 Apps for business ¥1,030 ユーザー/月になります。Microsoft 365 Business Standard(最新 1年版)の16,320円と比較すると、税込みでの年額試算の13,596円と比較して、約3,000円ほど割安になります。それでも、永続版のライセンスを長く使うよりも割高になります。

また、チャットやオンライン会議に通話などのクラウドサービスは利用できないので、単なるパッケージ版の置き換えです。Microsoft 365としてのクラウドサービスも使いたいのであれば、Microsoft 365 Business Standard ¥1,560 ユーザー/月の契約が必須となるのでコストは増加します。

「ライセンス価格を節約しつつ Microsoft 365のクラウドサービスを利用したい」という企業向けには、Microsoft 365 Business Basic ¥750 ユーザー/月があります。

このプランでは、Office が Web とモバイルアプリのみの利用になります。OneDrive というマイクロソフトの無料クラウドサービスを利用している人ならば、Web 版の Office を使った経験があるはずです。パッケージ版の Office と比較すると、利用できる編集機能やワークシートの設定に制限があります。また、インターネットに接続していないと利用できないので、モバイル PC などを移動中に使うとしたら、通信環境が整備されていなければ編集ができなくなります。結果的には、Microsoft 365 Business Standard ¥1,560 ユーザー/月の一択となってしまうのです。年額の試算では、税込みで20,592円となります。つまり Microsoft 365の選択は、永続ライセンス版の Office 2021と比較すると、ほぼすべてがコスト増になります。

したがって「Officeライセンスの断捨離」には、発想を変えて「別のクラウドサービスの選択」が効果的です。それが、Google Workspace になります。先の Microsoft 365の最低プランの Microsoft 365 Business Basic ¥750 ユーザー/月に匹敵する Google Workspace には、Business Starter ¥680 ユーザー/月というプランがあります。月額70円の価格差は、年間で840円となるので利用者数と年数を掛け合わせると、かなりのライセンス料の断捨離になります。Google Workspace にも、さらに上位のプランが用意されていますが、その違いは最大契約数や提供されるクラウドストレージのサイズなどで、利用できる Web サービスに違いはありません。

また、Google Workspace の Office 系アプリは、オフラインでも文書やワークシートの編集ができるので、Microsoft 365 Business Basic のような不便さはありません。古い Office のライセンス更新に悩んでいる IT 担当者や経営者には、注目してもらいたいコスト削減のポイントになります。

おそらく、企業の IT 管理者が気にしているのは「Google Workspace の Office 系アプリで仕事になるのか?」ではないでしょうか。そこで、次回からは Office 系アプリの機能に注目して、ライセンスや働き方の断捨離につながる Google Workspace の魅力について紹介していきます。