使いやすさで生産性を向上させるクラウド拡張製品 rakumo(ラクモ)

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「ほぼ1日かかっていたExcelでのスケジュール調整が、rakumoを導入したことによって一瞬で終わるようになりました。」

 アラガン・ジャパンは、アイケア、神経科、皮膚科、美容医療、形成外科、乳腺外科、泌尿器科、消化器科、婦人科など多岐に渡る領域で有力製品を抱えるグローバルヘルスケア・カンパニーの日本法人です。

 アラガンは、設立から60年余にわたり、革新的で有意義な治療を提供し、世界100か国以上において、患者さんと医療従事者の皆さんに最先端の医療をお届けしています。日本では現在、乳がんの患者さんのための乳房再建、美容医療に特化して、厚生労働省から製造販売承認を取得した製品を提供しています。

■導入内容:rakumoソーシャルスケジューラー

会社名:アラガン・ジャパン株式会社

代表者:代表取締役社長 マーク・ヴァンデルハイデン

設立:2010年1月

URL:https://www.allergan.jp/ja-jp/home

事業内容:医薬品、医療機器及び化粧品の輸出入・販売

アラガン・ジャパン株式会社インタビュー

Q1. rakumoソーシャルスケジューラーをご導入いただいた背景をお聞かせください。


フェイシャル・エステティック事業本部
マーケティングスペシャリスト 細田 紘史 様

 弊社は美容治療に関する製品・サービスを提供しているのですが、実際の美容治療を行って頂く為に、弊社トレーナードクターによるトレーニングシステムがあります。そこで、営業は全国のトレーニングを希望するドクターのもとにお伺いし、トレーニングを提供しています。今まではExcelをベースに営業が本社の調整役を通してトレーナードクター、そして訪問先のドクターの予定を調整し、予約管理をしていましたが、時間と労力が非常にかかるので改善したかったという背景があります。さらに営業がリアルタイムにトレーナードクターのスケジュール確認ができないことが課題でした。

 そのコンセプトに見合うシステムを探しており、Salesforceのコミュニティに投稿を投げたところ、rakumoを勧められ、rakumoソーシャルスケジューラーを導入することとなりました。

 rakumoに決めたもう1つの理由は、Salesforceとの親和性です。Salesforceは2013年3月から導入していますが、顧客情報を含む主な業務をすべてSalesforceで管理しているので、Salesforceと一番親和性の高いシステムを取り入れたいという思いがありました。他社のシステムも検討しましたが、rakumoソーシャルスケジューラーが一番Salesforceとの親和性が高かったです。

Q2.rakumoを導入するにあたって苦労したポイントや課題があればお教えください。

フェイシャル・エステティック事業本部
データアナリスト 緑川 留美 様

 弊社では、Salesforce上でトレーナードクターと社員でレコードタイプを変え、見える項目を制御しております。そのためrakumoソーシャルスケジューラーの予定登録画面のレイアウトが異なるため、最初は調整に苦労しました。トレーナードクターと社員で利用している端末も異なり、メンバー全員の意見を取り入れていくのが非常に大変でした。基本的にスマートフォンでSalesforceを操作しているメンバーも多く、rakumoはSalesforce1アプリで閲覧していますが、やはりPCに比べると情報量が少ないため活用方法を工夫する必要があります。

 また、弊社の使い方が特殊でユーザーによって端末が異なるため、端末ごとにマニュアルを作成したり、トレーナードクターが操作しやすいようにクリック数を減らすなど、現在も改善に取り組んでいます。

Q3.rakumo導入後の変化や効果はございましたか?


アシスタント 吉川 めぐみ 様

 今までのスケジュール調整だと、Excelファイルをもらいトレーナードクターにスケジュールを伺って…と、それだけで1日終わってしまうような工数がかかっていたのですが、rakumoソーシャルスケジューラーを導入したことによって、格段にスケジュール調整の時間が減りました。そこが一番大きいです。

 さらに、トレーニング後の報告書も今まではExcelで管理していたのですが、全部rakumoソーシャルスケジューラーに集約しました。トレーナードクターは、PCを持ち歩かないため、スマートフォン1台で完結するようになったことで入力負荷の軽減に繋がっています。電車など移動中に簡単に入力できるようになったことが、1番喜んでいただいています。

 マーケティング部門としては、売上金額やお客様からのフィードバックなどをSalesforce上にデータを一元化したことにより、効率的にデータ分析ができるようになりました。新たな切り口で今後の施策を検討できるようになりましたね。

Q4.最後になりますが、今後取り組まれたいことを教えていただけますでしょうか。

 今後はファイル共有や契約書の管理などをSalesforceと連携させたいですね。

 ファイル共有は、まだExcelで管理しているものがあるのですが、ファイルサーバーでの管理だと社外からアクセスできなかったり、どれが最新かわからなくなるなどの問題が発生するため、Salesforceと連携させ自動化させることに取り組んでいます。

 契約書に関しては、紙でのやり取りが多いという課題もあって、サインや共有などのフローもSalesforceで可能にしたいですね。

 あとは、ドクターの資格取得を別システムで行っているのですが、そちらとデータを連携させたい、クライアントごとに問い合わせの履歴を見返せるようにしたいなど、やりたいことは山積みです。今後も継続して、クラウドによる業務改善を行っていきたいです。

クラウドによる業務改善に関して、非常に熱心で、そして前向きに進んでいることがよくわかります!貴重なお話とご意見、ありがとうございました。


(取材期間:2017年9月)

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