クレア法律事務所

業種:法律事務所
規模:1~100人
導入内容: rakumoカレンダー / rakumoワークフロー

日常的な法律相談から、企業の取締役会や株主総会に必要な手続き、社内規程整備のサポートなど、さまざまなリーガルサービスを提供する弁護士法人クレア法律事務所様。機密情報が含まれるデータのみ社内サーバに残し、メールとスケジューラーは Google Apps と rakumo でクラウド化を進めました。クラウド製品導入の背景や現在の利用状況を伺いました。

「外出先から会議室の空き状況を確認するために電話することもなくなりました。」

弁護士法人 クレア法律事務所 インタビュー
(右から)クレア法律事務所 代表社員弁護士 古田様、村上様

Google Apps と、 rakumo カレンダーおよびワークフローを2012年4月よりご利用いただいていますが、導入に至った背景を教えていただけますか?

古田代表:
Google Apps 導入前はシステム管理会社にサーバの管理などを任せていましたが、われわれのような20人弱の組織でも保守や管理には年間結構な金額がかかってしまいます。そこで、システムの一部だけでもクラウド化できないかと考えました。過去にクラウド系企業の監査役を務めていたこともあって、さまざまな場所で業務ができるクラウド化には以前から興味を持っていましたしね。
ただし、法律事務所では多くの機密情報を扱うため、どのデータをクラウドに移行するかについてはよく検討する必要がありました。できるだけ自社サーバは持ちたくないと思っているのですが、やはり取り扱う事件そのもののデータは自社サーバに置き、メールやスケジューラー、決裁などの情報はクラウドに移行することになりました。

クレア法律事務所 古田代表

Google Apps 、そして rakumo をお選びいただいたポイントはどこにあったのでしょう?

古田代表:
まず Gmail を使いたいということは決まっていました。あとはスケジュール管理と施設管理ができて、ワークフロー機能がついているものを探しました。 rakumo を選んだ理由は、使い方を見て使いやすそうだったことと、価格ですね。無駄な機能がついていないのも好印象でした。また、モバイル対応している点も決め手になりました。

導入はスムーズでしたか?

村上様:
メールに関しては、最初の設定で少し手こずる人はいましたが、それほど時間はかかりませんでした。以前使っていた Outlook から Gmail にメールを移行したい人は個人で移行し、移行しない人は古いメールを参照したい時だけ Outlook を見るなどして対応しています。
スケジューラーに関しては、必要最低限の使い方しか知らせていませんが、直感的に使えるので皆スムーズに使っています。ただ、ワークフローではスプレッドシートを添付する方法がわからない人もいました。 ITリテラシーは人それぞれですからね。

クレア法律事務所 村上様

導入後、業務に変化はありましたか?

古田代表:
以前から利用していた弁護士業務専用の管理ソフトにはワークフロー機能がなく、紙ベースで進めていたので、それがオンライン化されて便利になりました。パソコンにデータがたまらない点も気に入っています。メールのデータがたまってくると、パソコンが重くなることもありましたから。迷惑メールが自動でフィルターされるのもいいですね。また、外出先からモバイルでも利用できるので、特に私はこの機能をよく利用しています。

村上様:
以前利用していたスケジューラーは社外からはアクセスできなかったので、外出先から会議室の予約をするためだけに事務所に電話して空き時間を確認することもありました。今では会議室はもちろん、周りの人のスケジュールも見えやすくなり、時間の無断なく情報共有できるようになりました。複数の人数で予定を調整する時に空き時間検索ができるのも便利だと感じています。

rakumo のサービスに対するご要望があればお聞かせください。

村上様:
ワークフローにおいて、代理承認者が承認した時にも本来の承認者が承認したようになってしまうことで困っています。誰が承認したのかわからないのはもちろん、代理承認者はその後のワークフローが確認できないので……。
また、施設予約を備品管理のためにも利用しているのですが、気づかないうちに使いたいと思っていた備品が持ち出されることもあるので、予約が入った時に新着を知らせる通知があればいいなと思います。

古田代表:
ワークフローでは、GoogleDriveのスプレッドシートを直接申請書に表示することができたら良いですね。そのスプレッドシートの中に承認するために必ず記載してほしいセル項目があるのですが、必要な入力が抜けていると差し戻す時間がかかります。ですので、必須項目をセル別に設定できるようにして、それが全部埋まらない限りは提出できないようになるといいですね。

今後 Google Apps や rakumo をどのように活用したいと考えていますか?

村上様:
今使っている機能以上のことは把握できていませんが、製品は常にアップデートされているようなので、また新しい機能に気づけば使っていきたいと思います。ワークフローで回覧を回すのもいいかもしれませんね。

本日はお忙しい中、ありがとうございました。

(右から)クレア法律事務所 古田代表、村上様、 rakumo 森田

会社名:弁護士法人クレア法律事務所

設立:1993年(平成5年)4月

URL:http://www.clairlaw.jp/

事業内容:会社法および金融商品取引法、知的財産権関連法、交渉・訴訟(企業法務・一般民事)に関するリーガルサービスの提供

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