リサーチから紐解く！自治体における人事異動はDX推進の妨げになるか～DX推進によって解決される引き継ぎ問題と属人化～

自治体では3～4年周期の人事異動が慣例的に行われており、組織活性化や不正防止、ジェネラリスト育成といった重要な目的を果たしています。しかし、この頻繁な人事ローテーションは 「引き継ぎ資料の不足」 「業務の属人化」 「業務フローの未整備」 といった課題も生み出しています。新任者の約半数が業務把握に困難を感じているという現実は、組織運営の効率性を損なうリスクもあります。一方で、近年注目されるDX（デジタル・トランスフォーメーション）推進は、こうした人事異動に伴う課題解決の切り札となり得るでしょう。本記事では、自治体における人事異動とDX推進の複雑な関係性を分析し、両者が相乗効果を生み出すための具体的な方策を探ります。

自治体において避けられない人事異動

人事異動の周期

三菱ＵＦＪリサーチ＆コンサルティングが実施した 「地方公務員の能力開発に関する調査」 によると、自治体における人事異動は、多くの場合3年から4年の周期で行われることが一般的です。

標準的な人事異動の間隔

回答団体における標準的な人事異動の間隔は、 「3 年以上 4 年未満」 （44.8%）の割合が最も高く、次に 「４年以上５年未満」 （30.7%）が続くことから、概ね 3～4 年程度を人事異動の間隔としている団体が多いといえる。

異動の主な目的

自治体における人事異動の目的は多岐にわたりますが、特に以下の点が挙げられます。

組織の活性化

自治体は組織の活性化を第一の目的として人事異動を実施しており、配属期間が異動対象者選定の基準となることがあります。人事異動は、組織に新しいコミュニケーションインフラや関係性の構築をもたらし、従業員間の連携力向上や部署内での業務改善に繋がると考えられています。これは、長期的な事業計画や人員計画の実現に向けた有効な手段としても機能します。

特定の個人や団体との癒着防止 ・ 不正行為の防止

同じ部署に長期間在籍することで、仕事が属人化したり、特定の個人や団体との関係が深まったりすることによる不正行為のリスクが高まります。これを防ぐため、定期的な人事異動が行われます。これは、公共の信頼と公平性を担保するために、公務員組織に特有の極めて重要な目的です。

多様な業務経験を通じたジェネラリストの育成

自治体では、職員にさまざまな業務を経験させることで、幅広い知識と能力を持つ 「ジェネラリスト」 を養成することが目的とされています 。多様な業務経験は、職員の視野を広げ、さまざまな業務知識とスキルを習得する機会を提供します。これにより、将来管理職となった際に、部下を管理するための広い知見を習得できると期待されています。

家庭の事情 ・ 個人的な事情の考慮

職員の家庭の事情や個人的な事情、例えば介護や育児、身体的な不自由などを考慮した異動も行われます。これは、職員のワークライフバランスを支援し、職員が安心して働き続けられる環境を整備することで、離職を防ぐことにも繋がります。

頻繁な人事異動がもたらす課題

さまざまな目的をもって慣例的に実施される自治体での異動ですが、この頻繁なローテーションは組織運営に幅広い影響を及ぼしています。

実際、当社が実施した調査によれば、2025年4月から新しく部署異動した職員（新任者）の約半数近くが、 「引き継ぎや業務の把握がスムーズに進まなかった」 と回答しています。

具体的に、新任者が異動後に感じた課題として、以下が挙げられています。

• 引き継ぎ資料やマニュアルが不足している ： 39.4%
• 業務の属人化が進んでいる ： 35.8%
• 業務フローが整理されていない ： 26.6%

引き継ぎマニュアルの不足、業務の属人化、業務フローの非整備といった問題は、スムーズなスタートダッシュの妨げになるものであり、これが人事異動の度に起これば、本来の異動の目的である 「組織の活性化」 にも支障をきたしかねません。

DX 推進はスムーズな業務の引き継ぎに寄与

人事異動がもたらす課題を解決できる手段のひとつが DX （デジタル・トランスフォーメーション）推進です。

自治体における DX 推進は、行政サービスの効率化や住民利便性向上の鍵として注目されています。総務省は各自治体に対し DX 推進計画の策定を促し、2026年を目処に公文書管理の全面電子化を目標に掲げています。

実際、自治体の DX 推進計画自体は着実に広がりつつあります。当社が2025年2月に実施した調査では、自治体 DX 推進担当者の8割近くが 「DX 推進計画を策定済みまたは策定中」 と回答しています。

