御社のご紹介をお願いします。

どのような経緯でrakumoカレンダーをご導入いただいたのですか？

永池:
損保ジャパン日本興亜は、社員数で約26,000人を超える規模の会社で、スケジュール管理にG Suiteを正規のツールとして採用してきましたが、rakumoカレンダーは会議室予約機能を強化する目的で導入致しました。

弊社には日本中に拠点があり、それぞれのビルに共用で使える会議室が備わっています。特に、ここ本社やそれぞれの地区の中心となっている大きなビルは会議室の数も多く、各拠点の総務担当がその管理にあたっていましたが、会議室予約や運用管理には多くの負担と手間が掛かっていたのが当時の実情でした。
また、それぞれの拠点で管理方法も違っており、Excelシートへの手入力といったアナログ的なやり方で管理しているところもあったので、二重登録や修正もれ等、様々な問題が起こっていることも課題となっていました。

2016年に、社内提案制度の中から会議室予約方法の改善が検討案件として浮上しました。様々な方法を模索していく中、現実感のある方法として、導入済みのG Suite のGoogleカレンダーにも施設予約機能が備わっているため、それを活用するのが合理的だという話に落ち着いてきたのです。

あらためて費用を掛けず、すでに利用されているもので課題解決を図ることにされたのですね。

永池:
そうです。当然、スケジューラーとして採用されていたのですから、一番効率よく導入できますよね。ところがテスト導入時に、部署やプロジェクト単位といった形で複数人のスケジュールを同時に表示するようなユーザーの場合、当時のG Suite（Google Appsの時代）では、人と会議室が1日の中に同時表示され、圧迫感のある画面になってしまうという課題が出てきたのです。

これを改善する方法はないかとSIerの方々に相談していたところ、rakumoの名前が出てきました。rakumoカレンダーならばG Suite をベースにそのまま拡張でき、一覧性の高いUIを提供してくれる。これならばうまくいくだろうということで導入を決めました。

rakumoカレンダーはどのタイミングで導入したのですか？また導入はスムーズでしたか？

永池:
正式にスタートしたのは2017年6月からです。この年の春頃から社内説明などは開始していましたが、rakumoカレンダーに関しては全員が使っているわけではありません。先ほども触れましたが、特に複数のスケジュール管理をするような部署やチームがメインユーザーです。要するに、会議室予約の標準ツールはGoogleカレンダーで、ヘビーユーザーがrakumoカレンダーを使用するという形になります。

導入後、会議室予約の効率化は果たせましたか？

永池:
よく使う会議室を一覧で見ることができるようになったため、例えばお客さまと電話をしながら会議室の予約状況を確認できるということが可能になりました。「何日の何時から」ということが決まれば、その場でお返事ができるのは非常に大きなメリットです。
また、rakumoカレンダーのカスタムグループの機能を使って、全国で2,000近くある会議室の中から、ユーザーが特に見たい会議室だけを一覧表示できるので、頻繁に予約を取る必要がある部署にとってはとても便利です。

川島:
実は本社ビルで一番のrakumoユーザーは受付スタッフなのです。このビルの1、2階には10個以上の応接室があるのですが、グループとして一覧表示させていますので、受付にいらっしゃる方をどの部屋へお通しすれば良いか、すぐに確認することができます。

便利にお使いいただけているようで嬉しいです。今後の会議室管理の方針や、rakumoカレンダーについてご要望などはありますか？

永池:
実は弊社では、会議室のあり方を変えていこうという動きがあります。会議室というとどうしても仕切られた空間を連想しますが、フリーで使えるオープンスペースでも問題なくディスカッションできる会議はたくさんあります。また、そもそもあまり使用されていない会議室や、共用にしているにも関わらず他部署からは予約しづらい雰囲気になっている会議室などもあります。予約不要のフリースペースなどを増やしつつ、会議室も予約しやすいような配置や名称とするなど、今後も円滑な会議室運用のための施策は続けていく必要がありますね。

川島:
そのためのデータとして、rakumoカレンダーの会議室予約状況をモニタリングしています。ただ、会議室グループの状況を一括ダウンロードする方法がなく、現在は印刷機能を使って紙にプリントして、数値を見ながらExcelに手動入力しています。時間と手間がかかる作業ですが、会議室のあり方を見直す上で重要な情報になるため、対応せざるを得ません。今後、もしも可能でしたら、CSV形式などでダウンロードする機能を付けていただけると大変助かります。

貴重なご意見ありがとうございます。早速、持ち帰らせていただき、検討させていただきたいと思います。

永池:
rakumoカレンダーの導入によって、会議室の効率的な運用について、いろいろと考えるきっかけになりました。先ほども触れましたが、これを機会に会議室のあり方そのものを見つめ直し、適切なルールや運用方法を確立していきたいですね。そのためにはユーザーの意識も変えていかなければなりませんが、使いやすさを提供することで変化は必ず起こると思っています。時間は必要になるかも知れませんが、rakumoカレンダーのように分かりやすいツールを提供することで加速させることはできるはずです。今後もrakumoのサービスを活用していきたいと考えています。

ありがとうございました。