業務マニュアルやノウハウのデジタル化と共有

頻繁に人事異動がある自治体では、紙のマニュアルや個人の経験に頼る引き継ぎでは知識の断絶が生じがちです。そこで業務マニュアルやノウハウをデジタル化し、クラウド上で共有することで、誰でも最新情報にアクセスできる環境を整えます。デジタル化したマニュアルは常に最新版に更新可能であり、異動してきた新人職員もスムーズに業務を理解し早期に戦力化できることが期待できます。

業務の属人性排除と標準化

DX 推進により業務プロセスやマニュアルを標準化することで、業務が特定の職員のやり方に依存しないようにできます。例えば、マニュアルのフォーマットや手順を全庁で統一すれば、担当者ごとに内容や粒度がバラバラで理解に時間がかかる問題が解消します。

実際に北海道石狩市ではクラウド型マニュアルを導入し、統一フォーマットで一元管理することで内容が理解 ・ 検索しやすくなり、前任者への問い合わせが減って引き継ぎがスムーズになったと報告されています。このように属人性を排除し標準化された業務手順書があれば、異動してきた誰もが一定の品質で業務を遂行でき、引き継ぎミスの防止や業務の平準化につながります。

クラウドや業務システムによる業務履歴の可視化

日々の業務履歴やコミュニケーションをクラウドシステム上で可視化しておくことも、スムーズな引き継ぎに寄与します。グループウェアや業務システムを活用して、過去の対応履歴 ・ データ変更 ・ やりとりの記録を残せば、後任者は前任者がどのような手続きを行い、どんなやり取りがあったかを把握できます。

例えば、埼玉県川口市では、大規模な Excel 管理から脱却し業務アプリを導入した結果、ノーコードで作成されたアプリの構造がわかりやすくなり、担当者が変わっても業務の内容を把握しやすくなったそうです。これにより、異動が多い環境でも必要な情報をスムーズに共有できるようになりました。このように業務の足跡がクラウド上に残る仕組みは、口頭や紙では伝えきれない細かな情報も含めて新任者に引き継ぐことを可能にします。

RPA や AI による定型業務の自動化

DX の一環である RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）や AI の活用により、定型的な事務作業を自動化すれば引き継ぎ負担を大幅に軽減できます。繰り返しの多い入力作業や帳票作成を RPA が代行することで、担当者が替わっても業務が滞らず、習熟の手間も省けます。

実際、富山県南砺市では日次の会計業務を RPA で自動化し年間作業時間を88%削減した結果、担当職員が休暇を取りやすくなったほか、人事異動時の業務引き継ぎも簡単に行えるようになったと報告されています。また、 AI もナレッジ共有に役立ちます。例えば、庁内向け AI チャットボットが蓄積したデータから新任職員の問い合わせに即座に答えることで知識習得を支援し、業務の連続性確保に貢献します。

このように RPA や AI による自動化 ・ 支援により、異動のたびに発生する定型業務の引き継ぎ作業そのものを削減でき、職員はより付加価値の高い業務に専念できるようになります。

ナレッジマネジメントの仕組み整備

DX 推進では、人の頭の中にあるノウハウを組織の財産として蓄積するナレッジマネジメントの体制構築も重要です。具体的には、庁内 Wiki やナレッジ共有ツールを導入し、業務マニュアル ・ Q&A ・ 過去事例などを体系的に蓄積 ・ 検索できるようにします。ナレッジマネジメントシステムは引き継ぎプロセスを支援し、新任職員に必要な情報とノウハウを提供する役割を果たします。

石狩市の例では、 DX ツール導入によりナレッジを個人ではなく組織単位で蓄積し、内部で知識が途切れることなく共有できるようになり、これが業務の継続的な改善 ・ 高度化につながっています。このようにナレッジ共有の仕組みを整備することで、異動で担当者が入れ替わっても組織としての経験知が失われずに済み、恒常的にサービス水準を維持 ・ 向上できます。

人事異動が自治体DXの推進に対して引き起こす主な課題

自治体 DX 推進担当者の8割近くが 「DX 推進計画を策定済みまたは策定中」 と答える一方で、継続して同じ部署に在籍している職員の約半数が、昨年度と比べて 「DX 関連の取り組みに変化が見られない」 と実感しています。

DX 推進を怠れば以下のような課題が引き起こされるでしょう。

1. ナレッジロス（知識の継承不足）

   頻繁な異動により業務知見が蓄積されにくい点は、多くの自治体で指摘されています。 「自治体の場合、頻繁な人事異動により業務に関する知見が蓄積されず、課題意識を持たないまま従来のやり方を継続してしまう場合が多い」 という指摘もあります。

   DX 推進においても、担当者が交代する際に十分な引き継ぎと情報共有が行われなければ、それまで培われたノウハウや失敗からの教訓が組織内に残りません。その結果、新任担当者は一から学び直すことになり、プロジェクトの再現性や継続性が損なわれる恐れがあります。特に DX のように専門知識が要求される分野では、このナレッジロスが推進速度を大きく低下させる要因となります。

2. デジタル基盤の未整備

   デジタルインフラやツールの未整備も、人事異動時の混乱を助長する要因です。依然として紙ベースの申請 ・ 決裁や属人的な業務管理が残っている自治体や部署も少なくなく、新任者が過去の経緯や業務手順を把握するのに時間がかかります。例えば、重要な行政文書が個人の PC や紙ファイルで管理されている場合、異動に伴う共有漏れで必要な情報にたどり着けないケースがあります。

   また、システム面でも、部署ごとに異なるツールを使っていたり、アカウント管理が煩雑だったりすると、異動者の速やかな戦力化を妨げます。 DX 推進には本来、組織全体で使える統一的なプラットフォームやデータ共有基盤が不可欠ですが、それが整っていない自治体では異動のたびに環境へ適応するコストが生じているのが実情です。

3. 職員のデジタルスキル格差

   人材のスキルギャップも顕在化しています。 DX を推進するには ICT に関する知識や新しいツールへの対応力が求められますが、自治体職員のデジタルスキルには個人差が大きく、異動で担当が替わるとスキルセットがリセットされてしまう場合があります。とりわけ、専門研修を受けた職員が異動で別分野に移ってしまうと、せっかく育成した DX 人材が活かせなくなるとの指摘もあります。

   一方、新たに着任した職員が十分な経験を持たない場合、プロジェクトを軌道に乗せるまで時間を要します。人材育成には時間がかかるため、頻繁な人事異動は望ましくないとの声も現場から聞かれます。このように、部署異動によるスキルの断絶が起きやすいことも DX 推進上の課題です。

異動は DX 推進のチャンス

人事異動で新しい部署に配属された職員は 「新しい取り組み」 に意欲的です。実際、 「新しい取り組み」 や 「業務改善」 に関しては新任者の70.6%が意欲的であると答えており、継続者よりも10.4ポイント高くなっています。

新任者 ・ 継続者ともに、理想の業務体制は 「担当者が変わってもスムーズに引き継げる仕組み」 や 「業務フローや手順の整理・共有」 が上位に挙げられました。

そして、理想に近づくために取り組んでいきたいことは 「業務フローの可視化とマニュアルの整備」 が最多となっています。

新しい挑戦に意欲的であり、引き継ぎの課題をリアルに感じる異動のタイミングは、自治体における DX 推進を加速させるチャンスだと言えるでしょう。業務マニュアルやノウハウのデジタル化と共有による 「担当者が変わってもスムーズに引き継げる仕組み」 は、まさに DX 推進で実現できる改革です。

DX 推進で人事異動の課題も解決した事例

DX 推進を支援するための具体的なソリューションとして、多くの組織で活用されているのが当社が提供する rakumo シリーズです。

業務効率化を目指した結果、人事異動時の引き継ぎ問題や業務の属人化といった課題に対しても効果を実感している自治体と企業の事例をご紹介します。

人事異動時のアカウント管理に要する手間も削減
【栃木県足利市】

オンプレミス環境の老朽化や保守運用コストの増大に加え、災害時における業務継続（BCP）への不安といった課題が顕在化していた栃木県足利市。これらは多くの自治体で共通する課題であり、足利市はクラウド技術の導入によって解決策を模索しました。

課題・背景

足利市では従来、庁内の情報系システムをオンプレミスで運用していましたが、サーバー老朽化に伴う保守運用コストの増大や、自然災害で庁舎が被災した場合の業務継続（BCP）に課題を抱えていました。そこで、庁内システム刷新のタイミングでクラウド型グループウェアの導入を検討し、コスト面と使いやすさから Google Workspace の採用を決定しました。ただし、従来使用していたワークフローや掲示板の機能が Google Workspace には標準搭載されておらず、新たな課題も生じました。

取り組み

そこで、不足する機能を補うため Google Workspace に連携可能な rakumo ワークフローや rakumo ボード等のサービスを追加導入。また、庁内ネットワークは LGWAN 端末からインターネット接続系へのローカルブレイクアウト構成を採用し、円滑な移行を実現しました。さらに、導入と並行して職員向けの研修やマニュアル整備を実施し、新システムの定着を図りました。

結果 ・ 効果

導入後、各種申請 ・ 承認処理が迅速化され、職員のスケジュール共有や設備予約などの予定管理も容易になりました。また、サムネイル表示やグループ分けが可能な庁内掲示板の活用により情報共有の自由度が向上し、人事異動時のアカウント管理に要する手間も削減されました。さらに、事前に実施した職員研修やマニュアル整備の効果で、新システムは現場に円滑に定着しました。

詳しくはこちらからご覧ください
https://rakumo.com/casestudy/city-ashikaga-tochigi/

人事異動時のシステム停止時間を3日から1日に短縮
【株式会社ビームス】

株式会社ビームスでは、新規申請書類の作成や修正に数日から数週間を要し、担当者異動時にはシステム停止が３日間発生するなど、属人化と効率低下が深刻でした。このため、 Google Workspace と連携可能な rakumo ワークフローに切り替え、運用負荷の軽減を図りました。

課題・背景

旧システムは10年以上稼働しており、サービス終了に伴い移行が必要でした。申請書作成時の細かな修正も難しく、運用が特定の担当者に依存していたため、人事異動時にメンテナンスが３日間拘束されるなど、属人化による業務停滞が多発していました。

取り組み

Google Workspace とセキュアに連携できる rakumo ワークフローを導入し、フォーム作成 ・ 修正の管理工数を削減しました。モバイル対応の標準機能により外出先でも承認が可能となり、承認フローの属人化を解消するため各部門へ権限移譲を進めました。

結果 ・ 効果

新規申請書の作成工数は約1/5に短縮され、人事異動時のメンテナンス時間は３日から１日に大幅削減されました。外出先での承認が可能になったことで意思決定が迅速化し、全社的に100件以上の申請書を電子化。各部門が自律的にフォームを管理することで、 IT 部門の負担軽減とペーパーレス化も実現しました。

詳しくはこちらからご覧ください
https://rakumo.com/casestudy/beams/

人事異動を 「危機」 から 「好機」 へ – DX で未来の職場をデザインする

人事異動は DX 推進の 「敵」 ではなく 「味方」 である

自治体における頻繁な人事異動は、 DX 推進を遅らせる要因として捉えられがちです。しかし、視点を転換すれば、それはむしろ組織変革を加速させる絶好の機会となり得ます。特に、新しい環境で高い改善意欲を持つ新任職員の存在は、DX 推進にとって強力な 「追い風」 となるでしょう 。

今後は、人事異動を単なる業務継続上の課題や DX 推進の阻害要因と見なすのではなく、組織に新しい視点とエネルギーを注入し、変革への機運を高めるための 「触媒」 として積極的に活用していくという発想の転換が求められます 。

DX がもたらす持続可能な組織と、職員の働きがい向上

DX 推進は、単に人事異動に伴う引き継ぎの非効率を解消するだけに留まりません。業務マニュアルのデジタル化、業務プロセスの標準化、クラウドシステムによる業務履歴の可視化、RPA や AI による定型業務の自動化、そしてナレッジマネジメント体制の構築といった取り組みは、組織全体の知識共有を促進し、業務の属人化を排除し、結果として組織全体の生産性と危機管理能力を向上させます。

これらの変革は、住民サービスの質の向上に直結するだけでなく、職員自身の働きがいにも大きく貢献します。非効率なプロセスから解放され、より創造的で価値の高い業務に集中できる環境は、職員のエンゲージメントを高め、組織全体の活力を生み出すでしょう。

変革の第一歩を踏み出し、共に新しい職場を創造しよう

人事異動の際に生じる非効率や混乱を 「仕方がないこと」 として諦める必要はありません。DX を活用することで、これらの課題を改善できる可能性があります。

本稿でご紹介した知見やデータを参考に、まずは職場での小さな対話から始めてみてはいかがでしょうか。現状の課題を共有し、改善のためのアイデアを出し合い、情報システム部門や DX 推進部門と連携しながら、できることから取り組んでいく。そうした一人ひとりの行動が積み重なることで、組織全体の改善につながっていくでしょう。人事異動を 「危機」 ではなく 「機会」 として捉え、 DX を活用して、より効率的で創造的な職場環境を共にデザインしていきましょう。

2,400社以上の企業 ・ 自治体が導入！
Google Workspace と一緒に使う rakumo

rakumo は、グループウェアである Google Workspace とシームレスに連携する 『クラウド拡張ツール』 です。 Google Workspace がカバーしきれない組織階層型カレンダーやアクセス権限設定が可能な社内掲示板、稟議 ・ 経費精算 ・ 勤怠管理などの業務領域を rakumo がサポートし、さらに使いやすく進化させます。

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